Eine Talentshow Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Talentshow entscheidet nicht nur das Bühnenprogramm über den Ablauf, sondern auch die Vorbereitung dahinter. Lege zuerst Format, Termin und Ort fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Teilnehmer, Auftrittsreihenfolge, Jury und Technik; erst dann lohnt sich die Detailplanung für Catering, Preise und Beschilderung. Plane außerdem einen technischen Test und einen Ersatz-Laptop ein – Musikdateien und Kabel sorgen sonst kurz vor Beginn für unnötige Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programmformat festlegen
2 Personen
3
Anmeldeformular erstellen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Werbung online stellen
6
Poster aufhängen
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
10
Auftritte einteilen
2 Personen
11
Jurymitglieder einladen
12
Moderator festlegen
13
Musikdateien sammeln
2 Personen
14
Musikdateien prüfen
2 Personen
15
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
16
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
17
Juryformulare erstellen
18
Teilnehmerinformationen versenden
19
Catering reservieren
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Preise für Gewinner organisieren
22
Zertifikate drucken
23
Namensschilder drucken
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Materialien zusammenstellen
3 Personen

Event

27
Location öffnen
2 Personen
28
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
29
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
30
Tische aufstellen
3 Personen
31
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
32
Mikrofone anschließen
2 Personen
33
Beleuchtung anschließen
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Cateringtisch einrichten
2 Personen
36
Jurytisch einrichten
2 Personen
37
Jurymaterial bereitlegen
38
Teilnehmende empfangen
3 Personen
39
Teilnehmer registrieren
2 Personen
40
Auftritte durchgehen
3 Personen
41
Publikum empfangen
3 Personen
42
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
43
Eröffnung ankündigen
44
Auftritte betreuen
3 Personen
45
Musik abspielen
46
Licht steuern
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
50
Jurybewertungen sammeln
51
Zwischenstände erfassen
2 Personen
52
Finalisten ankündigen
53
Finale betreuen
3 Personen
54
Gewinner ermitteln
3 Personen
55
Preise überreichen
2 Personen
56
Abschluss ankündigen
57
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

58
Geräte ausschalten
2 Personen
59
Geschirr sammeln
3 Personen
60
Catering aufräumen
3 Personen
61
Abfall sammeln
3 Personen
62
Saal reinigen
4 Personen
63
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Geräte einpacken
3 Personen
66
Fundsachen sammeln
67
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
68
Materialien zurückbringen
2 Personen
69
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
PublikumssitzeAnz. 120
KlappischeAnz. 12
Jurytisch
UmkleidestühleAnz. 20
KleiderständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

Soundanlage
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
Laptop
Ersatz-Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
DI-BoxenAnz. 3

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 8
TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

Hintergrundvorhang
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 8
SternendekorationAnz. 12
Roter Teppich
Wegweiser-SchilderAnz. 8

Geschirr

GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
TablettsAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlelementeAnz. 16

Catering

Kasse
Kartenterminal
MenükartenAnz. 4
KreidetafelnAnz. 3
PreiseAnz. 3
ZertifikateAnz. 25
JuryformulareAnz. 25
NamensschilderAnz. 30
StimmzettelAnz. 120
StiftesetsAnz. 10
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Format, Ort und Termin feststehen. Frage neben Name und Auftritt auch nach Dauer, Musikdatei, technischen Anforderungen und Ernährungswünschen.
Bestätige die Teilnehmer spätestens 7 Tage vor der Show und teile die Auftritte danach verbindlich ein. Schicke jedem Act seine Startzeit, die benötigte Technik und die Ankunftszeit.
Sammle Musikdateien mindestens 5 Tage vorher und prüfe jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Lege zusätzlich einen Ersatz-Laptop, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und DI-Boxen bereit.
Plane für den Soundcheck mindestens 90 Minuten vor Einlass. Teste Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Bühnenstrahler und die Übergänge zwischen den Auftritten mit derselben Reihenfolge wie am Abend.
Schicke Juryformulare, Ablaufplan und Teilnehmerinformationen spätestens 2 Tage vorher an alle Beteiligten. Drucke außerdem Namensschilder, Zertifikate und Wegweiser vor dem Veranstaltungstag, damit am Einlass nichts mehr improvisiert werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Talentshow organisieren?: Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Format. Öffne die Anmeldung etwa 4 Wochen vor der Show und schließe sie spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit genug Zeit für die Auftrittseinteilung bleibt.
Wie viel Zeit braucht der Soundcheck bei einer Talentshow?: Plane mindestens 90 Minuten für den Soundcheck ein. Bei vielen Auftritten oder unterschiedlichen technischen Anforderungen sind 2 Stunden realistischer, besonders wenn Musikdateien, Mikrofone und Licht einzeln geprüft werden müssen.
Wann sollte man die Musik für eine Talentshow einsammeln?: Fordere die Musikdateien spätestens 5 Tage vor der Show an und prüfe sie innerhalb von 24 Stunden. Am Veranstaltungstag brauchst du trotzdem einen Ersatz-Laptop und eine zweite Kopie der Dateien.
Wie erstellt man einen Ablaufplan für eine Talentshow?: Lege zuerst die Reihenfolge und Dauer aller Auftritte fest und ergänze Umbau-, Begrüßungs- und Juryzeiten. Verschicke den fertigen Plan spätestens 2 Tage vorher; plane pro Wechsel mindestens 3 bis 5 Minuten ein.

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