Zo organiseer je een theaterpicknick zonder last-minute stress

Begin met de locatie en de theateract; die bepalen de capaciteit, speelplek en planning. Controleer daarna vergunningen en leg vast wat je huurt, zoals tafels, stoelen en geluidsapparatuur. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en bevestig reserveringen op één bezoekerslijst. In de laatste week draait alles om weer, catering en logistiek: koel dranken, verpak dieetmaaltijden apart en sorteer materialen per zone.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Theateract vastleggen
3
Vergunningen controleren
4
Reserveringen bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bezoekerslijst bijwerken
9
Weersverwachting controleren
10
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
11
Huurmaterialen bestellen
12
Programma en tijden drukken
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Versproducten controleren
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Picknickpakketten voorbereiden
4 personen
17
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
18
Materialen per zone sorteren
3 personen

Event

19
Locatie inspecteren
2 personen
20
Levering controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Picknickdekens uitspreiden
3 personen
23
Cateringtafel inrichten
3 personen
24
Decoratie ophangen
2 personen
25
Verlichting plaatsen
2 personen
26
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
27
Microfoons testen
2 personen
28
Programma's en bewegwijzering plaatsen
2 personen
29
Hapjes uitstallen
3 personen
30
Drankpunten inrichten
2 personen
31
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
32
Bezoekers verwelkomen
3 personen
33
Picknickpakketten uitdelen
4 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes bijvullen
2 personen
37
Theaterprogramma begeleiden
2 personen
38
Pauze aankondigen
39
Licht tijdens voorstelling aanpassen
40
Geluidsniveau bewaken
41
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
42
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

43
Servies inzamelen
3 personen
44
Voedsel veilig verpakken
2 personen
45
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
46
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
47
Verlichting en decoratie verwijderen
3 personen
48
Locatie schoonmaken
4 personen
49
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
52
Huurmaterialen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Picknickdekensaantal 20
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterdispensersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Broodmandenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma rond de voorstelling en reserveer minstens 30 minuten voor ontvangst, plaatsnemen en een korte technische controle. Zet programma’s zichtbaar bij de entree en op programmastandaards.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het evenement uit en markeer dieetmaaltijden afzonderlijk. Zo voorkom je dat een apart verpakt pakket tijdens het uitserveren bij de verkeerde tafel belandt.
Maak uiterlijk 48 uur vooraf een slechtweerbesluit en bevestig het alternatief met de locatie en theateract. Controleer daarna opnieuw de bezoekerslijst, omdat een verplaatsing vaak extra communicatie vraagt.
Test speakers, draadloze microfoons, audiomixer, verlengkabels en stekkerdozen op locatie voordat gasten arriveren. Houd kabels buiten looproutes en leg reservebatterijen of een praktische back-up klaar.
Werk op de opbouwdag per zone: ontvangst, speelplek, picknick en catering. Controleer eerst de levering, plaats daarna tafels, stoelen en dekens en richt de cateringtafel pas in nadat versproducten en koeling zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een theaterpicknick organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie en theateract. Regel vergunningen, reserveringen en huurmaterialen daarna zo snel mogelijk; plan de catering en definitieve bezoekerslijst in de laatste 2 weken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een theaterpicknick op te bouwen?: Reken voor een volledige opbouw minimaal 3 uur, inclusief meubels, picknickdekens, catering, decoratie, verlichting en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een geluidscheck en een laatste inspectieronde.
Wanneer moet je de weersverwachting voor een theaterpicknick controleren?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf om bij te sturen en opnieuw 48 uur vooraf voor het definitieve besluit. Bevestig dan ook het slechtweerplan, zodat bezoekers en de theateract dezelfde informatie krijgen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een theaterpicknick?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Zet waterdispensers klaar en gebruik koelboxen voor gekoelde dranken; pas de hoeveelheid aan op de duur en temperatuur van het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.