Organiser un défilé de musique, étape par étape

Un défilé de musique se prépare d’abord comme un projet de circulation, puis comme un spectacle. Commencez par fixer la date, le lieu et l’itinéraire avant de confirmer les groupes, les horaires et les besoins techniques. Les autorisations, le plan de circulation et l’information des riverains doivent être traités assez tôt pour éviter un parcours impossible à sécuriser. Gardez ensuite les dernières semaines pour les inscriptions, les bénévoles, le matériel et le briefing de chaque intervenant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les corps de spectacle
2 personnes
3
Confirmer les spectacles et les horaires
2 personnes
4
Demander les autorisations
5
Soumettre le plan de circulation
6
Faire les réservations pour le matériel
7
Réserver le service traiteur et le food truck
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Publier le programme et l’itinéraire
2 personnes
12
Informer le voisinage et les secours
13
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
14
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
15
Envoyer un briefing aux corps de spectacle
16
Vérifier les prévisions météo
17
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Vérifier le matériel et les outils
2 personnes
20
Trier les bracelets et les livrets du programme
2 personnes

Événement

21
Délimiter le lieu et l'itinéraire
6 personnes
22
Monter les tentes
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
5 personnes
24
Marquer les zones du public
3 personnes
25
Installer les éléments du podium
5 personnes
26
Installer le système de sonorisation
3 personnes
27
Brancher l’éclairage
3 personnes
28
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
29
Installer la décoration
3 personnes
30
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
31
Installer des poubelles et des sacs
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
34
Installer le point café et thé
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Préparer les loges pour les corps
2 personnes
37
Effectuer la vérification du son
3 personnes
38
Tester l’éclairage
2 personnes
39
Accueillir les corps de musique
3 personnes
40
Assurer l'orientation du parking
4 personnes
41
Tenir l’entrée et les bracelets
3 personnes
42
Distribuer les programmes
2 personnes
43
Guider le public vers les places
4 personnes
44
Faire le discours d’ouverture
45
Encadrer le spectacle de majorettes
4 personnes
46
Annoncer les spectacles
47
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
48
Réapprovisionner les amuse-bouches et les snacks
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Évacuer les déchets de restauration
2 personnes
51
Accompagner le public sur le parcours
6 personnes
52
Sécuriser les zones du public
4 personnes
53
Assurer le mot de fin et les remerciements
2 personnes
54
Accompagner le public au départ
5 personnes
55
Saluer les corps
3 personnes

Suivi

56
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
57
Ranger le service traiteur
3 personnes
58
Rassembler les déchets
5 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
60
Démonter les tentes
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
5 personnes
63
Retirer le matériel de circulation
4 personnes
64
Trier et compter le matériel
2 personnes
65
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
3 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Ranger le stock restant
2 personnes
68
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 180
Tables hautesqté 8
Tables de buffetqté 4
Portants de logeqté 6
Cintresqté 80

Équipement

Microphonesqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Pieds de haut-parleurqté 4
Lecteur audio
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Talkies-walkies rechargeablesqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Drapeaux néerlandaisqté 6
Tentures de scèneqté 4
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Attaches-câblesqté 200
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8

Sécurité

Barrières de fouleqté 30
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 6
Lampes de pocheqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Piles de lampe torcheqté 24

Communication

Panneaux du programmeqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Marqueurs permanentsqté 12
Braceletsqté 400
Brochures du programmeqté 350

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le parcours avant de réserver les spectacles. Prévoyez un itinéraire lisible, des zones pour le public et un point de rassemblement pour les participants.
Lancez les demandes d’autorisation dès que le parcours est esquissé. Le plan de circulation doit être cohérent avec les horaires du défilé et transmis assez tôt aux services concernés.
Confirmez chaque spectacle avec un horaire précis, un point d’arrivée et les besoins techniques. Faites parvenir le briefing aux corps de spectacle au moins 7 jours avant l’événement.
Répartissez les bénévoles par poste plutôt que de créer une équipe générale. Prévoyez notamment des accompagnateurs du public, des personnes à l’accueil et des référents joignables par talkie-walkie.
Contrôlez le matériel la veille : microphones, table de mixage, haut-parleurs, rallonges, multiprises et batteries. Installez les tentes, tables, chaises et zones du public avant l’arrivée des artistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de musique ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un défilé avec plusieurs spectacles et un itinéraire dans l’espace public. Ce délai laisse le temps de traiter les autorisations, la circulation, les réservations et l’information du voisinage.
Quand demander les autorisations pour un défilé de musique ?: Déposez les demandes dès que la date, le lieu et un premier itinéraire sont définis, idéalement 8 semaines avant l’événement. Les délais varient selon la commune, mais un plan de circulation incomplet peut retarder toute la préparation.
Quand confirmer les horaires des groupes ?: Confirmez les spectacles et leurs horaires environ 4 semaines avant le défilé, puis envoyez un briefing final 7 jours avant. Indiquez à chaque groupe son point d’arrivée, son heure de présence et ses besoins en sonorisation.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de musique ?: Prévoyez au minimum une personne référente par poste et ajoutez des accompagnateurs pour le public et les groupes. Pour une petite manifestation, commencez avec 1 coordinateur, 2 personnes à l’accueil et 1 accompagnateur pour chaque groupe ou zone sensible.

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