Zo organiseer je een tachtigste verjaardag

Begin met de gastenlijst en bepaal daarna pas de ruimte, catering en opstelling. Bij een tachtigste verjaardag draait de planning niet alleen om eten, maar ook om een rustige ontvangst, goede zitplaatsen en tijd voor foto’s en herinneringen. Verzamel dieetwensen meteen met de aanmeldingen en bevestig locatie, tijden en catering uiterlijk enkele weken vooraf. Plan op de dag zelf extra tijd voor koffie, taart, jassen en hulp aan gasten die minder goed ter been zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Catering en taart bestellen
6
Locatie en tijden bevestigen
7
Muziek en foto’s verzamelen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Taart ophalen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Tafels opstellen
3 personen
13
Stoelen plaatsen
3 personen
14
Buffet en bar inrichten
2 personen
15
Servies klaarzetten
2 personen
16
Koffiehoek inrichten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Broodjes en beleg klaarmaken
3 personen
19
Taart gekoeld klaarzetten
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Fototafel inrichten
2 personen
22
Muziek aansluiten
23
Toilet en entree controleren

Event

24
Gasten ontvangen
2 personen
25
Jassen aannemen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Hapjes serveren
2 personen
28
Buffet gereedzetten
2 personen
29
Buffet aanvullen
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Verjaardagstaart aansnijden
2 personen
32
Taart serveren
2 personen
33
Cadeaus verzamelen
34
Groepsfoto maken
35
Afval tussentijds verwijderen

Nazorg

36
Servies afruimen
3 personen
37
Voedsel gekoeld opbergen
2 personen
38
Dranken opruimen
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Versiering verwijderen
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Afval wegbrengen
2 personen
44
Materialen controleren
45
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 55
Buffettafelaantal 2
Kledingrek
Kledinghangersaantal 55

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 50
Koffielepelsaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Serveerlepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Taartmes
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkasten
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 7
Ballonnenaantal 80
Ballonnenboog
Slingersaantal 6
Cijferballonnen 80
Bloemstukkenaantal 5
Fotolijstenaantal 8
Cadeautafelkleed

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
Ledkaarsenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakkenaantal 50
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met één definitieve gastenlijst en sluit de aanmeldingen ongeveer twee weken voor het feest. Gebruik het aantal bevestigde gasten voor catering, stoelen, servies, glazen en gebaksborden; zo voorkom je tekorten op het laatste moment.
Bevestig catering, taart, locatie en begintijd uiterlijk drie weken vooraf. Noteer ook wanneer je de taart ophaalt en waar die gekoeld kan staan, want dat wordt bij een middagfeest vaak te laat geregeld.
Zet de ruimte eerst praktisch in: tafels en stoelen, daarna buffet, bar en koffiehoek. Houd een duidelijke looproute vrij en plaats de koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen niet achter het buffet waar gasten zich ophopen.
Maak muziek en foto’s vooraf klaar en test de Bluetoothspeaker met verlengsnoeren en stekkerdozen minstens één dag eerder. Leg de fototafel en eventuele versiering niet op de doorgang naar toilet of entree.
Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor opbouw en 30 minuten voor de ontvangst. Zet jassenrek en kledinghangers bij de entree, koel dranken op tijd en zet taart, koffie en servies pas klaar nadat de werkbladen zijn ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tachtigste verjaardag organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Bevestig catering, taart en dieetwensen uiterlijk 3 weken voor het feest en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een tachtigste verjaardag?: Reken tijdens het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna meestal 1 tot 2 per uur. Voorzie naast alcohol ook water, koffie en thee en koel de dranken minimaal 4 uur voor aanvang.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de verjaardag op te bouwen?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, buffet, koffiehoek, servies en versiering. Laat muziek en apparatuur al de dag ervoor testen, zodat je op de feestdag geen tijd verliest met kabels of aansluitingen.
Wanneer zet ik de taart klaar bij een tachtigste verjaardag?: Haal de taart op de dag zelf op als dat kan en bewaar hem gekoeld tot ongeveer 15 tot 30 minuten voor het aansnijden. Zet gebaksborden, taartmes en vorken vooraf klaar, maar laat de taart niet onnodig lang buiten de koelkast staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.