Zo organiseer je een taartwedstrijd zonder chaos

Een taartwedstrijd staat of valt met duidelijke afspraken vóór de eerste taart binnenkomt. Leg eerst het reglement, de jurycriteria en de inschrijfdeadline vast; regel daarna locatie, jury en deelnemerscommunicatie. Op de dag zelf draait alles om een goede ontvangst, herkenbare wedstrijdnummers en een aparte proefruimte. Plan ook koelruimte, servies en koffie en thee vooraf, want juist die praktische zaken worden vaak pas zichtbaar wanneer de jury al klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement opstellen
2
Locatie reserveren
3
Juryleden benaderen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Inschrijfformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Jurycriteria vastleggen
2 personen
9
Deelnemers bevestigen
10
Jurybriefing versturen
11
Inschrijvingen sluiten
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Juryformulieren afdrukken
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Wedstrijdnummers maken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Taartenontvangst plannen
18
Koelruimte vrijmaken
2 personen
19
Proefruimte indelen
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
2 personen
22
Tafelkleden neerleggen
2 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Jurytafel inrichten
2 personen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

26
Taarten registreren
3 personen
27
Taarten nummeren
2 personen
28
Taarten presenteren
2 personen
29
Jurybriefing geven
30
Juryproeverij begeleiden
3 personen
31
Proefporties snijden
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Publiek laten proeven
3 personen
34
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
35
Juryformulieren verwerken
2 personen
36
Winnaars bekendmaken
37
Prijzen uitreiken
2 personen
38
Restanten verpakken
3 personen

Nazorg

39
Servies verzamelen
3 personen
40
Afval sorteren
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Materialen controleren
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Presentatiestandaardsaantal 10
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Gebaksbordenaantal 60
Gebaksvorkjesaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Theelepelsaantal 50
Drinkglazenaantal 50
Taartscheppenaantal 6
Taartmessenaantal 6
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Digitale weegschalenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4

Decoratie

Wedstrijdnummerkaartenaantal 20
Tafelnummersaantal 12
Feestvlaggenaantal 4
Ballonnenaantal 40
Prijzenaantal 3

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Sponzenaantal 6
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de wedstrijd en druk daarna de deelnemerslijst, wedstrijdnummers en juryformulieren af. Zo kun je dieetwensen en ontbrekende gegevens nog controleren voordat de taarten worden aangeleverd.
Geef deelnemers vooraf een vast tijdvak voor de taartenontvangst. Reserveer koelruimte voordat je de tafels indeelt en label elke taart direct met het wedstrijdnummer, zodat naam en inzending niet door elkaar raken.
Brief juryleden uiterlijk 24 uur vooraf over de criteria en de volgorde van proeven. Gebruik per taart een apart formulier, zodat cijfers en opmerkingen later controleerbaar blijven.
Richt de proefruimte in met voldoende snijplanken, taartmessen, gebaksborden en gebaksvorkjes. Zet jurytafel en presentatiestandaards apart van de publieksruimte; dat voorkomt opstoppingen tijdens het beoordelen.
Tel koffie- en theeservies op basis van het verwachte aantal aanwezigen en zet waterkokers, koffiezetapparaten en thermoskannen vóór opening klaar. Leg afvalbakken en een afwasteil op vaste plekken, zodat gebruikte vorkjes en servies niet op de jurytafel belanden.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een taartwedstrijd te organiseren?: Reken op minimaal 3 weken voorbereiding. Gebruik de eerste week voor reglement, locatie en jury, de tweede voor uitnodigingen en inschrijvingen en de laatste dagen voor bevestigingen, printwerk en boodschappen.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een taartwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 5 tot 7 dagen vóór de wedstrijd. Dan heb je tijd om dieetwensen te verzamelen, deelnemers te bevestigen en wedstrijdnummers en juryformulieren te maken.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een taartwedstrijd?: Plan minimaal 3 juryleden zodra je meer dan 10 taarten verwacht. Met drie beoordelaars kun je de cijfers vergelijken en voorkom je dat één persoonlijke voorkeur de uitslag bepaalt.
Hoeveel koelruimte is nodig voor een taartwedstrijd?: Reserveer koelruimte voor alle taarten die tegelijk binnenkomen, plus ongeveer 20 procent extra ruimte. Laat deelnemers hun taart uiterlijk 1 uur vóór het proeven aanleveren, zodat je kunt controleren, nummeren en veilig wegzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.