Zo organiseer je een theeproeverij

Begin vier tot zes weken vooraf met de ruimte, datum en uitnodigingen. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en bevestig wie deelneemt, zodat je proeverij en boodschappen daarop aansluiten. Stel daarna de theeselectie en proefvolgorde vast en maak per thee korte informatie en een proefkaart. Op de dag zelf draait alles om een logische opstelling: proefstations, water, melk, servies en heet water moeten klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Datum en tijden bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Theeselectie samenstellen
2 personen
8
Proefvolgorde bepalen
2 personen
9
Thee-informatie voorbereiden
10
Proefkaarten maken
2 personen
11
Naamkaartjes maken
12
Leveringen controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Thee en servies controleren
2 personen
15
Dieetproducten apart zetten
16
Tafelschikking uitzetten
2 personen
17
Thee droog bewaren

Event

18
Ruimte openen
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
2 personen
21
Tafels dekken
3 personen
22
Proefstations inrichten
3 personen
23
Water en melk klaarzetten
2 personen
24
Waterkokers vullen
2 personen
25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Aanwezigheid registreren
27
Proefkaarten uitdelen
28
Theeproeverij toelichten
29
Eerste proefronde serveren
3 personen
30
Tweede proefronde serveren
3 personen
31
Derde proefronde serveren
3 personen
32
Vierde proefronde serveren
3 personen
33
Vijfde proefronde serveren
3 personen
34
Zesde proefronde serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Eten en thee opruimen
2 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
2 personen
43
Voorraad inpakken
2 personen
44
Materialen terugbrengen
2 personen
45
Lege verpakkingen afvoeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Tafelkledenaantal 6
Serveerbuffet

Servies

Theekopjesaantal 36
Schoteltjesaantal 36
Theeglazenaantal 36
Waterglazenaantal 36
Theelepelsaantal 40
Gebaksbordenaantal 36
Serveerbladenaantal 6
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Heetwaterketel
Thermoskannenaantal 4
Keukentimersaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3

Keuken

Maatbekersaantal 3
Theefiltersaantal 6
Theescheppenaantal 4
Afvalkommenaantal 4

Decoratie

Theelabelsaantal 24
Menukaartenaantal 6
Naamkaartjesaantal 36
Pennenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de proefvolgorde uiterlijk één week vooraf. Begin met lichte thee en werk toe naar krachtigere smaken, zodat een zware thee de volgende proefronde niet overheerst.
Maak voor elke thee een proefkaart met minimaal de naam, zettemperatuur, trektijd en ruimte voor proefnotities. Leg de kaarten bij de juiste theeglazen voordat je water kookt.
Controleer servies en apparatuur twee dagen vooraf: tel kopjes, schoteltjes, glazen, lepels en waterkokers en test of verlengsnoeren nodig zijn. Een tekort aan theelepels of heet water legt de proeverij direct stil.
Zet dieetproducten apart en herkenbaar klaar, niet pas op het serveerbuffet. Verwerk de verzamelde dieetwensen uiterlijk drie dagen voor het evenement in je boodschappenlijst.
Open de ruimte minimaal 90 minuten voor ontvangst. Zet eerst tafels en stoelen uit, dek daarna, richt de proefstations in en vul de waterkokers pas wanneer de indeling en stroomvoorziening gecontroleerd zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een theeproeverij?: Reserveer de ruimte en bevestig datum en tijden vier tot zes weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer vier weken van tevoren en sluit de aanmeldingen uiterlijk één week voor de proeverij.
Hoeveel thee heb je nodig voor een theeproeverij?: Reken per deelnemer en per proefronde op één kleine portie, meestal ongeveer 2 tot 3 gram losse thee. Voor 6 theesoorten en 12 deelnemers heb je dus circa 144 tot 216 gram thee nodig, plus 10 procent reserve.
Hoeveel tijd heb je nodig om een theeproeverij klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw. Reken ongeveer 30 minuten voor tafels, stoelen en tafelkleden, 30 minuten voor proefstations en servies en 30 minuten voor water, labels en de laatste controle.
Welke informatie zet je op een proefkaart voor thee?: Zet minimaal de naam van de thee, herkomst, zettemperatuur en trektijd op de kaart. Voeg per ronde twee tot drie regels toe voor geur, smaak en afdronk, zodat gasten hun indrukken direct kunnen noteren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.