Zo organiseer je een taartenverkoop

Begin niet met bakken, maar met de verkoopafspraken. Reserveer eerst de locatie, bepaal een overzichtelijk assortiment en verzamel voorbestellingen en dieetwensen. Plan daarna het bakwerk, zodat taarten voldoende tijd hebben om af te koelen en af te werken. Op de verkoopdag heb je naast taart ook een duidelijke betaalplek, gelabelde allergenen, gekoelde opslag en een logische indeling van tafels en koffie nodig. Met deze volgorde voorkom je de meeste last-minute problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Verkooplocatie reserveren
2
Assortiment en prijzen bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Voorbestellingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligersindeling bevestigen
7
Boodschappen doen
2 personen
8
Cakevormen en keukenmateriaal controleren
2 personen
9
Taarten bakken
4 personen
10
Taarten afwerken
3 personen
11
Taarten koelen en bewaren
2 personen
12
Allergenenlabels voorbereiden
2 personen
13
Prijskaarten printen
14
Voorbestellingen verpakken
2 personen
15
Kleingeld en betaalmiddelen klaarleggen
16
Voorraad en materialen inpakken
3 personen
17
Taarten naar locatie vervoeren
3 personen
18
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
19
Partytent opzetten
4 personen
20
Tafels aankleden
3 personen
21
Taarten uitstallen
4 personen
22
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
23
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
24
Betaalpunt inrichten
2 personen
25
Afvalpunten plaatsen
26
Verkoopteam instrueren

Event

27
Verkoopbalie openen
3 personen
28
Taarten en koffie serveren
4 personen
29
Dranken bijvullen
30
Voorbestellingen uitgeven
2 personen
31
Verkoop en betalingen registreren
32
Taartvoorraad aanvullen
2 personen
33
Servies en afval verzamelen
2 personen
34
Verkoopbalie sluiten
3 personen

Nazorg

35
Kasgeld tellen en veilig opbergen
2 personen
36
Overgebleven taarten verpakken
3 personen
37
Tafels en materialen afbreken
4 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Afval wegbrengen
2 personen
41
Geleende materialen retourneren
2 personen
42
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytent
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Taartplateausaantal 10
Transporttrolley

Servies

Gebaksbordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 80
Serveerbestekaantal 12
Schalenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Prijshoudersaantal 12
Menubordenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Kassalade
Betaalterminal

Keuken

Taartmessenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Bakplatenaantal 8
Taartvormenaantal 10
Koelroostersaantal 8
Geldtelbakje

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handwasbak
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met een sluitingsdatum voor voorbestellingen, bijvoorbeeld 3 dagen voor de verkoop. Zo kun je hoeveelheden, verpakkingen en allergenenlabels op tijd voorbereiden.
Plan taarten die gekoeld moeten blijven als laatste in het bak- en afwerkschema. Houd koelboxen vrij en vervoer deze taarten zo kort mogelijk vóór de start naar de locatie.
Maak per taart een kaart met naam, prijs en allergenen voordat je de taarten uitstalt. Leg de kaarten meteen bij de juiste taart; achteraf uitzoeken kost tijd en leidt snel tot vergissingen.
Zet het betaalpunt vóór opening volledig klaar met kassalade, betaalmiddelen en kleingeld. Tel het wisselgeld vooraf en wijs één persoon aan die betalingen afhandelt.
Reserveer op de opbouwdag minstens 60 minuten voor tafels, tent, koffiepunt en afvalpunten. Test verlengsnoeren, stekkerdozen, koffiezetapparaten en waterkokers voordat bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel taarten moet ik bakken voor een taartenverkoop?: Gebruik de voorbestellingen als vaste basis en voeg een beperkte voorraad voor losse verkoop toe. Reken per soort ongeveer 10 tot 20 procent extra bovenop het vooraf bestelde aantal, zodat je niet direct uitverkocht bent zonder veel over te houden.
Wanneer moet ik een taartenverkoop organiseren?: Reserveer de verkooplocatie bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 2 tot 3 weken van tevoren en sluit voorbestellingen 3 dagen voor de verkoop, zodat je tijd hebt voor inkopen, labels en verpakking.
Hoe houd ik taarten koel tijdens een verkoop?: Bewaar gekoelde taarten tot vlak voor vertrek in de koelkast en gebruik koelboxen voor het vervoer. Houd de koelketen zo kort mogelijk en zet de taarten bij aankomst direct op een koele plek; vul koelboxen vooraf met koelelementen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een taartenverkoop?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor het betaalpunt, 1 voor het koffie- en theepunt en 1 voor de verkoop en het aanvullen. Bij een drukke locatie of meer dan ongeveer 50 bezoekers tegelijk is een vierde persoon handig voor inpakken en opruimen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.