Zo organiseer je een tangowedstrijd

Begin een tangowedstrijd niet met de muziek, maar met de wedstrijdopzet. Leg eerst het reglement, de jury, de locatie en de inschrijfprocedure vast. Daarna werk je toe naar een sluitende deelnemerslijst, een wedstrijdschema en geteste techniek. Plan op de wedstrijddag aparte momenten voor ontvangst, jurybriefing, muziekcontrole en het koud zetten van dranken. Zo voorkom je dat deelnemers wachten, juryleden zonder formulieren zitten of de eerste ronde uitloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
2
Juryleden vastleggen
3
Wedstrijdlocatie reserveren
4
Muziekrechten controleren
5
Inschrijfformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie online plaatsen
8
Affiches verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
12
Startnummers toewijzen
2 personen
13
Juryformulieren maken
2 personen
14
Wedstrijdschema maken
2 personen
15
Muziekselectie samenstellen
2 personen
16
Prijzen bestellen
17
Catering bestellen
18
Dranken bestellen
19
Techniek testen
2 personen
20
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
21
Startnummers afdrukken
22
Jurytafels indelen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Prijzen controleren
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Vloer controleren
2 personen
29
Dansvloer schoonmaken
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Jurytafel inrichten
2 personen
33
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
38
Microfoons testen
2 personen
39
Wedstrijdmuziek testen
2 personen
40
Catering klaarzetten
3 personen
41
Registratietafel bemannen
2 personen
42
Deelnemers aanmelden
2 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Publiek ontvangen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Openingswoord verzorgen
47
Wedstrijdronde begeleiden
3 personen
48
Juryformulieren uitdelen
2 personen
49
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
50
Tussenstanden verwerken
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Finalisten bekendmaken
55
Finale begeleiden
3 personen
56
Finale jureren
4 personen
57
Uitslag controleren
2 personen
58
Prijzen uitreiken
2 personen
59
Vrije dansavond begeleiden
3 personen
60
Laatste ronde serveren
2 personen
61
Garderobe sluiten
2 personen
62
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

63
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven catering opbergen
2 personen
73
Wedstrijdgegevens archiveren
74
Deelnemers uitslag mailen
75
Prijwinnaars feliciteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Dansvloer
Rechthoekige tafelsaantal 8
Jurytafelsaantal 2
Inschrijftafel
Stoelenaantal 100
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Luidsprekerstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Laptop
Rekenmachineaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Gebaksbordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Tangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Thermoskannenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkleed zwarte stofaantal 10
Tafellopers rode stofaantal 10
LED-kaarsenaantal 30
Rode rozenaantal 30
Welkomstbord
Wedstrijdbanieraantal 2

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Lichtstatievenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 50
Jurytafelnummersaantal 6
Wedstrijdlintenaantal 12
Trofeeënaantal 3
Medaillelintenaantal 6
Juryklembordenaantal 6
Jurybalpennenaantal 24
Wedstrijdklok
Meetlint

Kantoor

Juryformulierenaantal 150
Deelnemerslijstenaantal 5
Wedstrijdschema'saantal 20
Papiertapeaantal 6
Schrijfpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 10
Naamstickersaantal 120
Enveloppenaantal 20

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het reglement en de inschrijfvoorwaarden voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet ook een uiterste inschrijfdatum vast, zodat je daarna tijd hebt om aanmeldingen te controleren en deelnemers te bevestigen.
Reserveer de locatie pas definitief nadat je weet hoeveel ruimte de dansvloer, jurytafels, stoelen en inschrijftafel innemen. Houd daarnaast een aparte zone vrij voor garderoberekken en wachters bij de inschrijving.
Geef juryleden uiterlijk één week vooraf het wedstrijdschema, de beoordelingscriteria en hun formulieren. Leg per jurytafel schrijfmateriaal klaar en test of de formulieren snel per ronde kunnen worden ingevuld.
Test muziekspeler, mengpaneel, actieve speakers, draadloze microfoons en kabels minimaal één dag vooraf. Gebruik gaffer tape voor kabels op looproutes en neem stekkerdozen en verlengkabels mee die lang genoeg zijn voor de volledige opstelling.
Bestel catering en dranken op basis van het bevestigde aantal deelnemers plus publiek. Zet water klaar bij de dansvloer en koel de dranken enkele uren vooraf; koffiezetapparaten en waterkokers mogen pas worden aangesloten nadat de stroomverdeling is gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tangowedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor reglement, locatie en jury, en reserveer daarna minstens 4 weken voor inschrijvingen en promotie.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een tangowedstrijd?: Sluit eerst de deelnemerslijst en deel daarna de startnummers in. Plan per ronde extra tijd voor opkomst, muziek, jurering en uitslagen; reken praktisch op 10 tot 15 minuten per ronde en voeg minstens 30 minuten reserve toe.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een tangowedstrijd?: Werk bij een kleine wedstrijd met minimaal 3 juryleden en wijs daarnaast één wedstrijdleider aan. Leg de juryformulieren uiterlijk 7 dagen vooraf klaar, zodat iedereen dezelfde beoordelingscriteria gebruikt.
Hoeveel drank en catering heb je nodig voor een tangowedstrijd?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Bestel de catering op basis van het bevestigde aantal deelnemers en voeg 10 procent reserve toe voor jury, organisatie en onverwachte gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.