Organiser un concours de talents, étape par étape

Un concours de talents se prépare dans un ordre précis : fixer le lieu et la date, ouvrir les inscriptions, puis verrouiller le programme et la technique. Commence par définir le format, la durée maximale des prestations et les critères du jury. Quand les participants sont confirmés, rassemble leurs musiques et besoins techniques avant d’établir l’ordre de passage. Les derniers réglages concernent la sonorisation, l’éclairage, les textes de présentation et le briefing envoyé aux artistes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Contacter les membres du jury
4
Réserver un animateur
5
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
6
Réserver l’équipement d’éclairage
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les participants
2 personnes
14
Rassembler les spectacles et la musique
2 personnes
15
Recenser les besoins techniques
2 personnes
16
Définir l'ordre de passage
2 personnes
17
Définir les critères du jury
3 personnes
18
Élaborer le déroulé
2 personnes
19
Préparer les formulaires du jury
20
Préparer les textes de présentation
2 personnes
21
Imprimer les billets du public
22
Commander les prix et les trophées
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Confirmer la technique par téléphone
25
Envoyer le dernier briefing aux participants
26
Faire les courses
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
29
Préparer les prix

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
32
Monter les éléments de scène
4 personnes
33
Raccorder la sonorisation
3 personnes
34
Monter l’installation lumière
2 personnes
35
Tester la technique et les câbles
3 personnes
36
Installer les tables
3 personnes
37
Installer les chaises
3 personnes
38
Installer la table du jury
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
41
Suspendre la décoration
3 personnes
42
Afficher le programme bien en vue
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Accueillir les participants
3 personnes
46
Enregistrer les participants
2 personnes
47
Répéter les performances avec la technique
3 personnes
48
Accueillir le public
3 personnes
49
Présenter l’ouverture
50
Accompagner les spectacles
4 personnes
51
Distribuer les formulaires du jury
52
Gérer la musique et les micros
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Animer le vote du public
2 personnes
56
Présenter le programme de la pause
57
Traiter les résultats du jury
3 personnes
58
Annoncer les finalistes
59
Encadrer les prestations de la finale
4 personnes
60
Compter les votes
3 personnes
61
Annonce des gagnants
2 personnes
62
Remettre les prix
3 personnes
63
Présenter la clôture
64
Fermer le vestiaire et l’entrée
2 personnes
65
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Rassembler la vaisselle
3 personnes
69
Trier les déchets
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Démonter la scène
4 personnes
74
Ranger le matériel audio
3 personnes
75
Emballer le matériel d'éclairage
2 personnes
76
Rendre les articles empruntés
2 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Envoyer un message de remerciement aux participants
79
Remercier le jury et les bénévoles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Tables du juryqté 2
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 6
Paravents de vestiaireqté 4
Cintresqté 40
Tables backstageqté 3
Chaises backstageqté 12
Cabines de voteqté 2
Urnes de voteqté 2
Tente pour chiots
Table de présentation

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Ordinateur portable
Lecteur audio
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24
Clés USBqté 4
Chargeur de secoursqté 2
Détecteur de fuméeqté 2
Couverture anti-feuqté 2
Présentoir pour le programme
Cliqueur de présentation
Câbles HDMIqté 3
Support pour ordinateur portable
Dévidoirs de ruban adhésifqté 3
Gafferqté 8
Serre-câblesqté 100
Métronome
Pieds de microqté 6
Pieds de microqté 6
Supports de guitareqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Câbles de rechange

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes LEDqté 10

Décoration

Ballonsqté 150
Pieds de ballonsqté 4
Guirlandesqté 12
Fond de scène
Papier étoilesqté 6
Nappesqté 14
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Autocollants étoiles doréesqté 2
Tapis rouge
Mur photo
Accessoires de fond photo
Tableau des gagnants
Nappe de remise des prix
Protection des câblesqté 10
Rideaux de scèneqté 2
Numéros de participantsqté 30
Badges nominatifsqté 40
Plaques nominatives du juryqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 130
Couvertsqté 130
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Tasses à caféqté 60
Thermosqté 6
Petites cuillères à caféqté 60
Sucriersqté 6
Plateauxqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Corbeilles à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Pains de glaceqté 16
Plats de maintien au chaudqté 4
Glacières de tableqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Paniers à lingeqté 4
Brosses de nettoyageqté 4

Catering

Courses
Couteau à gâteau
Plateaux de service pour gâteauqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Carafes d’eauqté 6
Pichets à laitqté 4
Filtres à caféqté 2
Gobelets thermiques pour les coulissesqté 30

Conseils

Bloque la date, le lieu, l’animateur et les membres du jury avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant le concours pour avoir le temps de traiter les dossiers.
Demande dès l’inscription la durée du numéro, le format de la musique et les besoins techniques. Relance les participants dont le fichier audio ou les informations manquent 7 jours avant l’événement.
Établis l’ordre de passage après confirmation des participants, puis envoie-le avec les horaires d’arrivée et de répétition. Garde une marge de 5 à 10 minutes entre deux prestations pour les changements de matériel.
Teste la sonorisation et l’éclairage sur place avant l’ouverture des portes. Vérifie notamment les microphones sans fil, les retours de scène, les rallonges, les multiprises et les piles de rechange.
Prépare les feuilles du jury, les textes de présentation et le déroulé imprimé au plus tard la veille. Le dernier briefing aux participants doit rappeler l’heure d’arrivée, la musique utilisée et la procédure en cas de retard.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de talents ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à réserver le lieu, le jury, l’animateur et la technique ; les semaines suivantes permettent de gérer les inscriptions, le programme et les répétitions.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de talents ?: Clôture les inscriptions 2 à 3 semaines avant le concours. Ce délai permet de confirmer les participants, recueillir leurs musiques et besoins techniques, puis établir l’ordre de passage.
Comment organiser l’ordre de passage des candidats ?: Prépare l’ordre de passage environ 7 jours avant l’événement, une fois les participants confirmés. Évite de regrouper des prestations qui nécessitent exactement le même matériel et conserve 5 à 10 minutes pour les changements.
Quand tester la sonorisation et l’éclairage ?: Fais un test complet le jour de l’événement, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévois aussi une confirmation téléphonique avec l’équipe technique la veille pour vérifier le matériel et les horaires d’installation.

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