Cómo organizar un concurso de dibujo sin improvisar
Organizar un concurso de dibujo empieza mucho antes de colocar los lápices sobre las mesas. Primero define el tema, las reglas y el sistema de inscripción; después cierra el lugar, el jurado y los premios. Durante los últimos días tendrás que confirmar participantes, asignar números y preparar certificados, paquetes de dibujo y materiales. El día del concurso, separa claramente registro, mesas de dibujo, jurado y entrega de premios para evitar esperas y trabajos duplicados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el tema del concurso
2 personas
- 2
Redactar las reglas de la competición
2 personas
- 3
Reservar el lugar
- 4
Crear el formulario de inscripción
- 5
Definir el jurado
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Encargar premios
- 10
Confirmar participantes
- 11
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
- 12
Asignar números de competición
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Imprimir formularios del partido
- 15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 16
Imprimir certificados de premio
- 17
Preparar paquetes de dibujo
3 personas
- 18
Preparar la decoración
2 personas
- 19
Preparar los premios
Evento
- 20
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 21
Montar mesas
4 personas
- 22
Colocar las sillas
3 personas
- 23
Preparar material de dibujo
3 personas
- 24
Montar la mesa de registro
2 personas
- 25
Colgar la decoración
2 personas
- 26
Montar la sala del jurado
2 personas
- 27
Recepción de participantes
3 personas
- 28
Registrar a los participantes
3 personas
- 29
Explicar las reglas del concurso
- 30
Dar la señal de inicio
- 31
Supervisar a los participantes
3 personas
- 32
Servir aperitivos
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Recoger las inscripciones
2 personas
- 35
Coordinar la evaluación del jurado
3 personas
- 36
Recopilar los votos del público
2 personas
- 37
Anunciar a los ganadores
2 personas
- 38
Entregar premios
2 personas
- 39
Devolver las inscripciones
2 personas
Seguimiento
- 40
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
- 41
Lavar la vajilla
2 personas
- 42
Recoger la basura
3 personas
- 43
Limpiar el lugar
4 personas
- 44
Clasificar los materiales
2 personas
- 45
Retirar la decoración
2 personas
- 46
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesas del juradocant. 2
- Papeleracant. 6
Material de arte
- Papel para dibujarcant. 150
- Cuadernos de bocetoscant. 60
- Lápices de grafitocant. 120
- Lápices de colorescant. 120
- Rotuladores finoscant. 80
- Cera escolarcant. 60
- Rotuladorescant. 60
- Gomas de borrarcant. 70
- Afiladorescant. 20
- Reglascant. 20
- Vasos para lápicescant. 20
- Fundas para mesascant. 12
Equipo
- Temporizadorcant. 2
- Portátil
- Impresora
- Cámara de fotos
- Cables alargadorescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Decoración
- Guirnaldas de papelcant. 8
- Globoscant. 100
- Flechas para señalizacióncant. 12
- Troféos de premiocant. 3
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 12
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Sets de escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el tema y las reglas antes de abrir las inscripciones. Indica por escrito la edad o categoría, el tiempo disponible, el tamaño del papel, los materiales permitidos y cómo se puntuará cada dibujo.
- Prepara una lista de participantes al menos 48 horas antes. Confirma quién asistirá, recoge las preferencias dietéticas y asigna los números de competición antes de imprimir formularios y tarjetas de nombre.
- Calcula un puesto de dibujo por participante y añade material de reserva para 2 o 3 personas. Revisa especialmente papel, lápices, gomas, afiladores y rotuladores: suelen faltar justo cuando empieza la prueba.
- Monta el espacio siguiendo el recorrido real: registro en la entrada, mesas y sillas para dibujar, mesa del jurado aparte y una zona visible para premios y certificados. Haz una prueba de cables, impresora y temporizador antes de que lleguen los participantes.
- Encarga los premios y prepara los certificados con varios días de margen, no la víspera. Llena las neveras portátiles y coloca vasos, platos y bebidas después de montar las mesas, para que no ocupen el espacio de trabajo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de dibujo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas reservar un lugar, formar un jurado y encargar premios. Deja cerradas las inscripciones y la lista de participantes al menos 48 horas antes del concurso.
- ¿Qué materiales necesita cada participante en un concurso de dibujo?
- Prepara como mínimo papel para dibujar, lápices de grafito, lápices de colores, gomas y un afilador por cada 2 o 3 participantes. Añade rotuladores, reglas y material de reserva según las reglas que hayas definido.
- ¿Cuánto tiempo debe durar un concurso de dibujo?
- Para una actividad sencilla, reserva entre 60 y 90 minutos de dibujo y añade 15 minutos para el registro. Programa después entre 20 y 30 minutos para que el jurado valore las obras y entregue los premios.
- ¿Cuándo se imprimen los números, certificados y formularios?
- Imprime los formularios, números, tarjetas de nombre y certificados cuando las inscripciones estén confirmadas, idealmente 2 días antes. Guarda varias copias en blanco para corregir errores o admitir cambios de última hora.
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