Organiser un pique-nique au théâtre sans rien oublier

Un pique-nique au théâtre combine une représentation, un repas en plein air et une logistique de réception. Commencez par réserver le lieu et le numéro de théâtre, puis vérifiez les autorisations avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les besoins alimentaires, les paniers-repas et le matériel. La dernière semaine, contrôlez la météo, confirmez le plan de repli et répartissez l’installation par zones pour éviter les retards le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver un numéro de théâtre
3
Vérifier les autorisations
4
Confirmer les réservations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des visiteurs
9
Vérifier les prévisions météo
10
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
11
Commander le matériel de location
12
Imprimer le programme et les horaires
13
Faire les courses
3 personnes
14
Vérifier les produits frais
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les paniers-repas
4 personnes
17
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
18
Trier le matériel par zone
3 personnes

Événement

19
Inspecter le lieu
2 personnes
20
Vérifier la livraison
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Déployer les couvertures de pique-nique
3 personnes
23
Installer la table traiteur
3 personnes
24
Installer la décoration
2 personnes
25
Installer l’éclairage
2 personnes
26
Installer l’équipement sonore
2 personnes
27
Tester les microphones
2 personnes
28
Installer les programmes et la signalétique
2 personnes
29
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
30
Mettre en place les points boissons
2 personnes
31
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
32
Accueillir les visiteurs
3 personnes
33
Distribuer les kits de pique-nique
4 personnes
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
37
Encadrer le programme du théâtre
2 personnes
38
Annoncer la pause
39
Ajuster l’éclairage pendant la représentation
40
Surveiller le niveau sonore
41
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
42
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

43
Collecter la vaisselle
3 personnes
44
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
45
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
46
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
47
Retirer l’éclairage et la décoration
3 personnes
48
Nettoyer le lieu
4 personnes
49
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
50
Faire la vaisselle
3 personnes
51
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
52
Retourner les matériels de location
2 personnes
53
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Couvertures de pique-niqueqté 20
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Distributeurs d'eauqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Corbeilles à painqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et le numéro de théâtre avant de lancer les invitations, puis confirmez chaque réservation au plus tard une semaine avant l’événement. Sans cette double vérification, un changement d’horaire peut désorganiser le repas et l’accueil.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant le pique-nique. Utilisez la liste des visiteurs pour compter les repas, séparer les paniers adaptés aux régimes alimentaires et prévoir les assiettes, gobelets et couverts réutilisables.
Consultez les prévisions météo 5 jours avant, puis de nouveau la veille. Décidez à l’avance où déplacer les tables, les chaises et la table traiteur si les couvertures de pique-nique ne peuvent pas être utilisées.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les paniers-repas le jour même ou quelques heures avant le départ. Emballez séparément les repas diététiques et gardez les produits frais dans des glacières jusqu’au service.
Triez le matériel par zone avant l’arrivée des invités : accueil, repas, scène et éclairage. Vérifiez la livraison, installez d’abord les tables et les chaises, puis les couvertures, la sonorisation et les lanternes LED pour garder un passage dégagé.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance réserver un pique-nique au théâtre ?: Réservez le lieu et le numéro de théâtre au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite 7 jours pour confirmer les réservations, les autorisations et le matériel de location.
Quand arrêter les inscriptions pour un pique-nique au théâtre ?: Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de mettre à jour la liste des visiteurs et d’ajuster les repas, les besoins alimentaires et les places assises.
Que faire s’il pleut le jour d’un pique-nique au théâtre ?: Préparez un plan de repli au moins 5 jours avant et confirmez-le la veille après avoir vérifié les prévisions. Précisez où seront déplacés les repas, les tables, les chaises et le matériel audio.
Quand préparer les repas et refroidir les boissons ?: Refroidissez les boissons la veille et préparez les paniers-repas quelques heures avant le service. Conservez les produits frais dans des glacières et identifiez séparément les repas diététiques dès l’emballage.

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