Een talentenjacht organiseren: zo pak je het aan

Een talentenjacht staat of valt met een strakke volgorde: eerst datum, locatie en format, daarna inschrijvingen, deelnemers en techniek. Leg vroeg vast hoeveel optredens je programma aankan en geef juryleden, presentator en deelnemers dezelfde informatie. Controleer muziekbestanden en technische wensen niet pas op de dag zelf. Met een draaiboek per onderdeel, een reserve-laptop en duidelijke publieksrouting voorkom je de meeste vertragingen achter de schermen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programmaformat vastleggen
2 personen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie online plaatsen
6
Posters ophangen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemers bevestigen
2 personen
10
Optredens indelen
2 personen
11
Juryleden uitnodigen
12
Presentator vastleggen
13
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
14
Muziekbestanden controleren
2 personen
15
Technische wensen inventariseren
2 personen
16
Draaiboek uitwerken
2 personen
17
Juryformulieren maken
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Catering reserveren
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Prijzen voor winnaars regelen
22
Certificaten printen
23
Naamkaartjes printen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Materialen verzamelen
3 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Podiumdelen plaatsen
4 personen
29
Publieksstoelen opstellen
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Geluidsset plaatsen
3 personen
32
Microfoons aansluiten
2 personen
33
Verlichting aansluiten
2 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Cateringtafel inrichten
2 personen
36
Jurytafel inrichten
2 personen
37
Juryformulieren klaarleggen
38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Deelnemers registreren
2 personen
40
Optredens doorlopen
3 personen
41
Publiek ontvangen
3 personen
42
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
43
Opening aankondigen
44
Optredens begeleiden
3 personen
45
Muziek afspelen
46
Licht bedienen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
50
Jurybeoordelingen verzamelen
51
Tussenstanden verwerken
2 personen
52
Finalisten aankondigen
53
Finale begeleiden
3 personen
54
Winnaars bepalen
3 personen
55
Prijzen uitreiken
2 personen
56
Afsluiting aankondigen
57
Publiek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Servies verzamelen
3 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Zaal schoonmaken
4 personen
63
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Apparatuur inpakken
3 personen
66
Gevonden voorwerpen verzamelen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Materialen terugbrengen
2 personen
69
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
70
Overgebleven catering opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Publieksstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Jurytafel
Kleedkamerstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 3
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Reserve-laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 3

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 8
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Achterdoek
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Sterrenversieringaantal 12
Rode loper
Wegwijzerbordenaantal 8

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Dienbladenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 16

Catering

Kassa
Betaalterminal
Menubordenaantal 4
Krijtbordenaantal 3
Prijzenaantal 3
Certificatenaantal 25
Juryformulierenaantal 25
Naamkaartjesaantal 30
Stembriefjesaantal 120
Pennensetsaantal 10
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Bepaal vóór je het aanmeldformulier maakt hoeveel optredens in het programma passen. Reserveer per act niet alleen de optreedtijd, maar ook minimaal 5 minuten voor wisselen en klaarzetten.
Vraag deelnemers bij hun aanmelding om muziekbestanden, microfoonbehoefte en andere technische wensen. Controleer elk bestand uiterlijk 3 dagen vooraf op de laptop waarop je het afspeelt.
Plan juryleden en presentator vroeg in en stuur deelnemersinformatie uiterlijk 1 week voor de talentenjacht. Vermeld daarin aankomsttijd, volgorde, kleedkamer, podiumopgang en contactpersoon.
Maak het draaiboek tot op het kwartier: opening, optredens, juryberaad, pauze en prijsuitreiking. Print juryformulieren, certificaten, naamkaartjes en een extra exemplaar van het draaiboek.
Test geluidsset, draadloze microfoons, mengpaneel, HDMI-kabels, podiumspots en stroompunten vóór de deuren opengaan. Zet een reserve-laptop, verlengkabels en stekkerdozen klaar; juist die ontbreken vaak wanneer de techniek eenmaal draait.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een talentenjacht organiseren?: Begin minstens 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, format en promotie. Plan de definitieve optredens en technische controle uiterlijk 1 week voor het evenement.
Hoeveel tijd moet je per optreden rekenen bij een talentenjacht?: Reken naast de optreedtijd ongeveer 5 minuten per act voor opkomst, microfoonwissel en vertrek. Bij 12 optredens loopt dat al op tot circa 60 minuten extra programma-ruimte.
Wanneer verzamel je de muziek van deelnemers voor een talentenjacht?: Vraag muziekbestanden direct bij de inschrijving of uiterlijk 2 weken vooraf op. Controleer alle bestanden opnieuw uiterlijk 3 dagen voor de talentenjacht en bewaar ze op de laptop én reserve-laptop.
Wanneer regel je juryleden en prijzen voor een talentenjacht?: Nodig juryleden bij voorkeur 6 weken vooraf uit en bevestig hun aanwezigheid uiterlijk 2 weken vooraf. Regel prijzen en certificaten minimaal 1 week voor de talentenjacht, zodat je nog tijd hebt om tekorten of drukfouten op te lossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.