Organiser un concours de gâteaux, étape par étape
Un concours de gâteaux se prépare d’abord sur le papier : règlement, critères de notation, inscriptions et organisation de la dégustation. Fixez les règles avant d’inviter les participants, notamment le nombre de gâteaux accepté, les allergènes à signaler et l’heure de dépôt. Ensuite, prévoyez un déroulé précis pour le jury et l’équipe d’accueil. Le jour J, la réception des gâteaux, leur identification et la circulation autour des tables demandent plus d’attention que la décoration.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir le règlement du concours
- 2
Réserver le lieu
- 3
Contacter les membres du jury
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Définir les critères du jury
2 personnes
- 9
Confirmer les participants
- 10
Envoyer le briefing du jury
- 11
Clore les inscriptions
- 12
Imprimer la liste des participants
- 13
Imprimer les feuilles de jury
- 14
Préparer les badges nominatifs
- 15
Créer les numéros de compétition
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Planifier la réception des gâteaux
- 18
Libérer la chambre froide
2 personnes
- 19
Aménager l’espace de dégustation
2 personnes
- 20
Installer les tables
3 personnes
- 21
Installer les chaises
2 personnes
- 22
Disposer les nappes
2 personnes
- 23
Installer la décoration
2 personnes
- 24
Installer la table du jury
2 personnes
- 25
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
- 26
Enregistrer les gâteaux
3 personnes
- 27
Numéroter les gâteaux
2 personnes
- 28
Présenter les gâteaux
2 personnes
- 29
Briefing du jury
- 30
Accompagner la dégustation du jury
3 personnes
- 31
Découper les portions de dégustation
3 personnes
- 32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 33
Faire goûter le public
3 personnes
- 34
Recueillir les votes du public
2 personnes
- 35
Traiter les formulaires du jury
2 personnes
- 36
Annonce des gagnants
- 37
Remettre les prix
2 personnes
- 38
Emballer les restes
3 personnes
Suivi
- 39
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 40
Trier les déchets
2 personnes
- 41
Faire la vaisselle
3 personnes
- 42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 43
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 44
Retirer la décoration
2 personnes
- 45
Vérifier le matériel
2 personnes
- 46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Nappesqté 8
- Présentoirsqté 10
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Assiettes à gâteauqté 60
- Fourchettes à gâteauqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Cuillères à caféqté 50
- Verres à boireqté 50
- Pelles à gâteauqté 6
- Couteaux à gâteauqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de cuisineqté 6
- Pinces de serviceqté 6
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 2
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Balances numériquesqté 2
- Rallongesqté 4
Décoration
- Dossards de compétitionqté 20
- Numéros de tableqté 12
- Fanions de fêteqté 4
- Ballonsqté 40
- Prixqté 3
Nettoyage
- Bac à vaisselleqté 2
- Épongesqté 6
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Rédigez le règlement avant l’ouverture des inscriptions. Précisez au minimum la date limite, le format attendu, les ingrédients à déclarer, l’heure de dépôt et la façon dont les gagnants seront départagés.
- Préparez les inscriptions avec un champ pour les allergies et les besoins alimentaires. Relancez les personnes qui n’ont pas indiqué les ingrédients sensibles avant de confirmer leur participation.
- Donnez au jury les critères et les feuilles de notation plusieurs jours avant le concours. Limitez-vous à 3 ou 4 critères clairement définis pour éviter des évaluations trop longues ou incohérentes.
- Attribuez un numéro à chaque gâteau dès sa réception et utilisez le même numéro sur la feuille du jury. Ne laissez pas les noms des participants visibles pendant la dégustation si vous voulez limiter les biais.
- Libérez la chambre froide avant l’arrivée des participants et prévoyez un espace séparé pour la découpe. Comptez une assiette, une fourchette et un verre par personne, puis ajoutez environ 10 % de réserve pour les remplacements.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de gâteaux ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ouvrez les inscriptions environ 3 semaines avant la date, puis clôturez-les au plus tard 7 jours avant pour imprimer les listes, préparer les numéros et confirmer le jury.
- Combien de gâteaux faut-il prévoir pour un concours ?
- Le nombre dépend du règlement et de la capacité du jury. Pour une dégustation confortable, prévoyez environ 10 à 15 gâteaux par séance de notation et vérifiez qu’un espace réfrigéré peut les accueillir avant le jour J.
- Comment organiser la dégustation du jury ?
- Installez une table réservée au jury, fournissez une feuille par gâteau et servez les parts avec des numéros plutôt qu’avec les noms. Prévoyez 5 à 10 minutes par gâteau si plusieurs critères doivent être notés et commentés.
- Que faut-il demander aux participants lors de l’inscription ?
- Demandez le nom, les coordonnées, le type de gâteau, les ingrédients allergènes et les besoins de conservation. Fermez les inscriptions 7 jours avant l’événement afin de traiter les réponses et d’imprimer une liste fiable.
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