Theaterpicknick organisieren: So gelingt die Planung

Bei einer Theaterpicknick-Veranstaltung müssen Aufführung, Verpflegung und Aufenthalt im Freien genau aufeinander abgestimmt sein. Beginne mit Location, Theaterakt und Genehmigungen und lege danach einen verbindlichen Zeitplan fest. Erst wenn die Anmeldungen samt Ernährungswünschen vorliegen, planst du Picknickpakete und Sitzbereiche endgültig. Denke außerdem früh an Technik, Kühlung und einen Schlechtwetterplan – diese Punkte lassen sich am Veranstaltungstag kaum spontan lösen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Theaterakt festhalten
3
Genehmigungen prüfen
4
Reservierungen bestätigen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Besucherliste aktualisieren
9
Wettervorhersage prüfen
10
Schlechtwetterplan bestätigen
2 Personen
11
Mietmaterial bestellen
12
Programm und Zeiten drucken
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Frischprodukte kontrollieren
2 Personen
15
Getränke kühlen
2 Personen
16
Picknickpakete vorbereiten
4 Personen
17
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
18
Materialien nach Bereichen sortieren
3 Personen

Event

19
Location inspizieren
2 Personen
20
Lieferung prüfen
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Picknickdecken ausbreiten
3 Personen
23
Cateringtisch einrichten
3 Personen
24
Dekoration aufhängen
2 Personen
25
Beleuchtung anbringen
2 Personen
26
Tonanlage aufstellen
2 Personen
27
Mikrofone testen
2 Personen
28
Programme und Wegweiser aufstellen
2 Personen
29
Snacks auslegen
3 Personen
30
Getränkepunkte einrichten
2 Personen
31
Empfangstisch betreuen
2 Personen
32
Besucher begrüßen
3 Personen
33
Picknickpakete verteilen
4 Personen
34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Snacks nachfüllen
2 Personen
37
Theaterprogramm begleiten
2 Personen
38
Pause ankündigen
39
Licht während der Vorstellung anpassen
40
Lautstärke überwachen
41
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
42
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

43
Geschirr einsammeln
3 Personen
44
Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
45
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
46
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
47
Beleuchtung und Dekoration entfernen
3 Personen
48
Location reinigen
4 Personen
49
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
50
Geschirr abwaschen
3 Personen
51
Materialien sauber und trocken lagern
2 Personen
52
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
53
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
PicknickdeckenAnz. 20
TischdeckenAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Audiomischpult
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserspenderAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
BrotkörbeAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 4

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 12
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location zuerst und bestätige Theaterakt, Mietmaterial und Genehmigungen spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Aufbauflächen und die zulässige Besucherzahl.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche mindestens sieben Tage vorher. Verpacke Diätmahlzeiten separat und halte die aktualisierte Besucherliste beim Aufbau bereit.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Rechne für Tische, Stühle, Picknickdecken, Cateringtisch und Dekoration mindestens zwei Stunden ein. Sortiere Material nach Bereichen, damit niemand während des Aufbaus suchen muss.
Kühle Getränke frühzeitig und rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Stelle Wasserspender, Kühlboxen und Thermoskannen so auf, dass Nachfüllen und Ausgabe getrennt voneinander funktionieren.
Bestätige den Schlechtwetterplan spätestens 48 Stunden vorher und prüfe die Wettervorhersage erneut am Veranstaltungsmorgen. Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Verlängerungskabel und Beleuchtung vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Theaterpicknick-Location reservieren?: Reserviere die Location idealerweise sechs bis acht Wochen vorher, besonders wenn eine Genehmigung nötig ist. Bestätige die Buchung und die Nutzungsbedingungen spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung erneut.
Wie viel Essen und Getränke brauche ich für ein Theaterpicknick?: Plane ein Picknickpaket pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa fünf Prozent Reserve ein. Für die erste Stunde sind zwei bis drei Getränke pro Person realistisch; Wasser sollte den ganzen Aufenthalt über verfügbar sein.
Wann muss ich Ernährungswünsche für ein Theaterpicknick abfragen?: Frage Ernährungswünsche direkt mit der Einladung ab und schließe die Rückmeldungen mindestens sieben Tage vor dem Termin. So kannst du Sondermahlzeiten getrennt verpacken und die Einkaufsmengen rechtzeitig anpassen.
Was mache ich bei schlechtem Wetter beim Theaterpicknick?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, ob die Veranstaltung verschoben, in einen überdachten Bereich verlegt oder angepasst wird. Informiere alle Angemeldeten sofort nach der Entscheidung und prüfe am Veranstaltungstag nochmals die Wetterlage.

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