Zo organiseer je een theatervoorstelling

Begin met de voorstelling, datum en locatie; pas daarna kun je kaartverkoop, techniek en publieksbegeleiding goed plannen. Werk vervolgens naar de speeldag toe: leg informatie vast, verwerk aanmeldingen en controleer decor, rekwisieten en kostuums. Test licht en geluid niet pas vlak voor aanvang, maar plan een volledige technische controle. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde, een gecontroleerde publiekslijst en een zaal die op tijd open kan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorstelling en datum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Voorstellingsinformatie opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Kaartverkoop openen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Publiekslijst controleren
10
Programma afdrukken
2 personen
11
Naamkaartjes voorbereiden
12
Decorstukken controleren
3 personen
13
Rekwisieten controleren
3 personen
14
Kostuums controleren
2 personen
15
Techniek testen
3 personen
16
Lichtplan afstemmen
2 personen
17
Zitplaatsen indelen
2 personen
18
Catering bestellen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Decor vervoeren
3 personen
21
Rekwisieten vervoeren
2 personen
22
Kostuums klaarleggen
2 personen

Event

23
Publieksbalie voorbereiden
2 personen
24
Zaal openen voor opbouw
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen opstellen
4 personen
27
Decor opbouwen
5 personen
28
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
29
Kostuumruimte inrichten
2 personen
30
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
31
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Lichtstanden testen
2 personen
34
Volledige technische repetitie
6 personen
35
Pauzedrankjes klaarzetten
3 personen
36
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
37
Crewmaaltijd klaarzetten
2 personen
38
Briefing publieksbegeleiders
3 personen
39
Deuren openen
3 personen
40
Bezoekers ontvangen
4 personen
41
Programma's uitdelen
2 personen
42
Dranken serveren
3 personen
43
Voorstelling begeleiden
4 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Pauze verzorgen
4 personen
46
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

47
Decor afbreken
5 personen
48
Rekwisieten inpakken
2 personen
49
Kostuums verzamelen
2 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Zaal schoonmaken
4 personen
52
Sanitair schoonmaken
2 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Materialen terugbrengen
3 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
58
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Barkrukkenaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Koffielepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audioverlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Kassabox
Pinapparaat

Verlichting

Theaterspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Gordijnenaantal 4
Decorpanelenaantal 6
Tafellopersaantal 8
Programmabakhoudersaantal 4
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Theedoekenaantal 12
Keukenhanddoekenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de voorstelling en datum eerst vast en reserveer daarna de locatie. Controleer direct welke vergunningen nodig zijn; dit komt vaak te laat aan bod wanneer er ook catering of publieksontvangst wordt gepland.
Open de kaartverkoop pas nadat tijd, locatie en voorstellingsinformatie definitief zijn. Houd aanmeldingen bij en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling, zodat catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Plan een technische test met draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel en theaterspots. Controleer ook stekkerdozen, verlengsnoeren en kabelgoten; ontbrekende aansluitingen zorgen vaker voor vertraging dan de apparatuur zelf.
Maak decor, rekwisieten en kostuums per scène of opkomst controleerbaar. Leg kostuums klaar en vervoer decorstukken en rekwisieten afzonderlijk, zodat je bij aankomst niet eerst alles hoeft uit te zoeken.
Werk op de speeldag van zaal openen naar opbouw: eerst tafels en zitplaatsen, daarna techniek en decor, vervolgens publieksbalie, programma’s en naamkaartjes. Doe vóór binnenkomst nog één controle van de publiekslijst en de looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een theatervoorstelling organiseren?: Leg voorstelling, datum en locatie bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Plan kaartverkoop, vergunningen, techniek en catering daarna met duidelijke deadlines.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een theatervoorstelling starten?: Open de kaartverkoop zodra datum, locatie, aanvangstijd en voorstellingsinformatie definitief zijn. Reken op minimaal 4 tot 6 weken verkoopperiode als je aanmeldingen en publieksgegevens nog moet verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een theatervoorstelling?: Plan minimaal 3 uur voor zaal, decor, techniek en publieksbalie; bij ingewikkelde licht- of geluidsopstellingen liever 4 tot 6 uur. Houd daarna tijd vrij voor een volledige technische test en een korte repetitie.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor de catering?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 werkdagen voor de voorstelling. Bestel daarna de catering op basis van het definitieve aantal gasten en de doorgegeven wensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.