Hoe organiseer je een taptoe?

Een taptoe organiseren begint niet met het podium, maar met datum, locatie en de optredende korpsen. Leg daarna de optredens, route en publieksstroom vast, zodat vergunningen en het verkeersplan op tijd kunnen worden ingediend. Reserveer materiaal en catering zodra het programma staat. In de laatste weken draait alles om briefings, vrijwilligers, techniek en een controle van de bezoekerslijst; juist daar ontstaan vaak de problemen die op de dag zelf niet meer snel zijn op te lossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Optredende korpsen benaderen
2 personen
3
Optredens en tijden bevestigen
2 personen
4
Vergunningen aanvragen
5
Verkeersplan indienen
6
Reserveringen voor materiaal maken
7
Catering en foodtruck reserveren
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programma en route publiceren
2 personen
12
Buurt en hulpdiensten informeren
13
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
14
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
15
Optredende korpsen briefing sturen
16
Weersverwachting controleren
17
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
18
Boodschappen inkopen
3 personen
19
Materiaal en gereedschap controleren
2 personen
20
Polsbandjes en programmaboekjes sorteren
2 personen

Event

21
Locatie en route afzetten
6 personen
22
Tenten opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
24
Publieksvakken markeren
3 personen
25
Podiumelementen plaatsen
5 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
27
Verlichting aansluiten
3 personen
28
Stroomvoorziening controleren
2 personen
29
Decoratie ophangen
3 personen
30
Routeborden plaatsen
3 personen
31
Afvalbakken en zakken plaatsen
2 personen
32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Kleedruimtes voor korpsen klaarmaken
2 personen
37
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
38
Verlichting testen
2 personen
39
Korpsen ontvangen
3 personen
40
Parkeerbegeleiding uitvoeren
4 personen
41
Entree en polsbandjes bemannen
3 personen
42
Programma's uitdelen
2 personen
43
Publiek naar plaatsen begeleiden
4 personen
44
Openingswoord verzorgen
45
Taptoeshow begeleiden
4 personen
46
Optredens aankondigen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Hapjes en snacks aanvullen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Cateringafval afvoeren
2 personen
51
Publiek en route begeleiden
6 personen
52
Publieksvakken veilig houden
4 personen
53
Eindmoment en dankwoord verzorgen
2 personen
54
Vertrekkend publiek begeleiden
5 personen
55
Korpsen uitzwaaien
3 personen

Nazorg

56
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
57
Catering opruimen
3 personen
58
Afval verzamelen
5 personen
59
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
60
Tenten afbreken
4 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
5 personen
63
Verkeersmaterialen weghalen
4 personen
64
Materialen sorteren en tellen
2 personen
65
Servies en apparatuur reinigen
3 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
68
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerrekkenaantal 6
Kledinghangersaantal 80

Apparatuur

Microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 4
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Nederlandse vlaggenaantal 6
Podiumdoekenaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8

Veiligheid

Dranghekkenaantal 30
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 6
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampbatterijenaantal 24

Communicatie

Programmabordenaantal 8
Routebordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Permanente markersaantal 12
Polsbandjesaantal 400
Programmaboekjesaantal 350

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Benader de optredende korpsen voordat je het programma publiceert. Bevestig per korps de optreedtijd, aankomsttijd, route en benodigde ruimte, en stuur daarna één briefing met alle afspraken.
Begin direct met vergunningen en het verkeersplan zodra datum, locatie en route vaststaan. Plan hiervoor minimaal 8 tot 12 weken vóór de taptoe; buurt en hulpdiensten moeten weten wanneer wegen en publieksvakken worden afgezet.
Maak één plattegrond met route, publieksvakken, podium, catering, kleedruimte en posten voor vrijwilligers. Zet de locatie en route op tijd af en controleer of kabels, tenten en publieksbegeleiding geen doorgangen blokkeren.
Test geluid en stroom vóór de opbouw klaar is. Controleer microfoons, mengpaneel, luidsprekers, statieven, verlengkabels en stekkerdozen samen; neem opgeladen portofoons en powerbanks mee voor communicatie tijdens de optredens.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en geef de definitieve aantallen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de taptoe door aan catering of foodtruck. Sorteer polsbandjes en programmaboekjes per post en wijs per publieksvak een geïnstrueerde begeleider aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een taptoe organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en de eerste contacten met korpsen. Dien vergunningen en het verkeersplan in zodra route en publieksopzet vaststaan, meestal minimaal 8 tot 12 weken voor de taptoe.
Welke vergunningen heb je nodig voor een taptoe?: Dat hangt af van locatie en omvang, maar een openbare taptoe kan een evenementenvergunning en afspraken over verkeer en openbare ruimte nodig hebben. Neem minimaal 12 weken vooraf contact op met de gemeente, zodat je weet welke documenten en termijnen gelden.
Hoe deel je vrijwilligers in tijdens een taptoe?: Maak per post minstens één verantwoordelijke en plan extra publieksbegeleiders bij de route, ingang en publieksvakken. Stuur de indeling en instructies uiterlijk 7 dagen vooraf en houd op de dag zelf een briefing van 30 minuten.
Wanneer regel je geluid en catering voor een taptoe?: Reserveer geluid, stroomvoorziening, tenten en catering zodra de optredens en bezoekersinschatting bekend zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Controleer techniek en materiaal nogmaals tijdens de opbouw en geef catering de definitieve aantallen en dieetwensen 3 tot 5 dagen vooraf door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.