Organiser une célébration thématique autour de la solidarité

Pour organiser cette célébration, commencez par fixer le thème, le déroulé et le rôle de chaque intervenant. Réservez ensuite le lieu, confirmez l’animation musicale et envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires. La réussite repose surtout sur une préparation en deux temps : contenu et participants d’abord, installation et accueil ensuite. Prévoyez une répétition technique avant l’arrivée du public et attribuez chaque mission à un bénévole identifié.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le thème et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer l’officiant ou l’intervenant
4
Organiser l’animation musicale
5
Concevoir les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Rassembler la liturgie et les textes
2 personnes
10
Imprimer le programme
2 personnes
11
Sélectionner la musique et les chants
2 personnes
12
Répartir les bénévoles à l'accueil
13
Répartir les bénévoles pour le catering
14
Vérifier la technique et les branchements
2 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Confirmer les quantités de traiteur
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Récupérer les produits frais
2 personnes
20
Vérifier l’espace et les toilettes
2 personnes
21
Installer les chaises
4 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Aménager la table d'accueil
2 personnes
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Installer le son et les microphones
2 personnes
26
Installer les instruments de musique
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
3 personnes
28
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer le programme et les recueils de chants
2 personnes
31
Effectuer le test technique final
2 personnes

Événement

32
Accueillir les invités
4 personnes
33
Distribuer le programme
2 personnes
34
Animer la cérémonie thématique
4 personnes
35
Assurer les interventions musicales
3 personnes
36
Servir le café et le thé
3 personnes
37
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
40
Encadrer le programme du soir
3 personnes
41
Servir le dessert et le café
3 personnes
42
Accompagner l’au revoir et la sortie
3 personnes

Suivi

43
Collecter la nourriture et les déchets
3 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Remettre le mobilier en place
4 personnes
46
Retirer la décoration
3 personnes
47
Éteindre et ranger le matériel
2 personnes
48
Nettoyer l’espace
4 personnes
49
Nettoyer les toilettes
2 personnes
50
Évacuer les déchets
2 personnes
51
Rendre les articles empruntés
2 personnes
52
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Nappesqté 8
Portant de vestiaire

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 60
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pieds de microqté 4

Décoration

Tissus à thèmeqté 4
Bougiesqté 30
Bougeoirsqté 15
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Numéros de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez au moins 4 semaines avant la date : validez le programme, le lieu, l’officiant ou l’intervenant, puis envoyez les invitations. Gardez une date limite d’inscription située 7 à 10 jours avant la célébration.
Ne laissez pas les besoins alimentaires pour le dernier moment. Demandez-les lors de l’inscription et confirmez les quantités au traiteur 3 à 5 jours avant, après avoir vérifié les réponses reçues.
Préparez les textes, la liturgie, les chants et le programme imprimé au moins 3 jours avant. Imprimez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les arrivées imprévues.
Faites un test complet du son le jour précédent : enceintes, microphones, pieds, rallonges et multiprises. Vérifiez chaque branchement dans la salle, car un simple câble manquant peut retarder le début de 15 à 20 minutes.
Le jour J, installez l’accueil, les badges, les chaises et les tables au moins 90 minutes avant l’arrivée. Prévoyez une personne à l’accueil et une équipe distincte pour le catering afin que les inscriptions ne restent pas sans surveillance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une célébration solidaire ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour coordonner le lieu, le programme, les intervenants, les invitations et le repas. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions finales, les impressions et les vérifications.
Quand envoyer les invitations pour une célébration thématique ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Fixez une clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant afin de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer le traiteur.
Quand tester les microphones et les enceintes ?: Faites un premier contrôle 2 à 3 jours avant, puis un test dans la salle le jour précédent. Le jour J, refaites une vérification rapide 90 minutes avant l’accueil du public.
Combien de bénévoles faut-il prévoir à l’accueil et au catering ?: Pour un groupe d’environ 50 personnes, prévoyez au minimum 2 bénévoles à l’accueil et 2 pour le catering. Ajoutez une personne de renfort si les inscriptions, les badges ou le service se font en même temps.

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