Zo organiseer je een theaterdiner

Een theaterdiner vraagt om twee programma’s die precies op elkaar aansluiten: de maaltijd en de voorstelling. Begin daarom met de zaal, het theatergezelschap en de gewenste dineropstelling voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna leg je menu, reserveringen en dieetwensen vast en werk je toe naar één draaiboek met duidelijke tijden. Op de dag zelf draait het vooral om voorbereiding: servies tellen, gerechten klaarzetten, licht en stroom controleren en zorgen dat spelers hun teksten, kostuums en rekwisieten direct kunnen vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal bevestigen
2
Theatergezelschap vastleggen
3
Dineropstelling bepalen
2 personen
4
Menu samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Reserveringen bevestigen
9
Zitplaatsen indelen
2 personen
10
Dieetoverzicht uitwerken
2 personen
11
Draaiboek afdrukken
12
Menukaarten afdrukken
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Theaterteksten controleren
2 personen
15
Rekwisieten verzamelen
2 personen
16
Kostuums klaarleggen
2 personen
17
Boodschappen controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
20
Groenten wassen en snijden
3 personen
21
Desserts voorbereiden
3 personen
22
Servies en glaswerk tellen
2 personen
23
Tafelnummers maken

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Licht en stroom controleren
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
27
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
28
Servies op tafel zetten
4 personen
29
Glazen en bestek neerleggen
4 personen
30
Menukaarten plaatsen
2 personen
31
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
32
Buffet opbouwen
4 personen
33
Koude gerechten klaarzetten
3 personen
34
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
35
Desserts gekoeld bewaren
2 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Theaterdecor opbouwen
4 personen
38
Rekwisieten opstellen
2 personen
39
Kostuums klaarleggen
2 personen
40
Muziek en microfoon testen
2 personen
41
Medewerkers instrueren
3 personen
42
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
43
Gasten verwelkomen
3 personen
44
Aperitief serveren
4 personen
45
Gasten naar tafel begeleiden
3 personen
46
Eerste theaterakte begeleiden
2 personen
47
Voorgerecht uitserveren
5 personen
48
Borden afruimen
4 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Tweede theaterakte begeleiden
2 personen
51
Hoofdgerecht serveren
5 personen
52
Hoofdgerecht afruimen
4 personen
53
Derde theaterakte begeleiden
2 personen
54
Dessert uitserveren
4 personen
55
Koffie en thee serveren
3 personen
56
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

57
Restanten veilig koelen
3 personen
58
Servies verzamelen
4 personen
59
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
60
Keuken schoonmaken
4 personen
61
Zaal schoonmaken
4 personen
62
Decor en rekwisieten afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Voorraad terugbrengen
2 personen
66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
67
Wasgoed verzamelen
2 personen
68
Gevonden voorwerpen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 8
Stoelenaantal 66
Buffettafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 75
Diepe bordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 75
Wijnglazenaantal 75
Koffielepelsaantal 70
Dinerbesteksetsaantal 75
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Sauskommenaantal 8
Broodmandenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Gastronormbakkenaantal 12
Ovenschalenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen dessertaantal 8

Apparatuur

Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelkastenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler

Verlichting

Theaterspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servetten van stofaantal 70
Tafellopersaantal 8
Menukaarthoudersaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 70
Tafelnummersaantal 8
Kunstbloemenaantal 12
Theatergordijnenaantal 2
Decoratieve kandelaarsaantal 8
LED-kaarsenaantal 24
Theaterrekwisietenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de avond achteruit vanaf het gewenste begintijdstip van de voorstelling. Tel per gang de uitserveer- en eetijd op en bouw minimaal 15 minuten overgang in voor het wisselen tussen diner en theater.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit die inventaris uiterlijk 7 dagen voor het diner. Maak daarna één overzicht per tafel, zodat keuken en bediening niet op losse briefjes hoeven te zoeken.
Maak de tafelschikking pas nadat de reserveringen zijn bevestigd. Druk naamkaartjes en tafelnummers uiterlijk 1 dag vooraf af en houd enkele stoelen vrij voor last-minute wijzigingen.
Controleer servies en glaswerk per couvert plus 10 procent reserve. Tel ook opscheplepels, tangen, waterkannen en sauskommen; juist deze losse onderdelen ontbreken vaak wanneer de tafels al gedekt zijn.
Zet een apart backstagepunt in voor theaterteksten, rekwisieten en kostuums. Controleer licht en stroom direct bij het openen van de locatie en test warmhoudbakken, inductiekookplaten en koffieapparaten vóór de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een theaterdiner organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en het theatergezelschap. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken van tevoren, zodat je reserveringen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet je dieetwensen voor een theaterdiner verzamelen?: Vraag dieetwensen op het moment van aanmelden en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen voor het diner. Controleer het overzicht nog één keer bij het bevestigen van de reserveringen.
Hoeveel servies heb je nodig voor een theaterdiner?: Reken per gast op één dinerbord, eventueel één diep bord, één dessertbord, een koffiekopje, een waterglas en een wijnglas. Voeg minimaal 10 procent reserve toe en tel het bestek en de opschepmaterialen afzonderlijk.
Wanneer maak je het draaiboek voor een theaterdiner?: Maak een eerste versie ongeveer 2 weken vooraf, zodra menu, voorstelling en indeling vaststaan. Druk de definitieve versie uiterlijk 1 dag voor het diner af en gebruik die bij de briefing op locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.