Eine Theateraufführung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Theateraufführung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Stück, Termin und Spielort fest, bevor du Genehmigungen, Technik und Ticketverkauf koordinierst. Danach folgen Publikum, Sitzplan, Requisiten, Kostüme und Catering. Plane für Technik- und Lichttests einen festen Termin vor der Aufführung ein und öffne den Saal am Veranstaltungstag früh genug für Aufbau und Kontrolle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Show und Datum festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Vorstellungsinformationen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Publikumsliste prüfen
10
Programm drucken
2 Personen
11
Namensschilder vorbereiten
12
Dekorationsteile prüfen
3 Personen
13
Requisiten kontrollieren
3 Personen
14
Kostüme prüfen
2 Personen
15
Technik testen
3 Personen
16
Lichtplan abstimmen
2 Personen
17
Sitzplätze einteilen
2 Personen
18
Catering bestellen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Dekoration transportieren
3 Personen
21
Requisiten transportieren
2 Personen
22
Kostüme bereitlegen
2 Personen

Event

23
Publikumsbalie vorbereiten
2 Personen
24
Saal für den Aufbau öffnen
25
Tische aufstellen
3 Personen
26
Stühle aufstellen
4 Personen
27
Dekor aufbauen
5 Personen
28
Requisiten bereitstellen
2 Personen
29
Kostümraum einrichten
2 Personen
30
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
31
Tonanlage aufstellen
3 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Lichtmodi testen
2 Personen
34
Generalprobe
6 Personen
35
Pausengetränke bereitstellen
3 Personen
36
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
37
Crew-Mahlzeit bereitstellen
2 Personen
38
Briefing für Publikumsbetreuer
3 Personen
39
Türen öffnen
3 Personen
40
Besucher empfangen
4 Personen
41
Programme ausgeben
2 Personen
42
Getränke servieren
3 Personen
43
Aufführung begleiten
4 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Pause organisieren
4 Personen
46
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

47
Deko abbauen
5 Personen
48
Requisiten einpacken
2 Personen
49
Kostüme einsammeln
2 Personen
50
Geschirr abwaschen
3 Personen
51
Saal reinigen
4 Personen
52
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
53
Abfall sammeln
2 Personen
54
Geräte ausschalten
2 Personen
55
Materialien zurückbringen
3 Personen
56
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
57
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
58
Verlorene Gegenstände erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120
BarhockerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 130
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 130
GabelnAnz. 130
KaffeelöffelAnz. 50
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Audio-VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Kassabox
Kartenterminal

Beleuchtung

TheaterscheinwerferAnz. 6
LichtstativeAnz. 3
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
VorhängeAnz. 4
DekorplattenAnz. 6
TischläuferAnz. 8
ProgrammhalterAnz. 4
HinweispfeileAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
GeschirrtücherAnz. 12
KüchentücherAnz. 6

Reinigung

Staubsauger
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Spielort möglichst mehrere Wochen vor dem Termin und kläre sofort, welche Genehmigungen für Aufführung, Ausschank oder zusätzliche Technik nötig sind. So bleiben Nachfragen nicht bis zur letzten Woche offen.
Eröffne den Ticketverkauf erst, wenn Vorstellungsinformationen, Sitzplatzkapazität und Einlasszeit feststehen. Prüfe die Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Aufführung.
Teste Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Theaterscheinwerfer nicht erst beim Einlass. Plane mindestens einen vollständigen Technik- und Lichttest mit dem tatsächlichen Aufbau ein.
Lege Requisiten und Kostüme nach Szenen oder Auftritten geordnet bereit und kontrolliere sie spätestens am Vortag. Beschrifte Transportkisten, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.
Öffne den Saal am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor Beginn. Stelle zuerst Stühle, Klapptische und Garderobe auf, richte danach Licht und Ton ein und bereite erst zum Schluss Empfang, Programm und Catering vor.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Theateraufführung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Stück, Termin und Spielort. Ticketverkauf und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung starten.
Wann sollte der Techniktest für eine Theateraufführung stattfinden?: Führe den vollständigen Technik- und Lichttest spätestens 3 bis 7 Tage vorher durch. Am Veranstaltungstag folgt zusätzlich eine kurze Funktionskontrolle mit Mikrofonen, Lautsprechern und Scheinwerfern.
Wie früh muss der Saal am Tag der Theateraufführung geöffnet werden?: Plane mindestens 3 Stunden für Aufbau und Tests ein. Bei umfangreicher Dekoration, vielen Requisiten oder einem festen Sitzplan sind 4 Stunden realistischer.
Wann muss man Catering und Ernährungswünsche festlegen?: Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vorher und schließe die Abfrage von Allergien und Ernährungswünschen spätestens 7 Tage vor der Aufführung ab. So kann die Menge noch angepasst werden.

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