Organiser une vente de gâteaux sans rien oublier

Une vente de gâteaux se prépare dans un ordre précis : fixer l’offre, prendre les précommandes, répartir les bénévoles, puis produire et installer. Commencez par le lieu, les horaires et les prix avant de lancer les invitations. Les oublis les plus fréquents concernent les allergènes, la conservation au frais, la monnaie et le transport des gâteaux. Prévoyez aussi un responsable distinct pour la caisse et un autre pour le café ou le thé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l’emplacement de vente
2
Définir l’assortiment et les prix
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les précommandes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer l’affectation des bénévoles
7
Faire les courses
2 personnes
8
Vérifier les moules à cake et le matériel de cuisine
2 personnes
9
Cuire des gâteaux
4 personnes
10
Finaliser les gâteaux
3 personnes
11
Réfrigérer et conserver les gâteaux
2 personnes
12
Préparer les étiquettes d’allergènes
2 personnes
13
Imprimer les cartes de prix
14
Emballer les précommandes
2 personnes
15
Préparer la petite monnaie et les moyens de paiement
16
Faire les bagages avec les stocks et le matériel
3 personnes
17
Transporter les gâteaux sur le site
3 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Monter la tente de réception
4 personnes
20
Dresser les tables
3 personnes
21
Présenter les gâteaux
4 personnes
22
Poser les étiquettes d’allergènes
2 personnes
23
Installer le point café et thé
2 personnes
24
Installer le point de paiement
2 personnes
25
Installer des points de collecte des déchets
26
Briefer l’équipe de vente

Événement

27
Ouvrir le comptoir de vente
3 personnes
28
Servir les gâteaux et le café
4 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Distribuer les précommandes
2 personnes
31
Enregistrer les ventes et les paiements
32
Réapprovisionner les gâteaux
2 personnes
33
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
34
Fermer le comptoir de vente
3 personnes

Suivi

35
Compter la caisse et la ranger en sécurité
2 personnes
36
Emballer les gâteaux restants
3 personnes
37
Démonter les tables et le matériel
4 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Nettoyer le lieu
3 personnes
40
Évacuer les déchets
2 personnes
41
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
42
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réception
Tablesqté 6
Chaisesqté 12
Présentoirs à gâteauxqté 10
Chariot de transport

Vaisselle

Assiettes à gâteauqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Cuillères à caféqté 80
Couverts de serviceqté 12
Saladiersqté 8

Décoration

Nappesqté 6
Guirlande de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 4
Porte-prixqté 12
Panneaux de menuqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Tiroir-caisse
Terminal de paiement

Cuisine

Couteaux à gâteauqté 6
Planches à découperqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Plaques de cuissonqté 8
Moules à gâteauqté 10
Grilles de refroidissementqté 8
Bac à monnaie

Nettoyage

Poubellesqté 4
Lave-mains
Seaux de nettoyageqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’assortiment et les prix au moins 10 à 14 jours avant la vente. Limitez le choix à quelques catégories clairement identifiées et notez dès le départ les quantités disponibles.
Demandez les besoins alimentaires avec chaque précommande, puis préparez les étiquettes d’allergènes avant l’emballage. Ne vous fiez pas à la mémoire : une recette modifiée doit entraîner une vérification immédiate de l’étiquette.
Organisez la cuisson par lots et laissez refroidir complètement les gâteaux avant de les emballer. Réservez les produits qui doivent rester au frais dans des glacières et vérifiez leur conservation avant le transport.
Confirmez l’affectation des bénévoles 3 à 5 jours avant l’événement, avec une personne pour la caisse, une pour le réassort et une pour le point café-thé. Prévoyez un remplacement pour chaque poste clé.
Préparez la caisse, les moyens de paiement, les cartes de prix et les stocks dans des contenants séparés la veille. Chargez ensuite les gâteaux avec un chariot de transport et gardez les précommandes regroupées pour éviter les erreurs de remise.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une vente de gâteaux ?: Commencez idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu, définissez l’assortiment et les prix, puis envoyez les invitations au moins 10 jours avant la vente pour laisser le temps de recueillir les précommandes.
Combien de gâteaux prévoir pour une vente ?: Basez-vous d’abord sur les précommandes, puis ajoutez une réserve de 10 à 20 % pour les achats spontanés. Ajustez cette marge selon la durée de la vente et la fréquentation attendue, plutôt que de cuire une quantité identique de chaque variété.
Comment conserver les gâteaux avant la vente ?: Laissez les gâteaux refroidir complètement avant de les emballer, puis réfrigérez ceux qui contiennent une garniture ou un ingrédient périssable. Vérifiez leur état le jour même et transportez les produits frais dans des glacières jusqu’au lieu de vente.
Que faut-il préparer la veille d’une vente de gâteaux ?: La veille, finalisez les gâteaux, les étiquettes d’allergènes, les cartes de prix et les précommandes emballées. Préparez aussi la monnaie, les moyens de paiement et les caisses de matériel afin de pouvoir installer les tables et le point de vente sans chercher les fournitures le matin.

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