Ein Zapfenstreich-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Ein Zapfenstreich-Konzert steht und fällt mit einem klaren Ablauf und einer frühzeitigen Abstimmung. Lege zuerst Datum, Programm, Musikcorps und Veranstaltungsort fest, bevor du Einladungen verschickst oder Technik buchst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Geländeplan und die praktische Ausstattung für Bühne, Beschallung, Beleuchtung und Gäste. Plane außerdem feste Fristen für Rückmeldungen, Catering, Helfer und den Aufbau ein, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Notenpult, Kabeln und Getränken fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Musikcorps bestätigen
2 Personen
3
Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren
2 Personen
4
Genehmigungen prüfen
5
Versicherung und Absprachen prüfen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Auftritte bewerben
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Catering reservieren
11
Sanitäre Anlagen reservieren
12
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
13
Beschallungskonzept erstellen
2 Personen
14
Lichtplan erstellen
2 Personen
15
Lageplan erstellen
2 Personen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Künstlerinformationen versenden
18
Parkinformationen versenden
19
Programm drucken lassen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Materialien inventarisieren
2 Personen
22
Einkaufsliste prüfen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Programme bereitlegen
2 Personen
27
Gelände absperren
3 Personen
28
Bühne aufstellen
4 Personen
29
Zelte aufbauen
4 Personen
30
Tische aufstellen
3 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Notenständer aufstellen
2 Personen
33
Instrumentenraum einrichten
2 Personen
34
Tonanlage aufbauen
3 Personen
35
Mikrofone anschließen
2 Personen
36
Beleuchtung installieren
3 Personen
37
Strom sicher anschließen
2 Personen
38
Cateringbereich einrichten
3 Personen
39
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
40
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
41
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
42
Dekoration aufhängen
3 Personen
43
Toiletten kontrollieren
2 Personen
44
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
45
Soundcheck durchführen
3 Personen
46
Lichttest durchführen
2 Personen
47
Künstler empfangen
2 Personen
48
Programm mit den Korps durchgehen
3 Personen

Event

49
Eingang besetzen
3 Personen
50
Programme ausgeben
2 Personen
51
Besucher zu den Plätzen begleiten
3 Personen
52
Künstler betreuen
2 Personen
53
Auftritte ankündigen
54
Lautstärke überwachen
2 Personen
55
Cateringstand betreuen
4 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Snacks servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Tische sauber halten
2 Personen
60
Abfall sammeln
2 Personen
61
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
62
Beleuchtung anpassen
63
Letzten Auftritt begleiten
2 Personen
64
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
66
Catering aufräumen
4 Personen
67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Abfallcontainer leeren
3 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
71
Zelte abbauen
4 Personen
72
Bühne und Pulte aufräumen
4 Personen
73
Geräte einpacken
3 Personen
74
Gelände reinigen
4 Personen
75
Ort sauber übergeben
2 Personen
76
Materialien zurückbringen
2 Personen
77
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 8
KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 320
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
NotenpulteAnz. 80
DirigentenpultAnz. 2
Lampen für NotenpulteAnz. 20
BühnentreppenAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
BatterielaternenAnz. 12
BatterienAnz. 48

Geschirr

GläserAnz. 350
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 350
GabelnAnz. 350
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 8
ZangenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
Kühlboxetiketten

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 16
ProgrammschilderAnz. 4
Wegweiser-SchilderAnz. 10
KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Staubsauger
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
WarnwestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige das Musikcorps erst zusammen mit Datum, Programm und Auftrittszeiten. Versende Künstlerinformationen, Parkhinweise und den Lageplan spätestens 14 Tage vor dem Konzert.
Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Absprachen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Kläre dabei auch Zufahrt, Absperrungen, Stromanschlüsse und die Nutzung des Geländes.
Erstelle den Technik- und Lichtplan nicht erst beim Aufbau. Plane für Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, DI-Boxen und Kabel feste Positionen sowie mindestens einen freien Stromanschluss als Reserve ein.
Teile Freiwillige mit konkreten Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für Einlass und Namensschilder, zwei für Aufbau und Abbau sowie eine verantwortliche Person für Technik und Strom.
Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und reserviere Catering sowie sanitäre Anlagen frühzeitig. Getränke solltest du am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn kühlen und Snacks erst kurz vor dem Einlass vorbereiten.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Zapfenstreich-Konzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Musikcorps und Veranstaltungsort. Genehmigungen, Versicherung und Catering sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Welche Technik braucht man für ein Zapfenstreich-Konzert?: Je nach Größe gehören Mischpult, aktive Lautsprecher, Subwoofer, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen sowie XLR- und Klinkenkabel zur Grundplanung. Kalkuliere zusätzlich 10 bis 20 Prozent Kabel- und Stromreserve ein.
Wann sollte man Einladungen für ein Zapfenstreich-Konzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert und setze eine Rückmeldefrist von 14 Tagen. So bleiben mindestens zwei Wochen, um Sitzplätze, Namensschilder, Catering und Ernährungswünsche zu planen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Zapfenstreich-Konzert?: Für ein kleines bis mittleres Konzert solltest du mindestens 5 bis 8 Helfer einteilen. Rechne zusätzlich mit 2 bis 3 Personen für den Aufbau und halte eine verantwortliche Person für Technik und Strom fest.

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