Organiser une remise de prix théâtrale sans perdre le fil

Une remise de prix théâtrale repose sur un déroulé très précis : les catégories, les gagnants, les prises de parole et les prestations doivent s’enchaîner sans temps mort. Commence par les invités et les inscriptions, puis verrouille les résultats, le script et le planning technique. Les oublis les plus gênants concernent souvent les besoins alimentaires, les certificats, les enveloppes et les tests de son. Prévois aussi une personne qui suit le conducteur pendant toute la cérémonie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Concevoir les invitations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Rappeler les invités
2 personnes
7
Commander le catering
8
Confirmer les catégories de prix
2 personnes
9
Préparer les bulletins des gagnants
2 personnes
10
Rédiger le script de présentation
2 personnes
11
Briefer les présentateurs
2 personnes
12
Confirmer les prestations
13
Créer la sélection musicale
14
Élaborer le planning technique
2 personnes
15
Répartir les places assises
2 personnes
16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
17
Vérifier les coupes
18
Imprimer les certificats
19
Remplir les enveloppes
2 personnes
20
Imprimer le déroulé
21
Confirmer les livraisons
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
27
Installer les éléments de scène
4 personnes
28
Suspendre le fond de scène
3 personnes
29
Monter l’installation lumière
3 personnes
30
Raccorder la sonorisation
3 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Tester les présentations
2 personnes
33
Installer les tables
3 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Installer la table d'inscription
2 personnes
36
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
37
Installer les lots
2 personnes
38
Monter le buffet traiteur
3 personnes
39
Préparer les boissons
2 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Préparer le programme
2 personnes
42
Briefer les collaborateurs
4 personnes
43
Réaliser la répétition technique
5 personnes

Événement

44
Ouvrir les portes
3 personnes
45
Enregistrer les invités
4 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
48
Indiquer les places aux invités
2 personnes
49
Accompagner le numéro d’ouverture
2 personnes
50
Animer la remise des prix
4 personnes
51
Remettre les prix
2 personnes
52
Prendre des photos des gagnants
2 personnes
53
Gérer la technique pendant le spectacle
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
57
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
58
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
59
Marquer les plats allergènes
2 personnes
60
Encadrer l’afterparty
3 personnes
61
Annoncer le dernier tour
62
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

63
Débarrasser le service traiteur
3 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
2 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Démonter l’installation lumineuse
3 personnes
68
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
69
Démonter la scène
4 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Stocker les restes au frais
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Pupitre
Tables hautesqté 10
Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 140
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 150
Verres à eauqté 150
Tasses à caféqté 130
Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 150
Cuillères de serviceqté 20
Carafesqté 20
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Boîtiers DIqté 2

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes d'ambianceqté 12

Décoration

Fond de scène
Rideaux dorésqté 2
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Arches de ballonsqté 2
Mur photo
Panneaux de directionqté 10
Bougeoirsqté 20

Catering

Coupesqté 12
Certificatsqté 20
Enveloppes pour les prixqté 20
Badges nominatifsqté 140
Brochures du programmeqté 150
Numéros de tableqté 12
Cafetièreqté 6
Théièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 12
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Rouleaux de table en papierqté 12
Chiffons microfibresqté 20

Conseils

Bloque les catégories et les gagnants avant d’imprimer quoi que ce soit. Prépare ensuite les bulletins, certificats et enveloppes, puis vérifie chaque nom avec une deuxième personne.
Rédige le script de présentation avec les noms, les prononciations et l’ordre exact des récompenses. Envoie une version aux présentateurs au moins 3 jours avant et organise un briefing séparé.
Fais confirmer les prestations et le matériel technique au plus tard 7 jours avant. Teste les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, le projecteur et chaque câble HDMI lors de l’ouverture du lieu.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires dès réception des réponses, puis commande le catering sur la base d’un nombre confirmé. Relance les invités qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant la cérémonie.
Prépare le lieu avec une zone d’accueil, une table de buffet et des places attribuées avant l’arrivée du public. Refroidis les boissons quelques heures à l’avance et garde le déroulé imprimé à la régie, au pupitre et à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une remise de prix théâtrale ?: Prévois au moins 4 semaines pour une cérémonie avec invitations, votes, prestations et traiteur. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les invités, le matériel, les catégories et les livraisons.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une remise de prix ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec une échéance de réponse fixée environ 14 jours avant l’événement. Relance les personnes sans réponse 5 à 7 jours avant.
Comment éviter les erreurs de noms pendant la remise des prix ?: Verrouille la liste des gagnants au moins 7 jours avant l’événement et fais relire les noms par deux personnes. Prépare les bulletins, certificats et enveloppes à partir de cette même version validée.
Quand tester le son et la projection ?: Fais un test complet le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Vérifie chaque microphone, les haut-parleurs, le niveau musical, le vidéoprojecteur, les câbles et les rallonges avec les présentateurs présents.

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