Kuchenverkauf organisieren: vom Backen bis zur Kasse

Ein Kuchenverkauf steht und fällt nicht nur mit gebackenen Kuchen, sondern mit einem klaren Ablauf. Lege zuerst Sortiment, Preise und den Verkaufsstand fest, bevor du Einladungen verschickst und Vorbestellungen annimmst. Danach folgen Helferplan, Einkauf, Backen, Kühlung und die Kennzeichnung von Allergenen. Am Verkaufstag brauchst du getrennte Bereiche für Kuchen, Kaffee und Tee sowie eine gut vorbereitete Zahlstelle. So bleiben Ausgabe, Nachschub und Abrechnung übersichtlich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Verkaufsstand reservieren
2
Sortiment und Preise festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Vorbestellungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Einteilung der Freiwilligen bestätigen
7
Einkaufen gehen
2 Personen
8
Kuchenformen und Küchenmaterial kontrollieren
2 Personen
9
Kuchen backen
4 Personen
10
Torten fertigstellen
3 Personen
11
Torten kühlen und aufbewahren
2 Personen
12
Allergenkennzeichnungen vorbereiten
2 Personen
13
Preisschilder drucken
14
Vorbestellungen verpacken
2 Personen
15
Kleingeld und Zahlungsmittel bereitlegen
16
Vorräte und Materialien einpacken
3 Personen
17
Torten zum Veranstaltungsort transportieren
3 Personen
18
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
19
Partyzelt aufbauen
4 Personen
20
Tische eindecken
3 Personen
21
Kuchen anrichten
4 Personen
22
Allergenetiketten anbringen
2 Personen
23
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
24
Zahlstelle einrichten
2 Personen
25
Müllstationen aufstellen
26
Verkaufsteam instruieren

Event

27
Verkaufstresen öffnen
3 Personen
28
Torten und Kaffee servieren
4 Personen
29
Getränke nachfüllen
30
Vorbestellungen ausgeben
2 Personen
31
Verkäufe und Zahlungen erfassen
32
Kuchenbestand auffüllen
2 Personen
33
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
34
Verkaufsstand schließen
3 Personen

Nachbereitung

35
Kassenbestand zählen und sicher verstauen
2 Personen
36
Übrig gebliebene Kuchen verpacken
3 Personen
37
Tische und Materialien abbauen
4 Personen
38
Geschirr abwaschen
2 Personen
39
Location reinigen
3 Personen
40
Müll entsorgen
2 Personen
41
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
42
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Festzelt
TischeAnz. 6
StühleAnz. 12
KuchenständerAnz. 10
Transportwagen

Geschirr

KuchenplattenAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 40
KaffeelöffelAnz. 80
ServierbesteckAnz. 12
SchüsselnAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
WimpelketteAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 4
PreishalterAnz. 12
MenükartenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
Kassenschale
Kartenterminal

Küche

KuchmesserAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
BackblecheAnz. 8
KuchenformenAnz. 10
KühlrosteAnz. 8
Geldzählfach

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Handwaschbecken
PutzeimerAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Sortiment und Preise spätestens 10 bis 14 Tage vorher fest. Frage bei Vorbestellungen zusätzlich nach Ernährungswünschen und Allergien, damit die Kennzeichnungen nicht erst am Verkaufstag entstehen.
Bestätige die Helfereinteilung mindestens 5 Tage vorher. Plane eigene Personen für Verkauf, Kaffee- und Teebereich, Nachschub und Kasse ein, statt alle Aufgaben an einem Tisch zu bündeln.
Backe empfindliche Torten möglichst am Vortag und lagere sie bis zum Transport gekühlt. Kühlboxen, Kuchenplatten und ein Transportwagen sollten vor dem Backen kontrolliert und bereitgestellt werden.
Bereite Preisschilder, Allergenetiketten und verpackte Vorbestellungen spätestens am Vorabend vor. Am Stand müssen Etiketten direkt an den passenden Kuchen angebracht werden, nicht daneben auf einem Sammelblatt.
Richte zuerst Tische, Sitzplätze, Kaffee- und Teebereich, Zahlstelle und Müllstationen ein. Stelle Kuchenständer, Servierbesteck, Kleingeld und Zahlungsmittel bereit, bevor der erste Kuchen angeschnitten wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Kuchenverkauf organisieren?: Beginne etwa 2 bis 3 Wochen vorher mit Verkaufsstand, Sortiment und Preisen. Einladungen und Vorbestellungen können danach starten; den Helferplan solltest du spätestens 5 Tage vor dem Verkauf bestätigen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Kuchenverkauf?: Für einen kleinen Verkauf solltest du mindestens 4 Rollen besetzen: Verkauf, Kasse, Kaffee und Nachschub beziehungsweise Ausgabe. Bei hohem Andrang sind 6 bis 8 Helfer sinnvoll, damit niemand gleichzeitig kassieren und Kuchen ausgeben muss.
Wann sollte man Kuchen für einen Kuchenverkauf backen?: Trockene Kuchen kannst du 1 bis 2 Tage vorher backen. Torten und Kuchen mit empfindlicher Füllung bereitest du möglichst am Vortag zu und lagerst sie bis zum Transport gekühlt.
Wie kennzeichnet man Allergene beim Kuchenverkauf?: Bereite die Allergenkennzeichnungen spätestens am Vorabend vor und bringe sie direkt am jeweiligen Kuchen an. Bei Vorbestellungen solltest du Ernährungswünsche und Allergien bereits bei der Bestellung erfassen, nicht erst bei der Ausgabe.

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