Zo organiseer je een theaterkamp zonder last-minute chaos

Begin een theaterkamp niet met het script, maar met de datum, locatie en beschikbare begeleiding. Daarna leg je de inschrijvingen, toestemmingsformulieren en medische informatie vast, zodat je weet voor wie je organiseert. Pas als de groep en slaapplaatsen duidelijk zijn, werk je het programma uit met workshops, rollen, decor en kostuums. Plan de laatste controle op materialen, maaltijden en techniek enkele dagen voor vertrek; juist daar ontstaan meestal de gaten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en kampduur vastleggen
2 personen
2
Kamplocatie reserveren
2 personen
3
Thema en programma bepalen
3 personen
4
Begroting opstellen
2 personen
5
Begeleiders vastleggen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Medische gegevens controleren
2 personen
11
Noodcontacten bundelen
12
Kamers en slaapplaatsen indelen
2 personen
13
Maaltijden bestellen
2 personen
14
Theaterworkshops plannen
3 personen
15
Script selecteren
3 personen
16
Rollen verdelen
3 personen
17
Rekwisietenlijst maken
2 personen
18
Kostuumlijst maken
2 personen
19
Decorontwerp uitwerken
3 personen
20
Werkbladen afdrukken
21
Materialen controleren
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Maaltijden en snacks sorteren
2 personen
25
Kampmappen klaarleggen
2 personen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimtes controleren
2 personen
28
Slaapplaatsen inrichten
4 personen
29
Registratietafel opstellen
2 personen
30
Decoratiemateriaal klaarzetten
2 personen
31
Theaterruimte inrichten
4 personen
32
Techniek testen
2 personen
33
Lunch klaarzetten
3 personen
34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Aanwezigheid registreren
2 personen
36
Bagage naar kamers brengen
3 personen
37
Huisregels uitleggen
2 personen
38
Kennismakingsspellen begeleiden
4 personen
39
Theateroefeningen begeleiden
4 personen
40
Avondeten uitserveren
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Avondprogramma begeleiden
4 personen
43
Bedtijd voorbereiden
3 personen
44
Stilte en toezicht verzorgen
3 personen
45
Ontbijt klaarzetten
3 personen
46
Ochtendprogramma begeleiden
4 personen
47
Lunch voorbereiden
3 personen
48
Improvisatieworkshop geven
3 personen
49
Script hardop lezen
3 personen
50
Decor bouwen
5 personen
51
Kostuums passen
3 personen
52
Avondeten serveren
4 personen
53
Repetitie begeleiden
4 personen
54
Keuken opruimen
3 personen
55
Avondtoezicht verzorgen
3 personen
56
Ontbijt en lunch verzorgen
4 personen
57
Stemtraining begeleiden
3 personen
58
Bewegingsworkshop geven
3 personen
59
Scènes oefenen
4 personen
60
Rekwisieten maken
4 personen
61
Kostuums herstellen
2 personen
62
Avondeten serveren
4 personen
63
Doorlooprepetitie begeleiden
4 personen
64
Materialen terugleggen
3 personen
65
Techniek en decor opbouwen
5 personen
66
Generale repetitie begeleiden
5 personen
67
Publieksruimte opstellen
4 personen
68
Kostuums klaarleggen
3 personen
69
Grime en omkleden begeleiden
4 personen
70
Voorstelling uitvoeren
6 personen
71
Publiek ontvangen
3 personen
72
Hapjes en dranken serveren
4 personen
73
Decor veilig afbouwen
5 personen
74
Laatste kampprogramma begeleiden
4 personen
75
Bagage verzamelen
3 personen
76
Lunch serveren
4 personen
77
Vertrekregistratie uitvoeren
2 personen
78
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

79
Ruimtes leeghalen
5 personen
80
Meubilair terugplaatsen
4 personen
81
Servies afwassen
3 personen
82
Keuken schoonmaken
3 personen
83
Slaapruimtes schoonmaken
4 personen
84
Afval verzamelen
3 personen
85
Decor en rekwisieten sorteren
4 personen
86
Geleende spullen retourneren
2 personen
87
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
88
Gevonden voorwerpen registreren
89
Foto's veilig opslaan
90
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 4
Opbergbakkenaantal 12
Slaapmattenaantal 36
Kussensaantal 36
Dekensaantal 36

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele opladersaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 4
Decorpanelenaantal 8
Gekleurd papieraantal 10
Knutselkartonaantal 10
Stoffen lappenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Wasknijpersaantal 100
Plakbandaantal 12
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Touwaantal 4

Theatermateriaal

Theatertekstenaantal 40
Notitieboekjesaantal 40
Potlodenaantal 50
Markeerstiftenaantal 24
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 12
Kostuumbakkenaantal 8
Kledingaccessoiresaantal 40
Grimekwastenaantal 12
Spiegelsaantal 4
Handpoppenaantal 6
Rekwisietenaantal 20

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
zachte ballenaantal 8
Hoepelsaantal 8
Springtouwenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 8
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kamplocatie zodra de datum en kampduur vaststaan en controleer direct hoeveel slaapplaatsen, tafels en stoelen beschikbaar zijn. Zo voorkom je dat je later slaapmatten, kussens en dekens moet bijregelen.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht met minimaal naam, dieetwensen, medische gegevens, noodcontact en toestemming. Stel een sluitingsdatum in die minstens 14 dagen vóór het kamp ligt, zodat ontbrekende formulieren nog kunnen worden nagevraagd.
Kies het script vóór je rollen verdeelt en tel het aantal deelnemers naast het aantal rollen. Plan vervolgens per kampdag vaste blokken voor theaterworkshops, repetities, maaltijden en rust; zonder die rust loopt een repetitiedag snel uit.
Maak voor rekwisieten, kostuums en decor drie aparte controlelijsten en leg spullen per onderdeel in opbergbakken klaar. Test microfoons, microfoonstandaards, Bluetoothspeakers, verlengkabels en stekkerdozen vóór vertrek, niet pas tijdens de eerste repetitie.
Sorteer maaltijden en snacks per eetmoment en zet koelboxen, thermoskannen, herbruikbaar servies en bestek samen klaar. Leg werkbladen, kampmappen en de definitieve programma-indeling uiterlijk de avond vóór aankomst op volgorde klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een theaterkamp organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en begeleiding. Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de inschrijvingen uiterlijk 14 dagen voor vertrek.
Wanneer moet ik toestemmingsformulieren en medische gegevens verzamelen?: Vraag ze direct bij de aanmelding op en controleer de volledigheid 2 weken voor het kamp. Maak daarna één beveiligd overzicht met noodcontacten, dieetwensen en relevante medische informatie.
Hoe plan ik het programma van een theaterkamp?: Werk per dag met vaste blokken van ongeveer 60 tot 90 minuten voor workshops en repetities, afgewisseld met maaltijden en rust. Reserveer op de laatste dag minstens 2 uur voor de doorloop, techniek en omkleden.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een theaterkamp?: Bepaal het aantal op basis van de groepsgrootte, leeftijd, slaaplocatie en activiteiten; leg de bezetting minimaal 6 weken vooraf vast. Plan daarnaast per slaapgroep en workshopmoment een verantwoordelijke begeleider, zodat toezicht niet bij één persoon blijft liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.