Cómo organizar un concierto de bandas paso a paso

Organizar un concierto de bandas requiere cerrar primero la fecha, el programa y la participación de cada agrupación. Después se resuelven los permisos, el seguro, el recinto y la parte técnica: sonido, iluminación, electricidad y distribución del espacio. La atención al público se prepara en paralelo, con catering, baños, aparcamiento e información clara. El día del concierto, un inventario y un equipo de voluntarios evitan que los últimos detalles recaigan en una sola persona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Confirmar las bandas
2 personas
3
Revisar el recinto y el terreno
2 personas
4
Comprobar permisos
5
Comprobar el seguro y los acuerdos
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Promocionar las actuaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar el catering
11
Reservar instalaciones sanitarias
12
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
13
Elaborar el plan de sonido
2 personas
14
Elaborar el plan de iluminación
2 personas
15
Hacer el plano
2 personas
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Enviar la información de los artistas
18
Enviar la información de aparcamiento
19
Imprimir el programa
20
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
21
Inventariar materiales
2 personas
22
Comprobar la lista de la compra
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas
26
Preparar los programas
2 personas
27
Cerrar el recinto
3 personas
28
Montar el escenario
4 personas
29
Montar las carpas
4 personas
30
Montar mesas
3 personas
31
Colocar las sillas
4 personas
32
Colocar los atriles
2 personas
33
Montar el espacio para instrumentos
2 personas
34
Colocar el equipo de sonido
3 personas
35
Conectar los micrófonos
2 personas
36
Instalar la iluminación
3 personas
37
Conectar la corriente de forma segura
2 personas
38
Montar el punto de catering
3 personas
39
Montar el punto de café
2 personas
40
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
41
Montar la entrada
2 personas
42
Colgar la decoración
3 personas
43
Comprobar los baños
2 personas
44
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
45
Realizar la prueba de sonido
3 personas
46
Realizar la prueba de luces
2 personas
47
Recibir a los artistas
2 personas
48
Revisar el programa con las bandas
3 personas

Evento

49
Atender la entrada
3 personas
50
Repartir programas
2 personas
51
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
52
Acompañar a los artistas
2 personas
53
Anunciar las actuaciones
54
Vigilar el nivel de sonido
2 personas
55
Atender el punto de catering
4 personas
56
Servir café y té
2 personas
57
Servir aperitivos
3 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Mantener las mesas limpias
2 personas
60
Recoger la basura
2 personas
61
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
62
Ajustar la iluminación
63
Coordinar la última actuación
2 personas
64
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

65
Apagar el equipo de sonido
2 personas
66
Recoger el catering
4 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Retirar sillas y mesas
4 personas
71
Desmontar las tiendas
4 personas
72
Recoger el escenario y los atriles
4 personas
73
Empacar el equipo
3 personas
74
Limpiar el recinto
4 personas
75
Dejar el recinto limpio
2 personas
76
Devolver los materiales
2 personas
77
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 320
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 4
Subwooferscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Atriles de músicacant. 80
Atril del directorcant. 2
Lámparas para atriles de músicacant. 20
Escaleras del escenariocant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Linternas a pilascant. 12
Bateríascant. 48

Vajilla

Vasoscant. 350
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 350
Tenedorescant. 350
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Etiquetas para neveras portátiles

Decoración

Guirnaldascant. 12
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 16
Carteles del programacant. 4
Señales de orientacióncant. 10
Pizarrascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Chalecoscant. 12
Cinta de balizamientocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las bandas antes de promocionar el concierto. Pide a cada agrupación sus necesidades técnicas y horarios de llegada para que el plan de sonido no se prepare a ciegas.
Visita el recinto con tiempo y dibuja el plano: escenario, carpas, mesas, sillas, baños, aparcamiento y recorridos para cables. Comprueba también dónde están los puntos de electricidad y si el terreno permite montar el escenario con seguridad.
No dejes los permisos, el seguro y los acuerdos para la última semana. Confirma por escrito qué autorizaciones necesitas y fija una fecha límite interna de al menos 30 días antes del concierto para detectar problemas.
Prepara la logística del público con antelación: reserva las instalaciones sanitarias y el catering, recoge las preferencias dietéticas y comunica el aparcamiento junto con las invitaciones. Imprime el programa y las tarjetas de nombre antes del montaje, no durante la recepción.
Haz un inventario de materiales y prueba sonido e iluminación antes de abrir las puertas. Cuenta con cables XLR, cables jack, alargadores, regletas, canaletas y baterías de repuesto: son elementos pequeños que suelen faltar cuando ya está montado el escenario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de bandas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las bandas y el recinto al principio, y deja cerrados permisos, seguro, catering y baños como mínimo 30 días antes.
¿Qué hay que preparar para el sonido de un concierto de bandas?: Elabora un plan de sonido por banda y confirma entradas, micrófonos, soportes, cajas DI y monitores. Programa una prueba técnica de al menos 2 horas antes de la primera actuación.
¿Cuándo hay que enviar la información a los músicos?: Envíala entre 7 y 10 días antes, con horarios, acceso, aparcamiento, orden de actuaciones y necesidades técnicas. Pide confirmación para evitar cambios el mismo día.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada función crítica: recepción, artistas, aparcamiento, catering, escenario y desmontaje. Para un concierto pequeño, prepara al menos 6 personas y un responsable general.

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