Zo organiseer je een talentenavond zonder verrassingen

Begin met de zaal en de datum, en werk daarna terug vanaf het programma. Bij een talentenavond moet je niet alleen optredens verzamelen, maar ook techniek, jury, presentatie en publieksontvangst op elkaar afstemmen. Leg technische wensen en muziekbestanden uiterlijk één week vooraf vast. Plan op de dag zelf genoeg tijd voor de podiumvloer, geluidscheck en ontvangst van deelnemers; juist daar ontstaan de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Zaalcapaciteit controleren
2 personen
3
Reservering van de zaal maken
4
Programma-indeling opstellen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Flyers ophangen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Optredens bevestigen
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Presentator vastleggen
13
Juryleden vastleggen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Technische wensen verzamelen
2 personen
16
Muziekbestanden verzamelen
17
Draaiboek uitwerken
2 personen
18
Publiekslijst bijwerken
19
Consumpties inkopen
2 personen
20
Boodschappen controleren
2 personen
21
Optredens telefonisch bevestigen
22
Ruimte en sleutels controleren
2 personen
23
Leveringen ontvangen
2 personen
24
Zaalvloer vrijmaken
4 personen
25
Podiumvloer opbouwen
4 personen
26
Stoelen opstellen
4 personen
27
Tafels voor catering opstellen
2 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Verlichting testen
2 personen
31
Presentatietafel inrichten
2 personen
32
Cateringtafel inrichten
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Wegwijzers ophangen
2 personen
37
Jurytafel klaarzetten
2 personen
38
Artiestenruimte inrichten
2 personen
39
Artiestenbriefing geven
2 personen
40
Publieksontvangst voorbereiden
2 personen

Event

41
Deuren openen
3 personen
42
Bezoekers registreren
3 personen
43
Programma uitdelen
2 personen
44
Gasten naar zitplaatsen wijzen
2 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Optredens aankondigen
47
Optredens technisch begeleiden
2 personen
48
Artiesten op tijd klaarzetten
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
53
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
54
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
55
Pauze aankondigen
56
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
57
Winnaars bekendmaken
2 personen
58
Prijzen uitreiken
2 personen
59
Afsluitend woord verzorgen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Meubilair afbreken
4 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Afval inzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Cateringtafels schoonmaken
2 personen
69
Zaalvloer schoonmaken
3 personen
70
Toiletten controleren
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Sleutels retourneren
74
Foto's met deelnemers delen
75
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Podiumdelenaantal 6
Jurytafel
Presentatietafel
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Microfoonbekabeling
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Achtergrondscherm

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Glazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 140
Vorkenaantal 140
Messenaantal 140
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Dienbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Feestelijke slingersaantal 12
Podiumdoekaantal 2
Naamkaartjesaantal 140
Wegwijzerbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8
Prijstrofeeënaantal 3
Cadeaubonnenaantal 3
Programmafoldersaantal 130
Beoordelingsformulierenaantal 30
Pennenaantal 40
Polsbandjesaantal 130

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het programma pas definitief vast nadat alle optredens zijn bevestigd. Reserveer per optreden een wisselmoment van 3 tot 5 minuten, zodat een microfoon, laptop of decor veilig kan worden aangepast.
Vraag bij de aanmelding meteen naar de duur van het optreden, het aantal deelnemers, dieetwensen en technische benodigdheden. Laat muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vooraf aanleveren en controleer of ze op de laptop afspelen.
Maak een apart technisch overzicht voor luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, microfoonstatieven, kabels en HDMI-aansluitingen. Test elke microfoon en de presentatie-aansluiting minimaal 90 minuten voor de zaal opengaat.
Werk met vaste aankomsttijden: deelnemers bijvoorbeeld 60 minuten voor aanvang, juryleden 30 minuten en publiek 15 minuten vooraf. Bel optredens uiterlijk de dag ervoor na; een ontbrekende deelnemer verandert anders direct de volgorde.
Zet in het draaiboek niet alleen het podiumprogramma, maar ook ontvangst, juryoverleg, consumpties en opruimen. Houd een actuele publiekslijst bij en wijs één vrijwilliger aan voor sleutels, leveringen en last-minute problemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een talentenavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Reserveer de zaal direct, open daarna de aanmeldingen en leg jury, presentator en vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de avond vast.
Hoeveel tijd heb je nodig om een podium voor een talentenavond op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het vrijmaken van de zaal, opbouwen van podiumdelen, plaatsen van tafels en aansluiten van techniek. Voeg 90 minuten toe voor een volledige geluids- en presentatietest.
Hoe maak je een programma voor een talentenavond?: Plan optredens in blokken van ongeveer 30 tot 45 minuten en wissel korte en langere acts af. Reken daarnaast 3 tot 5 minuten per act voor wisselen en houd minstens één reserveplek of pauzemoment aan.
Wanneer moet je muziek en technische wensen verzamelen?: Vraag technische wensen bij de aanmelding op en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken vooraf. Verzamel de definitieve muziekbestanden uiterlijk 7 dagen voor de talentenavond, zodat je ze nog kunt testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.