Organiser une compétition de natation synchronisée, étape par étape

Commencez par fixer le format de la compétition, puis réservez la piscine et vérifiez le règlement applicable. Les inscriptions, le jury, les officiels et les secours doivent être confirmés avant de construire le programme. Prévoyez ensuite la collecte des fichiers musicaux, les listes de départ et l’ordre des morceaux. Les oublis les plus fréquents concernent les données des participantes, les tests audio autour du bassin et la répartition précise du personnel le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver la piscine
3
Vérifier le règlement de la compétition
2 personnes
4
Définir les membres du jury
2 personnes
5
Désigner les officiels techniques
2 personnes
6
Inviter les participants
2 personnes
7
Envoyer les invitations au public
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer le personnel de premiers secours
11
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Établir les listes de départ
2 personnes
14
Établir l'ordre des morceaux
2 personnes
15
Publier le programme des matchs
16
Vérifier les réservations
17
Répartir le personnel
2 personnes
18
Ouvrir la billetterie
19
Imprimer les feuilles de score
20
Vérifier les données des participants
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Ajouter la musique à la playlist
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Préparer les kits de départ
2 personnes
25
Trier les pièces de compétition
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier l'eau du bain et les vestiaires
2 personnes
29
Installer la table du jury
3 personnes
30
Installer la table d’inscription
2 personnes
31
Installer les sièges du public
4 personnes
32
Installer les barrières
2 personnes
33
Tester le son et la musique
2 personnes
34
Préparer le matériel du jury
2 personnes

Événement

35
Accueillir les participants
3 personnes
36
Distribuer les dossards
2 personnes
37
Enregistrer la présence
2 personnes
38
Encadrer l’échauffement à la piscine
3 personnes
39
Briefing du jury
2 personnes
40
Donner le briefing technique
2 personnes
41
Ouvrir les portes du public
3 personnes
42
Accueillir le public
3 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Annoncer l’ordre de départ
45
Diffuser la musique selon le programme
46
Animer les manches du concours
4 personnes
47
Collecter les scores
2 personnes
48
Saisir les scores
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
53
Publier les classements intermédiaires
54
Préparer la remise des prix
3 personnes
55
Annoncer les gagnants
56
Remettre les médailles
3 personnes
57
Prononcer le mot de clôture
58
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
59
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

60
Éteindre le matériel audio
2 personnes
61
Archiver les formulaires du jury
2 personnes
62
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
63
Retirer les barrières
2 personnes
64
Faire la vaisselle
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Vérifier les vestiaires
2 personnes
67
Nettoyer l'espace public
3 personnes
68
Emballer le matériel
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Envoyer les résultats
71
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 180
Table du juryqté 2
Table d'inscription
Bancs de vestiaireqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Ordinateur portable de musique
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Clés USBqté 3

Matériel de sport

Numéros de départqté 100
Bonnets de bainqté 100
Haut-parleurs de musique étanchesqté 2
Pendule de matchqté 2
Chronomètreqté 3
Siffletsqté 4
Balisage de la piscine
Cônesqté 12
Tapis antidérapantsqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6

Jury

Feuilles de scoreqté 400
Sous-mains du juryqté 12
Presse-papiersqté 15
Calculatricesqté 4
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Listes de départqté 20
Brochures du programmeqté 200

Décoration

Ruban de scène
Drapeauxqté 8
Banderoles de compétitionqté 3
Nappesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la piscine avant d’ouvrir les inscriptions : gardez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les créneaux, les vestiaires, le balisage et les conditions techniques.
Fixez une date limite d’inscription située 3 à 4 semaines avant la compétition. Utilisez ensuite les données vérifiées pour établir les listes de départ et l’ordre des morceaux, plutôt que de corriger le programme le dernier jour.
Demandez les fichiers musicaux au format convenu au plus tard 10 jours avant l’épreuve, puis testez chaque morceau avec l’ordinateur, la table de mixage, les haut-parleurs et les rallonges utilisées sur place.
Confirmez le jury, les officiels techniques et les premiers secours au moins 3 semaines avant l’événement. Prévoyez aussi leur emplacement, leurs feuilles de score, leurs sièges et les accès nécessaires autour du bassin.
Préparez les kits de départ, les numéros, les bonnets et les pièces de compétition la veille. Installez les tapis antidérapants, le balisage et les cônes avant l’arrivée du public, puis faites un contrôle complet du bassin et du son.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de natation synchronisée ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la piscine, confirmer le règlement et les officiels, ouvrir les inscriptions, réunir la musique et publier un programme fiable.
Quand faut-il clôturer les inscriptions ?: Fermez les inscriptions environ 3 à 4 semaines avant la compétition. Gardez ce temps pour vérifier les informations des participantes, recueillir les besoins alimentaires et préparer les listes de départ.
Quand envoyer les fichiers musicaux ?: Demandez-les au plus tard 10 jours avant l’épreuve, sur une clé USB et dans le format retenu. Testez ensuite chaque fichier sur le matériel audio prévu autour de la piscine.
Combien de temps avant faut-il préparer le matériel ?: Rassemblez et contrôlez le matériel la veille, puis installez le bassin et les espaces d’accueil avant l’ouverture. Un contrôle technique d’au moins 2 heures le jour même laisse le temps de résoudre un problème de son ou de branchement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.