Een taptoeconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, het programma en de bevestiging van de muziekkorpsen. Daarna controleer je terrein, vergunningen, verzekering, stroom en sanitaire voorzieningen voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk voor techniek en publiek met één plattegrond waarop podium, kabelroutes, verlichting, zitplaatsen en parkeerinformatie staan. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, catering, programmadrukwerk en de briefing van vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Muziekkorpsen bevestigen
2 personen
3
Locatie en terrein controleren
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering en afspraken controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Optredens promoten
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering reserveren
11
Sanitaire voorzieningen reserveren
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Geluidsplan opstellen
2 personen
14
Lichtplan opstellen
2 personen
15
Plattegrond maken
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Artiesteninformatie versturen
18
Parkeerinformatie versturen
19
Programma laten drukken
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Materialen inventariseren
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Programma's klaarleggen
2 personen
27
Terrein afzetten
3 personen
28
Podium plaatsen
4 personen
29
Tenten opzetten
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
33
Instrumentenruimte inrichten
2 personen
34
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
35
Microfoons aansluiten
2 personen
36
Verlichting installeren
3 personen
37
Stroom veilig aansluiten
2 personen
38
Cateringpunt inrichten
3 personen
39
Koffiepunt inrichten
2 personen
40
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
41
Entree inrichten
2 personen
42
Decoratie ophangen
3 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
45
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
46
Lichttest uitvoeren
2 personen
47
Artiesten ontvangen
2 personen
48
Programma met korpsen doornemen
3 personen

Event

49
Entree bemannen
3 personen
50
Programma's uitdelen
2 personen
51
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
52
Artiesten begeleiden
2 personen
53
Optredens aankondigen
54
Geluidsniveau bewaken
2 personen
55
Cateringpunt bemannen
4 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Tafels schoonhouden
2 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
62
Verlichting bijstellen
63
Laatste optreden begeleiden
2 personen
64
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Catering opruimen
4 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Afvalcontainers legen
3 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
71
Tenten afbreken
4 personen
72
Podium en lessenaars opruimen
4 personen
73
Apparatuur inpakken
3 personen
74
Terrein schoonmaken
4 personen
75
Locatie schoon opleveren
2 personen
76
Materialen terugbrengen
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 320
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Actieve speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 80
Dirigentenlessenaaraantal 2
Muzieklessenaarlampenaantal 20
Podiumtrappenaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Servies

Glazenaantal 350
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 350
Vorkenaantal 350
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Koelboxlabels

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 16
Programmabordenaantal 4
Wegwijzerbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Hesjesaantal 12
Afzetlintaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast welke muziekkorpsen optreden en hoe laat elk korps opbouwt, soundcheckt en speelt. Zo kun je het programma en de artiesteninformatie zonder wijzigingen versturen.
Maak de plattegrond vóór je podiumdelen, stoelen, partytenten en afzetpalen bestelt. Teken ook podiumtrappen, kabelgoten, stroompunten, lichtstatieven en de publieksroute in, zodat je geen doorgang blokkeert.
Test geluids- en lichtplan minstens één dag vooraf op de locatie. Controleer per actieve speaker, subwoofer, draadloze microfoon en LED-spot de kabels, stekkerdozen en verlengkabels; houd reservebatterijen bij de hand.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór het concert in één overzicht voor de catering. Tel niet alleen bezoekers, maar ook korpsleden, technici en vrijwilligers mee bij glazen, koffiekopjes en hapjes.
Geef vrijwilligers een briefing van 30 minuten vóór de ontvangst van het publiek. Deel taken uit voor parkeren, artiestenbegeleiding, garderobe, catering, techniek en het opruimen van kabels en materialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een taptoeconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, muziekkorpsen, locatie en vergunningen. Reserveer catering, sanitaire voorzieningen en techniek uiterlijk 6 tot 8 weken voor het concert.
Wanneer moet je een vergunning voor een taptoeconcert regelen?: Controleer de vergunningsplicht direct nadat de locatie en datum vaststaan, idealiter 3 tot 6 maanden vooraf. Dien een aanvraag in volgens de termijn van je gemeente en plan geen promotie voordat duidelijk is welke toestemming nodig is.
Hoe maak je een goed geluidsplan voor een taptoeconcert?: Breng per podiumdeel de actieve speakers, subwoofers, microfoons, DI-boxen en kabelroutes in kaart. Test het systeem minimaal 1 dag vooraf en controleer op de concertdag 2 uur vóór aanvang alle aansluitingen en geluidsniveaus.
Wanneer verstuur je informatie naar bezoekers en artiesten?: Stuur parkeerinformatie, programma en praktische bezoekersinformatie uiterlijk 1 week vooraf. Geef artiesteninformatie met opbouwtijd, soundcheck, kleedruimte en contactpersoon minstens 2 weken vooraf, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.