Tangowettbewerb organisieren: Schritt für Schritt zum reibungslosen Ablauf
Beginne bei einem Tangowettbewerb nicht mit der Dekoration, sondern mit dem Reglement und dem Zeitplan. Danach folgen Veranstaltungsort, Jury, Anmeldung und Musikrechte, weil diese Punkte den gesamten Ablauf bestimmen. Plane außerdem ausreichend Zeit für Startnummern, Juryformulare und den Techniktest ein. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten für Anmeldung, Musik, Jury, Catering und die Siegerehrung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
- 2
Jurymitglieder erfassen
- 3
Wettkampfort reservieren
- 4
Musikrechte prüfen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Werbung online stellen
- 8
Plakate verteilen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Teilnehmer bestätigen
- 12
Startnummern zuweisen
2 Personen
- 13
Juryformulare erstellen
2 Personen
- 14
Spielplan erstellen
2 Personen
- 15
Musikauswahl zusammenstellen
2 Personen
- 16
Preise bestellen
- 17
Catering bestellen
- 18
Getränke bestellen
- 19
Technik testen
2 Personen
- 20
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
- 21
Startnummern drucken
- 22
Jurytische einteilen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Preise prüfen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Boden überprüfen
2 Personen
- 29
Tanzfläche reinigen
2 Personen
- 30
Tische aufstellen
4 Personen
- 31
Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 33
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
- 34
Garderobe einrichten
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 37
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 38
Mikrofone testen
2 Personen
- 39
Wettkampfmusik testen
2 Personen
- 40
Catering bereitstellen
3 Personen
- 41
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 42
Teilnehmer anmelden
2 Personen
- 43
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 44
Publikum empfangen
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Eröffnungsrede halten
- 47
Spielrunde betreuen
3 Personen
- 48
Juryformulare austeilen
2 Personen
- 49
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
- 50
Zwischenstände erfassen
2 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Finalisten bekanntgeben
- 55
Finale betreuen
3 Personen
- 56
Finale jurieren
4 Personen
- 57
Ergebnis prüfen
2 Personen
- 58
Preise überreichen
2 Personen
- 59
Freien Tanzabend betreuen
3 Personen
- 60
Letzte Runde servieren
2 Personen
- 61
Garderobe schließen
2 Personen
- 62
Publikum verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Anlage ausschalten
2 Personen
- 64
Geschirr sammeln
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 67
Dekoration entfernen
3 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Location reinigen
4 Personen
- 70
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen
- 73
Wettkampfdaten archivieren
- 74
Teilnehmern das Ergebnis mailen
- 75
Preisträger gratulieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Tanzfläche
- Rechteckige TischeAnz. 8
- JurytischeAnz. 2
- Anmeldetisch
- StühleAnz. 100
- GarderobenständerAnz. 3
- HockerAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Musikplayer
- LautsprecherstativeAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- Laptop
- TaschenrechnerAnz. 2
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierplattenAnz. 80
- KaffeelöffelAnz. 80
- KuchenplattenAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- ZangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Dekoration
- Tischdecke aus schwarzem StoffAnz. 10
- Tischläufer aus rotem StoffAnz. 10
- LED-KerzenAnz. 30
- Rote RosenAnz. 30
- Willkommensschild
- WettkampfbannerAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 50
- JurytischnummernAnz. 6
- WettkampfbänderAnz. 12
- TrophäenAnz. 3
- MedaillenbänderAnz. 6
- Jury-KlemmbretterAnz. 6
- JurypennaleAnz. 24
- Spieluhr
- Maßband
Büro
- JuryformulareAnz. 150
- TeilnehmerlistenAnz. 5
- WettkampfpläneAnz. 20
- PapierklebebandAnz. 6
- SchreibstifteAnz. 40
- MarkerAnz. 10
- NamensaufkleberAnz. 120
- UmschlägeAnz. 20
Reinigung
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Wettkampfreglement mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin fest. Es sollte Kategorien, Bewertungsregeln, Startreihenfolge, Zeitlimits und den Umgang mit Gleichständen enthalten.
- Reserviere den Wettkampfort erst, wenn Tanzfläche, Jurytische, Anmeldetisch und Zuschauerplätze gemeinsam geprüft wurden. Plane für Aufbau und Techniktest mindestens 2 Stunden vor Einlass ein.
- Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Wettbewerb. Dann kannst du Teilnehmer bestätigen, Startnummern vergeben, Ernährungswünsche sammeln und den Spielplan ohne kurzfristige Lücken erstellen.
- Teste Musikplayer, Mischpult, aktive Lautsprecher, Funkmikrofone und Verlängerungskabel mit genau der Musikauswahl, die später verwendet wird. Ersatzkabel und Gaffer Tape gehören griffbereit an den Technikplatz.
- Bereite Juryformulare, Startnummern und Beschilderung spätestens am Vorabend vor. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und teile eine Person ausschließlich für Anmeldung und eine weitere für die Musik ein.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Tangowettbewerb organisieren?
- Plane mindestens 8 Wochen Vorlauf ein. In dieser Zeit kannst du den Ort reservieren, Jury und Musikrechte klären, die Anmeldung öffnen und Preise sowie Catering bestellen.
- Wie viele Jurymitglieder braucht ein Tangowettbewerb?
- Für einen kleinen Wettbewerb sind 3 bis 5 Jurymitglieder ein praktikabler Rahmen. Lege die endgültige Zahl fest, bevor du die Juryformulare und den Bewertungsablauf erstellst.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Tangowettbewerb schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor dem Termin. So bleiben noch einige Tage für Teilnehmerbestätigungen, Startnummern, Ernährungswünsche und den finalen Spielplan.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tanzfläche, Tische, Beschilderung, Technik und Juryunterlagen ein. Führe den vollständigen Soundcheck vor dem Einlass durch, nicht erst während der ersten Runde.
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