Zo organiseer je een theaterprijsuitreiking

Begin uiterlijk acht weken vooraf met de gastenlijst, prijscategorieën en locatie-indeling. Werk daarna naar één vast draaiboek toe: uitnodigen, aanmeldingen verwerken, catering en optredens bevestigen en de techniek testen. Controleer prijzen, certificaten en winnaarsbriefjes niet pas op de dag zelf. Reserveer op de dag voldoende tijd voor opbouw, soundcheck, ontvangst en een korte briefing van presentatoren en technici.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Genodigden nabellen
2 personen
7
Catering bestellen
8
Prijscategorieën bevestigen
2 personen
9
Winnaarsbriefjes voorbereiden
2 personen
10
Presentatiescript schrijven
2 personen
11
Presentatoren briefen
2 personen
12
Optredens bevestigen
13
Muziekselectie maken
14
Technische planning maken
2 personen
15
Zitplaatsen indelen
2 personen
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Prijsbekers controleren
18
Certificaten printen
19
Enveloppen vullen
2 personen
20
Draaiboek printen
21
Leveringen bevestigen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Catering voorbereiden
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
27
Podiumdelen plaatsen
4 personen
28
Achterdoek ophangen
3 personen
29
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
30
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Presentaties testen
2 personen
33
Tafels opstellen
3 personen
34
Stoelen klaarzetten
4 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
37
Prijzen uitstallen
2 personen
38
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
39
Dranken klaarzetten
2 personen
40
Decoratie aanbrengen
3 personen
41
Programma klaarleggen
2 personen
42
Briefing medewerkers geven
4 personen
43
Technische doorloop uitvoeren
5 personen

Event

44
Deuren openen
3 personen
45
Gasten registreren
4 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Welkomstdrank serveren
3 personen
48
Gasten naar zitplaatsen wijzen
2 personen
49
Openingsact begeleiden
2 personen
50
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
51
Prijzen aanreiken
2 personen
52
Winnaarsfoto's maken
2 personen
53
Techniek tijdens show bedienen
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
57
Dinerbuffet openen
3 personen
58
Dinerbuffet bijvullen
3 personen
59
Allergene gerechten markeren
2 personen
60
Afterparty begeleiden
3 personen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Catering afruimen
3 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Afval verzamelen
2 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Lichtinstallatie afbreken
3 personen
68
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
69
Podium afbouwen
4 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Spreekgestoelte
Statafelsaantal 10
Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 140
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Krukkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 150
Waterglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 130
Dinerbordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerlepelsaantal 20
Karaffenaantal 20
Serveerschalenaantal 20

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Laptop
Presentatiescherm
Beamer
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
DI-boxenaantal 2

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerlampenaantal 12

Decoratie

Achterdoek
Gouden gordijnenaantal 2
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Fotowand
Pijlbordjesaantal 10
Kaarshoudersaantal 20

Catering

Prijsbekersaantal 12
Certificatenaantal 20
Prijsenveloppenaantal 20
Naamkaartjesaantal 140
Programmafoldersaantal 150
Tafelnummersaantal 12
Koffiekanaantal 6
Theepottenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Keukenschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Papiertafelrollenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20

Tips

Plan de techniek vóór je het presentatiescript definitief maakt. Test microfoons, laptop, beamer, HDMI-kabels, luidsprekers en presentatiescherm minstens 2 uur voor aanvang; zo kun je nog schakelen als een aansluiting ontbreekt.
Maak per prijscategorie een aparte envelop met het winnaarsbriefje, certificaat en eventuele prijsbeker. Leg deze in de volgorde van het programma klaar en laat één persoon ze vóór de start controleren.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en geef het definitieve aantal gasten daarna aan de cateraar door. Houd bij de registratie een lijst bij met afmeldingen en late wijzigingen.
Plan de ontvangst los van de ceremonie. Zet de registratietafel, naamkaartjes en zitplaatsen minstens 45 minuten voor aanvang klaar, zodat gasten binnenkomen zonder dat de presentator al hoeft te wachten.
Print het draaiboek voor alle kernrollen: organisatie, techniek, presentatie en catering. Neem per programmaonderdeel een starttijd, verantwoordelijke en technisch cue op; dat voorkomt stiltes tussen optredens en prijsuitreikingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een theaterprijsuitreiking te organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voor een uitreiking met meerdere prijscategorieën, optredens en catering. Begin in de eerste week met gastenlijst, locatie, categorieën en presentatoren; plan de technische doorloop in de laatste 48 uur.
Hoeveel tijd moet je plannen voor de opbouw van een theaterprijsuitreiking?: Plan minimaal 4 uur opbouw voor podiumdelen, licht, geluid, zitplaatsen en registratie. Reserveer daarna nog 60 tot 90 minuten voor soundcheck, presentaties en een volledige doorloop van de belangrijkste cues.
Wanneer moet je de catering voor een prijsuitreiking bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 3 weken vooraf en geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen 7 tot 10 dagen voor de uitreiking door. Controleer de levering de dag ervoor nogmaals, inclusief tijdstip en benodigd servies.
Hoe voorkom je fouten bij de bekendmaking van winnaars?: Controleer de definitieve winnaarslijst twee keer, uiterlijk 24 uur vooraf en opnieuw vlak voor de start. Leg per categorie één gesloten envelop klaar en wijs één verantwoordelijke aan die de enveloppen in programmavolgorde aanreikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.