Cómo organizar un espectáculo teatral sin perder el control

Organizar un espectáculo teatral requiere coordinar sala, público, equipo técnico y elementos escénicos en un orden concreto. Empieza por definir la actuación y la fecha, reserva el lugar y confirma los permisos antes de abrir la venta de entradas. Después, controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y la distribución de asientos. Durante la última semana, prueba sonido e iluminación, revisa atrezzo y disfraces y prepara el montaje para que el día del espectáculo no dependa de improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la actuación y la fecha
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar permisos
4
Preparar la información de la actuación
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir la venta de entradas
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Comprobar la lista de asistentes
10
Imprimir el programa
2 personas
11
Preparar tarjetas de nombre
12
Comprobar los elementos de decoración
3 personas
13
Comprobar los atrezos
3 personas
14
Comprobar los disfraces
2 personas
15
Probar la técnica
3 personas
16
Ajustar el plan de iluminación
2 personas
17
Distribuir los asientos
2 personas
18
Pedir el catering
19
Hacer la compra
2 personas
20
Transportar la decoración
3 personas
21
Transportar el atrezzo
2 personas
22
Preparar los disfraces
2 personas

Evento

23
Preparar el mostrador de atención al público
2 personas
24
Abrir la sala para el montaje
25
Montar mesas
3 personas
26
Colocar las sillas
4 personas
27
Montar la decoración
5 personas
28
Preparar los accesorios
2 personas
29
Preparar el vestuario
2 personas
30
Montar la iluminación
3 personas
31
Montar el equipo de sonido
3 personas
32
Probar los micrófonos
2 personas
33
Probar los modos de iluminación
2 personas
34
Ensayo técnico completo
6 personas
35
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
36
Preparar el buffet de catering
3 personas
37
Preparar la comida del equipo
2 personas
38
Briefing para los guías de público
3 personas
39
Abrir las puertas
3 personas
40
Recibir a los visitantes
4 personas
41
Repartir programas
2 personas
42
Servir las bebidas
3 personas
43
Coordinar la presentación
4 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Organizar la pausa
4 personas
46
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

47
Desmontar la decoración
5 personas
48
Empaquetar los accesorios
2 personas
49
Reunir los trajes
2 personas
50
Lavar la vajilla
3 personas
51
Limpiar la sala
4 personas
52
Limpiar los sanitarios
2 personas
53
Recoger la basura
2 personas
54
Apagar el equipo
2 personas
55
Devolver los materiales
3 personas
56
Devolver los objetos prestados
2 personas
57
Guardar el stock sobrante
2 personas
58
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 8
Percheroscant. 2
Perchascant. 120
Taburetes de barcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 130
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharillas de cafécant. 50
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables de extensión de audiocant. 4
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Caja registradora
Máquina de sellado

Iluminación

Focos de teatrocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 3
Cortinascant. 4
Paneles decorativoscant. 6
Manteles runnerscant. 8
Porta-programascant. 4
Flechas para señalizacióncant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 6
Paños de cocinacant. 12
Paños de cocinacant. 6

Limpieza

Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala y los permisos antes de anunciar la fecha. Reserva al menos 6 semanas para comprobar aforo, condiciones técnicas y autorizaciones necesarias.
Abre la venta de entradas cuando tengas lista la información básica de la actuación. Haz una primera comprobación de asistentes 7 días antes y otra 24 horas antes.
Programa una prueba técnica completa, no solo una prueba de micrófonos. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, focos, regletas y cables con la sala vacía.
Prepara atrezzo, disfraces y decoración como conjuntos identificados. Haz la revisión final entre 24 y 48 horas antes y separa lo que debe entrar primero para el montaje.
Planifica la llegada del público con tiempo: abre la sala para montar al menos 3 horas antes, coloca el mostrador de atención y deja listas las tarjetas de nombre, el programa y la distribución de asientos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo teatral?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar una sala, comprobar permisos y vender entradas. Reserva la última semana para confirmaciones, compras y pruebas técnicas.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica de una obra de teatro?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, si la sala lo permite. El día del espectáculo realiza además una comprobación breve de sonido, iluminación, cables y micrófonos al menos 2 horas antes de abrir las puertas.
¿Cuándo se prepara la lista definitiva de asistentes?: Haz una primera revisión 7 días antes para ajustar catering y asientos. Cierra la lista entre 24 y 48 horas antes e incorpora las preferencias dietéticas confirmadas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala?: Calcula al menos 3 horas para colocar sillas, mesas, decoración, atrezzo, disfraces y el mostrador de atención. Añade 30 minutos de margen si también montas sonido, iluminación o catering.

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