Organiser un concours de talents sans perdre le fil
Un concours de talents repose sur une succession précise : définir le format, ouvrir les inscriptions, répartir les prestations, puis verrouiller la technique et le déroulé. Commence par la date, le lieu et la durée disponible, car ces choix déterminent le nombre de passages. Prévois ensuite un suivi séparé pour les participants, le jury, l’animation et la sonorisation. Les oublis les plus coûteux concernent généralement les fichiers musicaux, les besoins techniques et les informations alimentaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Définir le format du programme
2 personnes
- 3
Créer le formulaire d’inscription
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Publier la promotion en ligne
- 6
Accrocher les affiches
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Confirmer les participants
2 personnes
- 10
Répartir les prestations
2 personnes
- 11
Inviter les membres du jury
- 12
Réserver un animateur
- 13
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
- 14
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
- 15
Recenser les besoins techniques
2 personnes
- 16
Élaborer le déroulé
2 personnes
- 17
Préparer les formulaires du jury
- 18
Envoyer les informations aux participants
- 19
Réserver le catering
- 20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 21
Organiser les prix pour les gagnants
- 22
Imprimer les certificats
- 23
Imprimer les badges nominatifs
- 24
Faire les courses
2 personnes
- 25
Refroidir les boissons
2 personnes
- 26
Rassembler le matériel
3 personnes
Événement
- 27
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 28
Installer les éléments de scène
4 personnes
- 29
Installer les sièges du public
4 personnes
- 30
Installer les tables
3 personnes
- 31
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 32
Brancher les microphones
2 personnes
- 33
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 34
Installer la décoration
3 personnes
- 35
Installer la table traiteur
2 personnes
- 36
Installer la table du jury
2 personnes
- 37
Préparer les formulaires du jury
- 38
Accueillir les participants
3 personnes
- 39
Enregistrer les participants
2 personnes
- 40
Passer les prestations en revue
3 personnes
- 41
Accueillir le public
3 personnes
- 42
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 43
Annoncer l'ouverture
- 44
Accompagner les spectacles
3 personnes
- 45
Passer de la musique
- 46
Gérer l’éclairage
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 49
Répondre aux questions du public
2 personnes
- 50
Collecter les évaluations du jury
- 51
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
- 52
Annoncer les finalistes
- 53
Encadrer la finale
3 personnes
- 54
Déterminer les gagnants
3 personnes
- 55
Remettre les prix
2 personnes
- 56
Annoncer la clôture
- 57
Saluer le public au revoir
3 personnes
Suivi
- 58
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 60
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 61
Rassembler les déchets
3 personnes
- 62
Nettoyer la salle
4 personnes
- 63
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
- 64
Retirer la décoration
2 personnes
- 65
Emballer le matériel
3 personnes
- 66
Rassembler les objets trouvés
- 67
Fermer le lieu
2 personnes
- 68
Rapporter le matériel
2 personnes
- 69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 70
Stocker la restauration restante
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 8
- Chaises pour le publicqté 120
- Tables pliantesqté 12
- Table du jury
- Chaises des vestiairesqté 20
- Portants à vêtementsqté 3
- Poteaux de balisageqté 12
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 3
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Ordinateur portable
- Ordinateur portable de secours
- Câbles HDMIqté 3
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Boîtiers DIqté 3
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
- Éclairage d’ambianceqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Décoration
- Fond de scène
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Décoration étoiléeqté 12
- Tapis rouge
- Panneaux directionnelsqté 8
Vaisselle
- Verresqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Plateauxqté 6
- Tire-bouchonsqté 4
- Pains de glaceqté 16
Catering
- Caisse
- Terminal de paiement
- Panneaux de menuqté 4
- Panneaux en ardoiseqté 3
- Prixqté 3
- Certificatsqté 25
- Fiches de juryqté 25
- Badges nominatifsqté 30
- Bulletins de voteqté 120
- Sets de stylosqté 10
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
Conseils
- Fixe le format avant d’ouvrir les inscriptions : indique la durée maximale d’un passage, le nombre de personnes autorisées et la date limite. Tu éviteras de recevoir des numéros impossibles à intégrer au programme.
- Demande dès l’inscription les besoins techniques et alimentaires. Regroupe les fichiers musicaux dans un dossier unique, puis vérifie chaque fichier sur l’ordinateur qui servira le jour du concours.
- Construis le déroulé dans l’ordre réel : accueil, installation, passages, pauses, délibération et remise des prix. Envoie les horaires et consignes aux participants plusieurs jours avant l’événement, pas la veille.
- Prépare une solution de secours pour la technique : ordinateur portable de rechange, rallonges, multiprises et câbles adaptés. Teste les microphones, les haut-parleurs, les projecteurs et les boîtiers DI avant l’arrivée du public.
- Installe l’accueil avant l’ouverture des portes : badges nominatifs, vestiaire, panneaux directionnels et espace jury. Refroidis les boissons à l’avance et vérifie les verres, les tasses et les quantités prévues pour le catering.
Questions fréquentes
- Combien de temps prévoir pour un concours de talents ?
- Prévois environ 3 heures pour une dizaine de prestations, en comptant l’accueil, les changements de plateau, les votes et la remise des prix. Ajoute 30 à 45 minutes si les numéros nécessitent beaucoup de réglages techniques.
- Quand faut-il fermer les inscriptions à un concours de talents ?
- Ferme les inscriptions au moins 10 à 14 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer les participants, de répartir les prestations, d’inviter le jury et de construire un déroulé réaliste.
- Quand vérifier les fichiers musicaux des participants ?
- Demande les fichiers au plus tard 7 jours avant le concours et vérifie-les dans les 48 heures suivantes. Signale immédiatement les fichiers manquants, illisibles ou incompatibles afin d’avoir le temps de les remplacer.
- Combien de personnes faut-il au jury ?
- Prévois au moins 3 membres pour limiter l’effet d’un avis individuel. Envoie-leur les critères et les formulaires du jury 5 à 7 jours avant, puis réserve un temps précis pour la délibération dans le déroulé.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !