Cómo organizar una noche de talentos sin imprevistos

Una noche de talentos funciona cuando el programa, las actuaciones y la parte técnica se cierran en ese orden. Empieza por reservar una sala con capacidad suficiente y después abre las inscripciones con un límite claro de tiempo y participantes. Mientras confirmas a cada artista, reúne sus necesidades de sonido, música y vídeo. La última semana se centra en llamadas de confirmación, compras y montaje del escenario, no en decidir quién actúa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar la capacidad de la sala
2 personas
3
Hacer la reserva de la sala
4
Elaborar el horario del programa
2 personas
5
Crear formulario de inscripción
6
Diseñar invitaciones
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Colgar flyers
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Confirmar las actuaciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar al presentador
13
Definir el jurado
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
16
Reunir archivos de música
17
Desarrollar el programa
2 personas
18
Actualizar la lista de asistentes
19
Comprar consumiciones
2 personas
20
Comprobar las compras
2 personas
21
Confirmar las actuaciones por teléfono
22
Comprobar el espacio y las llaves
2 personas
23
Recibir entregas
2 personas
24
Despejar el suelo del salón
4 personas
25
Montar el suelo del escenario
4 personas
26
Colocar las sillas
4 personas
27
Montar mesas para el catering
2 personas
28
Conectar el equipo de sonido
3 personas
29
Probar los micrófonos
2 personas
30
Probar la iluminación
2 personas
31
Montar la mesa de presentación
2 personas
32
Montar la mesa de catering
3 personas
33
Enfriar las bebidas
2 personas
34
Preparar aperitivos
3 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colgar señalizadores
2 personas
37
Preparar la mesa del jurado
2 personas
38
Montar la zona de artistas
2 personas
39
Dar la briefing a los artistas
2 personas
40
Preparar la recepción del público
2 personas

Evento

41
Abrir las puertas
3 personas
42
Registrar a los visitantes
3 personas
43
Repartir el programa
2 personas
44
Indicar a los invitados sus asientos
2 personas
45
Dar el discurso de apertura
46
Anunciar las actuaciones
47
Coordinar técnicamente las actuaciones
2 personas
48
Tener listos a los artistas a tiempo
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Servir las bebidas
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
53
Responder preguntas del público
2 personas
54
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
55
Anunciar el descanso
56
Reponer el bufé del descanso
2 personas
57
Anunciar a los ganadores
2 personas
58
Entregar premios
2 personas
59
Pronunciar las palabras de cierre
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
61
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

62
Apagar el sistema de sonido
2 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Desmontar el mobiliario
4 personas
65
Recoger la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar las mesas de catering
2 personas
69
Limpiar el suelo del salón
3 personas
70
Comprobar los baños
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Devolver las llaves
74
Compartir fotos con los participantes
75
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 120
Piezas de escenariocant. 6
Mesa del jurado
Mesa de presentación
Percheroscant. 2
Mantelescant. 10

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cableado de micrófonos
Portátil
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Pantalla de fondo

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Luces decorativascant. 8
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasoscant. 140
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 140
Tenedorescant. 140
Cuchilloscant. 140
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Jarras térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servircant. 10
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldas festivascant. 12
Telón de escenariocant. 2
Tarjetas de nombrecant. 140
Señales de orientacióncant. 8
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 8
Troféos de premiocant. 3
Tarjetas regalocant. 3
Folletos del programacant. 130
Formularios de evaluacióncant. 30
Bolígrafoscant. 40
Pulserascant. 130

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala antes de publicar la fecha y comprueba la capacidad real, las llaves y el tiempo disponible para montar. Deja al menos 90 minutos antes de la apertura para despejar el suelo y colocar las piezas del escenario.
Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes y pide en el formulario la duración de cada actuación, la música, los vídeos y las necesidades técnicas. Así puedes elaborar un programa con 5 minutos de margen entre actuaciones.
Confirma cada actuación por teléfono durante la última semana y solicita los archivos de música al menos 7 días antes. Guarda todo en un portátil y lleva una copia de seguridad en otra memoria.
Asigna como mínimo 1 presentador, 2 personas para sonido y 2 voluntarios para recepción, escenario y bebidas. El presentador necesita una versión impresa del programa y el jurado debe estar definido antes de enviar las invitaciones.
Haz la compra de bebidas y material de mesa 1 o 2 días antes, y comprueba la entrega el mismo día. Para el primer bloque, calcula 2 o 3 bebidas por persona; las tazas, vasos, platos y cubiertos suelen olvidarse hasta que empieza el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de talentos?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, preparar las invitaciones y abrir las inscripciones. Cierra el programa y confirma al jurado y al presentador durante la última semana.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para una noche de talentos?: Ciérralas entre 10 y 14 días antes del evento. Necesitas ese margen para confirmar las actuaciones, ordenar el programa y recopilar música, vídeos y requisitos técnicos.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el escenario y el sonido?: Reserva al menos 90 minutos para despejar el suelo, montar las piezas del escenario, colocar los altavoces y probar micrófonos, mesa de mezclas y cables. Añade 30 minutos si se utiliza una pantalla de fondo o focos LED.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una noche de talentos?: Cuenta con un mínimo de 5 personas: 1 presentador, 2 encargados del sonido y 2 voluntarios para recepción, escenario y bebidas. Para más de 60 asistentes, añade 1 persona de apoyo en la entrada y otra para el servicio.

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