Organiser un concert de fanfare, étape par étape

Un concert de fanfare se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et le lieu, puis les autorisations, les artistes et la technique. Le son et l’éclairage doivent être planifiés avant l’installation, surtout si plusieurs fanfares se succèdent. Prévoyez aussi l’accueil du public, le parking, les sanitaires et le ravitaillement. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les points d’alimentation électrique et les informations envoyées trop tard aux musiciens.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Installer les fanfares
2 personnes
3
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance et les accords
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Promouvoir les spectacles
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
11
Réserver les sanitaires
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Établir le plan sonore
2 personnes
14
Élaborer le plan d’éclairage
2 personnes
15
Créer le plan
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Envoyer les informations sur les artistes
18
Envoyer les infos de parking
19
Faire imprimer le programme
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Inventorier le matériel
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Préparer les programmes
2 personnes
27
Balisage du site
3 personnes
28
Installer la scène
4 personnes
29
Monter les tentes
4 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les pupitres
2 personnes
33
Aménager la salle des instruments
2 personnes
34
Installer le matériel sonore
3 personnes
35
Brancher les microphones
2 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Raccorder l’alimentation en toute sécurité
2 personnes
38
Aménager le point de restauration
3 personnes
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
41
Aménager l’entrée
2 personnes
42
Installer la décoration
3 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
45
Effectuer la vérification du son
3 personnes
46
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
47
Accueillir les artistes
2 personnes
48
Passer le programme en revue avec les corps
3 personnes

Événement

49
Tenir l'entrée
3 personnes
50
Distribuer les programmes
2 personnes
51
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
52
Accompagner les artistes
2 personnes
53
Annoncer les spectacles
54
Surveiller le niveau sonore
2 personnes
55
Tenir le point restauration
4 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Garder les tables propres
2 personnes
60
Rassembler les déchets
2 personnes
61
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
62
Ajuster l’éclairage
63
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
64
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

65
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
66
Ranger le service traiteur
4 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Vider les conteneurs à déchets
3 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
71
Démonter les tentes
4 personnes
72
Ranger la scène et les pupitres
4 personnes
73
Emballer le matériel
3 personnes
74
Nettoyer le site
4 personnes
75
Remettre le lieu propre
2 personnes
76
Rapporter le matériel
2 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 320
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 4
Subwoofersqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 80
Pupitre de chef d’orchestreqté 2
Lampes de pupitre pour musiciensqté 20
Escaliers de scèneqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes à pilesqté 12
Pilesqté 48

Vaisselle

Verresqté 350
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 350
Fourchettesqté 350
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs de rangementqté 20
Étiquettes pour glacière

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 16
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux directionnelsqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Giletsqté 12
Ruban de balisageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le programme et chaque fanfare avant d’ouvrir les inscriptions. Demandez à chaque groupe ses horaires d’arrivée, ses besoins techniques et le nombre de personnes présentes au plus tard 4 semaines avant le concert.
Vérifiez le terrain et les autorisations avant de réserver le catering ou le matériel. Faites valider l’assurance, les accords nécessaires et la capacité électrique du lieu au moins 6 semaines à l’avance.
Établissez un plan unique avec la scène, les tentes, les tables, les accès, le parking, les sanitaires et le câblage. Prévoyez les rallonges, multiprises et goulottes avant le montage afin de ne pas laisser de câbles dans les passages.
Envoyez aux artistes un dossier pratique 10 à 14 jours avant l’événement : adresse, parking, horaires, ordre de passage, plan d’accès et personne à contacter sur place. Imprimez aussi le programme et préparez les badges nominatifs avant leur arrivée.
Organisez le jour J avec des responsables identifiés pour l’accueil, la scène, le son, l’éclairage, le catering et les bénévoles. Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas avant le début des balances, quand l’équipe est encore disponible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de fanfare ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les fanfares, le lieu, les autorisations, l’assurance, le catering, les sanitaires et la technique sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il envoyer les informations aux fanfares ?: Envoyez les premières informations dès que la date et le lieu sont confirmés, puis un dossier complet 10 à 14 jours avant le concert. Demandez les besoins alimentaires et techniques au moins 4 semaines avant l’événement.
Quand préparer la sonorisation et l’éclairage d’un concert de fanfare ?: Faites le plan sonore et le plan d’éclairage 2 à 3 semaines avant, puis vérifiez le matériel quelques jours avant le montage. Prévoyez une balance d’au moins 2 heures si plusieurs fanfares utilisent des microphones ou des retours différents.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert de fanfare ?: Pour un petit concert, comptez au minimum 1 responsable général, 2 personnes à l’accueil, 2 personnes pour le montage et 1 référent son ou scène. Ajoutez une personne dédiée au catering et au ravitaillement dès que le public ou le nombre d’artistes augmente.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.