Eine Theaterpreisverleihung organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege spätestens 6 Wochen vor dem Termin die Preiskategorien, Moderation und geplanten Auftritte fest. Ohne diese Angaben lassen sich Präsentationsskript, Musik und Einladungstext nicht zuverlässig fertigstellen.
• Schließe die Gästeliste etwa 10 Tage vorher und bearbeite Anmeldungen, Ernährungswünsche und Sitzplätze in einer gemeinsamen Übersicht. Rufe fehlende Rückmeldungen 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung nach.
• Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Prüfe Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Laptop, Präsentationsbildschirm, Beamer und HDMI-Kabel mindestens 3 Stunden vor Beginn gemeinsam mit einer verantwortlichen Person.
• Bereite für jede Auszeichnung einen vollständigen Satz aus Pokal, Zertifikat und Umschlag vor. Lege die Gewinnerzettel in der Reihenfolge des Präsentationsskripts bereit, damit bei der Übergabe keine Namen oder Kategorien vertauscht werden.
• Rechne für Aufbau, Technikprobe und Cateringvorbereitung zusammen mindestens 3 Stunden ein. Getränke sollten spätestens 60 Minuten vor dem Einlass gekühlt sein; Ablaufplan, Namensschilder und Sitzplan gehören an Registrierungstisch und Backstage-Bereich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Theaterpreisverleihung planen?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Preiskategorien und Location. Sechs Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Moderation und Auftritte feststehen.

Wann müssen die Einladungen für eine Theaterpreisverleihung verschickt werden?

Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Veranstaltung. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit Sitzplätze, Catering und Ernährungswünsche planbar sind.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Theaterpreisverleihung?

Plane mindestens 3 Stunden für Bühnenaufbau, Bestuhlung, Registrierungstisch, Catering und Technik ein. Die Mikrofon- und Präsentationsprobe sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

Was muss man bei einer Preisübergabe vorbereiten?

Bereite für jede Kategorie einen Pokal, ein Zertifikat und einen beschrifteten Umschlag vor. Sortiere Gewinnerzettel und Präsentationsskript mindestens am Vortag in derselben Reihenfolge und kontrolliere alles noch einmal 30 Minuten vor Beginn.

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