Organiser un concours de tango, étape par étape

Un concours de tango se prépare dans un ordre précis : d’abord le règlement et le lieu, puis les inscriptions, le jury et le déroulement des matchs. Prévoyez ensuite la musique, les feuilles de jugement et l’accueil des participants. Les oublis les plus fréquents concernent les droits musicaux, les besoins alimentaires, les numéros de départ et les tests techniques. Ce plan vous aide à répartir les tâches jusqu’à la mise en place de la piste et des tables du jury.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Définir les membres du jury
3
Réserver le lieu du concours
4
Vérifier les droits musicaux
5
Créer le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
8
Distribuer les affiches
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les participants
12
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
13
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
14
Établir le planning des matchs
2 personnes
15
Composer la sélection musicale
2 personnes
16
Commander les prix
17
Commander le catering
18
Commander des boissons
19
Tester la technique
2 personnes
20
Préparer la signalétique
2 personnes
21
Imprimer les dossards
22
Répartir les tables du jury
23
Faire les courses
2 personnes
24
Vérifier les prix
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier le sol
2 personnes
29
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer la table du jury
2 personnes
33
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
34
Aménager le vestiaire
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Installer le système de sonorisation
2 personnes
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Tester la musique de compétition
2 personnes
40
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
41
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
42
Inscrire les participants
2 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Accueillir le public
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Faire le discours d’ouverture
47
Animer le tour de compétition
3 personnes
48
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
49
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
50
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Annoncer les finalistes
55
Encadrer la finale
3 personnes
56
Juger la finale
4 personnes
57
Vérifier les résultats
2 personnes
58
Remettre les prix
2 personnes
59
Encadrer la soirée dansante libre
3 personnes
60
Servir le dernier tour
2 personnes
61
Fermer le vestiaire
2 personnes
62
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

63
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Ranger le catering restant
2 personnes
73
Archiver les données du concours
74
Envoyer les résultats aux participants par e-mail
75
Féliciter les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Piste de danse
Tables rectangulairesqté 8
Tables du juryqté 2
Table d'inscription
Chaisesqté 100
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Ordinateur portable
Calculatriceqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettes à gâteauqté 100
Fourchettesqté 100
Pincesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Nappe en tissu noirqté 10
Chemins de table en tissu rougeqté 10
Bougies LEDqté 30
Roses rougesqté 30
Panneau d’accueil
Bannière de compétitionqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 50
Numéros de table du juryqté 6
Rubans de compétitionqté 12
Trophéesqté 3
Rubans de médailleqté 6
Presse-papiers pour juryqté 6
Stylos pour le juryqté 24
Chronomètre de compétition
Mètre ruban

Bureau

Fiches de juryqté 150
Listes de participantsqté 5
Horaires des compétitionsqté 20
Ruban de papierqté 6
Stylosqté 40
Marqueursqté 10
Étiquettes nominativesqté 120
Enveloppesqté 20

Nettoyage

Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer le règlement, la composition du jury et le format des matchs avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ces éléments, vous devrez modifier les informations envoyées aux candidats.
Réservez le lieu avant de communiquer la date, puis vérifiez la taille de la piste, l’emplacement des tables du jury et les prises électriques nécessaires à la sonorisation.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les dossiers, recueillir les besoins alimentaires, confirmer les participants et attribuer les numéros de départ avant de publier le planning.
Préparez les formulaires du jury, les dossards et la sélection musicale au moins quelques jours avant le concours. Faites un essai complet avec la table de mixage, les microphones, le lecteur audio et les haut-parleurs.
Ne gardez pas les boissons, le catering et les prix pour le dernier jour : contrôlez les commandes à la réception, mettez les boissons au frais et vérifiez chaque prix avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de tango ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les droits musicaux, ouvrir les inscriptions, confirmer les candidats et préparer le planning.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de tango ?: Fixez la clôture environ 10 à 14 jours avant le concours. Vous aurez ainsi le temps de traiter les dossiers, recueillir les besoins alimentaires et attribuer les numéros de départ.
Que faut-il tester avant un concours de tango ?: Testez la sonorisation, les microphones, le lecteur audio, les rallonges et les multiprises au moins 3 jours avant. Faites aussi un essai de la sélection musicale dans la salle, avec le volume prévu.
Combien de temps avant faut-il préparer le planning des matchs ?: Préparez une première version dès que les inscriptions sont presque closes, puis finalisez-la 5 à 7 jours avant l’événement. Gardez une marge pour les désistements et imprimez les documents après la confirmation des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.