Zo organiseer je een talentenjacht zonder verrassingen

Begin met datum, locatie en een haalbaar programma voordat je deelnemers werft. Leg daarna juryleden, presentator en techniek vast, zodat je weet hoeveel optredens de avond aankan. Verzamel via het aanmeldformulier niet alleen namen, maar ook muziek, duur en technische wensen. De meeste problemen ontstaan vlak voor aanvang: ontbrekende bestanden, lege microfoonbatterijen en deelnemers die hun opkomst niet kennen. Werk daarom toe naar één draaiboek en een laatste briefing met alle betrokkenen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en tijdschema maken
2 personen
3
Juryleden benaderen
4
Presentator vastleggen
5
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
6
Lichtapparatuur reserveren
7
Aanmeldformulier maken
8
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotieposter verspreiden
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemers bevestigen
2 personen
14
Optredens en muziek verzamelen
2 personen
15
Technische wensen inventariseren
2 personen
16
Optreedvolgorde bepalen
2 personen
17
Jurycriteria afspreken
3 personen
18
Draaiboek uitwerken
2 personen
19
Juryformulieren maken
20
Presentatieteksten voorbereiden
2 personen
21
Publiekskaarten afdrukken
22
Prijzen en trofeeën bestellen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Techniek telefonisch bevestigen
25
Deelnemers laatste briefing sturen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Muziekbestanden controleren
2 personen
29
Prijzen klaarzetten

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
32
Podiumdelen opbouwen
4 personen
33
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
34
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
35
Techniek en kabels testen
3 personen
36
Tafels opstellen
3 personen
37
Stoelen opstellen
3 personen
38
Jurytafel inrichten
2 personen
39
Cateringbuffet inrichten
3 personen
40
Entreebalie inrichten
2 personen
41
Versiering ophangen
3 personen
42
Programma zichtbaar ophangen
43
Hapjes voorbereiden
3 personen
44
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
45
Deelnemers ontvangen
3 personen
46
Deelnemers registreren
2 personen
47
Optredens technisch doorlopen
3 personen
48
Publiek ontvangen
3 personen
49
Opening presenteren
50
Optredens begeleiden
4 personen
51
Juryformulieren uitdelen
52
Muziek en microfoons bedienen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Publieksstemming begeleiden
2 personen
56
Pauzeprogramma presenteren
57
Juryuitslag verwerken
3 personen
58
Finalisten aankondigen
59
Finaleoptredens begeleiden
4 personen
60
Stemmen tellen
3 personen
61
Winnaars bekendmaken
2 personen
62
Prijzen uitreiken
3 personen
63
Afsluiting presenteren
64
Garderobe en entree afsluiten
2 personen
65
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Decoratie verwijderen
3 personen
68
Servies verzamelen
3 personen
69
Afval scheiden
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Podium afbreken
4 personen
74
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
75
Lichtapparatuur inpakken
2 personen
76
Geleende spullen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
78
Deelnemers bedankbericht sturen
79
Jury en vrijwilligers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Jurytafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Kleedkamerschermenaantal 4
Kledinghangersaantal 40
Backstagetafelsaantal 3
Backstage stoelenaantal 12
Stemhokjesaantal 2
Stembussenaantal 2
Pupitent
Presentatietafel

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Laptop
Muziekspeler
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24
USB-sticksaantal 4
Reserveopladeraantal 2
Rookmelderaantal 2
Brandblusdekenaantal 2
Display voor programma
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 3
Laptopstandaard
Tape-afrollersaantal 3
Gaffertapeaantal 8
Kabelbindersaantal 100
Metronoom
Instrumentstandaardsaantal 6
Muziekstandaardsaantal 6
Gitaarstandaardsaantal 4
Portofoonsaantal 6
Reservekabels

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8
LED-lampenaantal 10

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenstandaardsaantal 4
Slingersaantal 12
Achterdoek
Sterrenfolieaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Wegwijzersaantal 8
Programmabordenaantal 4
Gouden sterrenstickersaantal 2
Rode loper
Fotowand
Fotowandaccessoires
Winnaarsbord
Prijstafelkleed
Kabelafschermingaantal 10
Podiumgordijnenaantal 2
Nummerbordjes deelnemersaantal 30
Naambadgesaantal 40
Jurynaambordjesaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 40
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Koffiekopjesaantal 60
Thermoskannenaantal 6
Koffielepeltjesaantal 60
Suikerbakjesaantal 6
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Broodmandenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2
Flessenopenersaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelelementenaantal 16
Warmhoudschalenaantal 4
Tafelkoelersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Wasmandenaantal 4
Reinigingsborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
Taartmes
Serveerschalen voor taartaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Waterkannenaantal 6
Melkkannenaantal 4
Koffiefiltersaantal 2
Thermobekers voor backstageaantal 30

Tips

Plan per optreden niet alleen de speeltijd, maar ook wisseltijd. Reken voor een talentenjacht met minimaal 3 tot 5 minuten tussen acts voor af- en opbouw, microfoonwissels en het starten van muziek.
Vraag technische wensen uiterlijk 7 dagen voor de show uit. Noteer per deelnemer bijvoorbeeld muziekbestanden, instrumenten, microfoons en monitorbehoefte; zo kun je de geluidsapparatuur gericht testen.
Maak jurycriteria vóór de eerste repetitie concreet, bijvoorbeeld met punten voor originaliteit, uitvoering en presentatie. Gebruik één juryformulier per jurylid en spreek vooraf af hoe een gelijke eindscore wordt opgelost.
Stuur de laatste briefing uiterlijk 48 uur vooraf. Zet daarin de optreedvolgorde, meldtijd, ingang van het podium, maximale optreedduur, kleding- of rekwisietenafspraken en een telefoonnummer voor de organisatie.
Test geluid en licht minimaal 2 uur voor publieksontvangst met de echte muziekbestanden. Controleer daarbij draadloze microfoons, podiummonitoren, kabels, podiumspots en reservebatterijen; een laptop of muziekspeler zonder juiste aansluiting veroorzaakt vaak vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een talentenjacht te organiseren?: Reken op 4 tot 6 weken voor een talentenjacht met meerdere deelnemers. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, locatie, jury, presentator en inschrijvingen; plan daarna selectie, techniek, programma en communicatie.
Hoeveel tijd moet je per optreden plannen?: Plan naast de optreedduur gemiddeld 3 tot 5 minuten wisseltijd. Bij 12 optredens van maximaal 5 minuten heb je daardoor al ongeveer 1 uur en 36 minuten nodig, exclusief pauze en prijsuitreiking.
Wanneer moet je deelnemers definitief bevestigen?: Bevestig deelnemers uiterlijk 2 weken voor de talentenjacht. Vraag daarna de optreedmuziek en technische wensen op en stuur 48 uur voor aanvang de definitieve volgorde en briefing.
Wanneer test je de techniek voor een talentenjacht?: Reserveer minimaal 2 uur vóór de publieksinloop voor de technische test. Test met de echte muziek, alle microfoons, podiummonitoren en lichtstanden en leg reservebatterijen en verlenghaspels klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.