Marschmusik organisieren: von der Route bis zum letzten Ton

Bei einer Marschmusik-Veranstaltung müssen Musikgruppen, Strecke, Publikum und Verkehr gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum, Ort und Route fest und kläre danach Auftritte, Genehmigungen und Sicherheitsanforderungen. Sobald die beteiligten Korps zugesagt haben, folgen Verkehrsplan, Material, Catering und Helfer. Die letzten Tage gehören dem Wettercheck, dem Briefing und dem Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Mitwirkende Korps ansprechen
2 Personen
3
Auftritte und Zeiten bestätigen
2 Personen
4
Genehmigungen beantragen
5
Verkehrsplan einreichen
6
Materialreservierungen vornehmen
7
Catering und Foodtruck reservieren
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Programm und Route veröffentlichen
2 Personen
12
Nachbarschaft und Rettungsdienste informieren
13
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
14
Publikumsbetreuer instruieren
2 Personen
15
Briefing an auftretende Gruppen senden
16
Wettervorhersage prüfen
17
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
18
Einkäufe erledigen
3 Personen
19
Material und Werkzeug prüfen
2 Personen
20
Armbänder und Programmhefte sortieren
2 Personen

Event

21
Gelände und Strecke absperren
6 Personen
22
Zelte aufbauen
4 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
24
Publikumsbereiche markieren
3 Personen
25
Podiumselemente aufstellen
5 Personen
26
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
27
Beleuchtung anschließen
3 Personen
28
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
29
Dekoration aufhängen
3 Personen
30
Wegweiser aufstellen
3 Personen
31
Mülleimer und Müllsäcke aufstellen
2 Personen
32
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
33
Getränke kalt stellen
2 Personen
34
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
3 Personen
36
Umkleideräume für Corps vorbereiten
2 Personen
37
Soundcheck durchführen
3 Personen
38
Beleuchtung testen
2 Personen
39
Kapellen empfangen
3 Personen
40
Parkeinweisung durchführen
4 Personen
41
Eingang und Armbänder betreuen
3 Personen
42
Programme ausgeben
2 Personen
43
Publikum zu den Plätzen begleiten
4 Personen
44
Eröffnungsrede halten
45
Tanzshow begleiten
4 Personen
46
Auftritte ankündigen
47
Getränke nachfüllen
3 Personen
48
Snacks und Häppchen auffüllen
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Cateringabfälle entsorgen
2 Personen
51
Publikum entlang der Route begleiten
6 Personen
52
Publikumsbereiche absichern
4 Personen
53
Abschluss und Dankeswort übernehmen
2 Personen
54
Abreisendes Publikum leiten
5 Personen
55
Kapellen verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

56
Anlage ausschalten
2 Personen
57
Catering aufräumen
3 Personen
58
Abfall sammeln
5 Personen
59
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
60
Zelte abbauen
4 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Location reinigen
5 Personen
63
Verkehrsmaterialien entfernen
4 Personen
64
Materialien sortieren und zählen
2 Personen
65
Geschirr und Geräte reinigen
3 Personen
66
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
67
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
68
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 180
StehtischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
UmkleideracksAnz. 6
KleiderbügelAnz. 80

Ausstattung

MikrofoneAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 4
LautsprecherstativeAnz. 4
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
Niederländische FlaggenAnz. 6
BühnentücherAnz. 4
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 30
KegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenbatterienAnz. 24

Kommunikation

ProgrammschilderAnz. 8
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 6
PermanentmarkerAnz. 12
ArmbänderAnz. 400
ProgrammhefteAnz. 350

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
WischmopsAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Datum, Ort und Route zuerst und sprich die mitwirkenden Korps frühzeitig an. Bestätige Auftritte und Zeiten schriftlich, bevor du Programm und Route veröffentlichst.
Reiche Genehmigungen und Verkehrsplan nicht erst kurz vor der Veranstaltung ein. Informiere außerdem Nachbarschaft und Rettungsdienste, damit Sperrungen, Zufahrten und Einsatzwege bekannt sind.
Plane die Technik passend zur Strecke: Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Stative und Verlängerungskabel müssen vor dem Aufbau geprüft werden. Für Helfer und Leitung sind aufgeladene Funkgeräte und Powerbanks sinnvoll.
Ordne Freiwillige festen Posten zu und gib Publikumsbetreuern ein kurzes Briefing. Lege Armbänder und Programmhefte vorab sortiert bereit, damit die Ausgabe am Eingang nicht ins Stocken gerät.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag und kontrolliere Zelte, Beleuchtung und Absperrmaterial. Am Veranstaltungstag sollten Strecke und Publikumsbereiche vor dem Eintreffen der Gruppen markiert sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Marschmusik-Veranstaltung planen?: Beginne mehrere Monate vorher mit Datum, Ort, Route und der Anfrage bei den Korps. Genehmigungen, Verkehrsplan und Materialreservierungen sollten deutlich vor dem Veranstaltungstag eingereicht beziehungsweise bestätigt sein.
Wann soll ich die Marschmusik-Gruppen verbindlich bestätigen?: Bestätige Auftritte und Zeiten, sobald die beteiligten Korps zugesagt haben, idealerweise spätestens vier bis sechs Wochen vorher. So bleiben genug Zeit für Programm, Briefing und Änderungen an der Route.
Was muss am Tag vor der Marschmusik-Veranstaltung erledigt sein?: Prüfe am Vortag Wetter, Besucherliste, Technik, Werkzeug und Einkäufe. Sortiere außerdem Armbänder und Programmhefte und kontrolliere, ob Zelte, Tische, Stühle, Absperrungen und Beleuchtung vollständig vorhanden sind.
Wie viele Helfer braucht eine Marschmusik-Veranstaltung?: Die Zahl hängt von Strecke und Besucherzahl ab; plane mindestens je einen Verantwortlichen für Einlass, Gruppenbetreuung, Publikum und Technik ein. Weise jeden Freiwilligen spätestens am Vortag einem festen Posten zu und gib ihm einen erreichbaren Ansprechpartner.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.