Ein Theaterdinner Schritt für Schritt organisieren
Ein Theaterdinner verbindet ein gemeinsames Essen mit einem gespielten Stück. Damit beides funktioniert, legst du zuerst Raum, Theatergruppe, Menü und Sitzordnung fest und planst danach die praktischen Abläufe. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag klare Zuständigkeiten, geprüfte Ernährungshinweise oder Requisiten, die während des Essens gebraucht werden. Arbeite deshalb rückwärts vom Beginn des Abends und setze feste Fristen für Anmeldungen, Drucksachen, Einkäufe und Vorbereitungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Saal bestätigen
- 2
Theatergruppe festlegen
- 3
Abendessenanordnung festlegen
2 Personen
- 4
Menü zusammenstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Reservierungen bestätigen
- 9
Sitzplätze einteilen
2 Personen
- 10
Diätübersicht ausarbeiten
2 Personen
- 11
Drehbuch ausdrucken
- 12
Menükarten drucken
- 13
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 14
Theatertexte prüfen
2 Personen
- 15
Requisiten sammeln
2 Personen
- 16
Kostüme bereitlegen
2 Personen
- 17
Einkäufe prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
- 20
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
- 21
Desserts vorbereiten
3 Personen
- 22
Geschirr und Glasware zählen
2 Personen
- 23
Tischnummern erstellen
Event
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 27
Tischwäsche anbringen
3 Personen
- 28
Geschirr auf den Tisch stellen
4 Personen
- 29
Gläser und Besteck bereitstellen
4 Personen
- 30
Menükarten aufstellen
2 Personen
- 31
Namensschilder platzieren
2 Personen
- 32
Buffet aufbauen
4 Personen
- 33
Kalte Speisen bereitstellen
3 Personen
- 34
Warme Gerichte vorbereiten
4 Personen
- 35
Desserts gekühlt lagern
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 37
Theaterbühne aufbauen
4 Personen
- 38
Requisiten aufbauen
2 Personen
- 39
Kostüme bereitlegen
2 Personen
- 40
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 41
Mitarbeiter einweisen
3 Personen
- 42
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 43
Gäste begrüßen
3 Personen
- 44
Aperitif servieren
4 Personen
- 45
Gäste zum Tisch begleiten
3 Personen
- 46
Die erste Theateraufführung begleiten
2 Personen
- 47
Vorspeise servieren
5 Personen
- 48
Teller abräumen
4 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 50
Die zweite Theateraufführung begleiten
2 Personen
- 51
Hauptgericht servieren
5 Personen
- 52
Hauptgang abräumen
4 Personen
- 53
Dritten Theaterakt betreuen
2 Personen
- 54
Dessert servieren
4 Personen
- 55
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 56
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Reste sicher kühlen
3 Personen
- 58
Geschirr sammeln
4 Personen
- 59
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 60
Küche reinigen
4 Personen
- 61
Saal reinigen
4 Personen
- 62
Dekoration und Requisiten abbauen
4 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 64
Geräte ausschalten
2 Personen
- 65
Vorräte zurückbringen
2 Personen
- 66
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 67
Wäsche sammeln
2 Personen
- 68
Fundbüro prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Rechteckige TischeAnz. 8
- StühleAnz. 66
- BuffetischeAnz. 4
- Empfangstisch
- HockerAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 75
- Tiefe TellerAnz. 70
- DesserttellerAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 75
- WeingläserAnz. 75
- KaffeelöffelAnz. 70
- Abendbesteck-SetsAnz. 75
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 12
- SaucenschalenAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 8
- GastronormbehälterAnz. 12
- AuflaufformenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- Dessert-ServierplattenAnz. 8
Ausstattung
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- InduktionskochplattenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KühlschränkeAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Mikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- Musikplayer
Beleuchtung
- TheaterscheinwerferAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- StoffserviettenAnz. 70
- TischläuferAnz. 8
- MenükartenhalterAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 70
- TischnummernAnz. 8
- KunstblumenAnz. 12
- TheatervorhängeAnz. 2
- Dekorative KerzenhalterAnz. 8
- LED-KerzenAnz. 24
- TheaterrequisitenAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungswagenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst den Ablauf des Abends fest: Empfang, einzelne Gänge, Spielszenen und Pausen. Plane für jede Szene einen festen Ansprechpartner und prüfe, ob der Service während des Spiels überhaupt möglich ist.
- Schließe die Anmeldungen mindestens 7 Tage vorher ab. Erfasse neben der Personenzahl auch Allergien und Ernährungswünsche, damit Menü, Sitzplan und Diätübersicht zusammenpassen.
- Zähle Geschirr, Gläser und Besteck nicht nur nach der Gästezahl, sondern inklusive Reserve. Bei 40 Gästen solltest du mindestens 44 Dinner-Teller, Wassergläser und Besteck-Sets einplanen, damit Bruch oder fehlende Teile den Ablauf nicht stoppen.
- Bereite Drucksachen und Bühnensachen spätestens am Vortag vor: Drehbuch, Menükarten, Namensschilder, Theatertexte, Requisiten und Kostüme gehören getrennt und beschriftet an einen festen Platz.
- Plane am Veranstaltungstag eine Aufbauphase von mindestens 3 Stunden ein. Öffne den Raum früh genug für Licht- und Stromkontrolle, Tischaufstellung, gekühlte Getränke, vorbereitete Speisen und einen kurzen Durchlauf mit der Theatergruppe.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Theaterdinner organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Theatergruppe und Menü. Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vorher ab.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Theaterdinner?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle Wasser zusätzlich bereit und kühle die Getränke spätestens am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn.
- Wann erstellt man den Sitzplan für ein Theaterdinner?
- Erstelle den Sitzplan direkt nach Ablauf der Anmeldefrist, also ungefähr 7 Tage vorher. Berücksichtige dabei Gruppierungen, Ernährungswünsche und die Sicht auf den Spielbereich; drucke Tisch- und Namensschilder spätestens am Vortag.
- Was muss man bei der Küche für ein Theaterdinner vorbereiten?
- Wasche und schneide Gemüse am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Empfang und bereite Desserts möglichst am Vortag vor. Zähle außerdem Warmhaltebehälter, Servierschalen, Küchenutensilien und Kühlmöglichkeiten vor dem Aufbau.
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