Zo organiseer je een symposium zonder losse eindjes
Begin met het doel, thema en programma van je symposium. Leg daarna de sprekers, locatie, catering en techniek vast; die onderdelen bepalen hoeveel deelnemers je aankunt en welk budget nodig is. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen en vervoersinformatie. In de laatste week controleer je presentaties, deelnemersgegevens en materialen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, werkende techniek en een programma dat niet uitloopt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Programma en thema vaststellen
2 personen
- 2
Sprekers benaderen
2 personen
- 3
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
- 4
Locatie reserveren
- 5
Catering reserveren
- 6
Techniek reserveren
- 7
Uitnodigingen ontwerpen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
- 10
Aanmeldingsbevestigingen versturen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Vervoersinformatie delen
- 13
Presentaties opvragen
- 14
Presentaties controleren
2 personen
- 15
Programma definitief maken
2 personen
- 16
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 17
Deelnemerslijst afdrukken
- 18
Hand-outs afdrukken
2 personen
- 19
Materialen en techniek controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
2 personen
- 21
Catering ontvangen
2 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Locatie inspecteren
2 personen
- 24
Registratietafel klaarzetten
2 personen
- 25
Stoelen opstellen
4 personen
- 26
Tafels opstellen
3 personen
- 27
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
- 28
Projectiescherm plaatsen
2 personen
- 29
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
- 30
Presentaties op de laptop zetten
- 31
Microfoons testen
2 personen
- 32
Verlichting instellen
- 33
Koffiepunten inrichten
3 personen
- 34
Buffetruimte inrichten
3 personen
- 35
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 36
Naambadges klaarleggen
2 personen
Event
- 37
Sprekers ontvangen
2 personen
- 38
Sprekers technisch briefen
2 personen
- 39
Deelnemers registreren
4 personen
- 40
Ontvangstdrank serveren
3 personen
- 41
Opening verzorgen
2 personen
- 42
Sprekers begeleiden
2 personen
- 43
Tijd en programma bewaken
- 44
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
- 45
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
- 46
Koffie en thee serveren
3 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 49
Dinerbuffet openen
3 personen
- 50
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 51
Buffet aanvullen
2 personen
- 52
Koffie na diner serveren
2 personen
- 53
Avondprogramma begeleiden
2 personen
- 54
Afsluiting verzorgen
- 55
Sprekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 56
Afval verzamelen
3 personen
- 57
Servies verzamelen
3 personen
- 58
Buffet afbreken
3 personen
- 59
Techniek uitschakelen
2 personen
- 60
Decoratie verwijderen
2 personen
- 61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Locatie schoonmaken
3 personen
- 64
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 65
Techniek retourneren
2 personen
- 66
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
- 67
Presentaties archiveren
- 68
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 115
- Tafelsaantal 14
- Registratietafel
- Spreektafel
- Buffettafelsaantal 6
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Geluidsmixer
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Presentatieklikkeraantal 2
- Flip-overaantal 2
- Flip-overstiftenaantal 12
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 120
- Koffielepelsaantal 120
- Dinerbesteksetsaantal 120
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
- Buffetschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Dienbladenaantal 8
Decoratie
- Naamkaartstandaardsaantal 10
- Tafelkleedensetsaantal 14
- Bloemstukkenaantal 8
- Programmapostersaantal 6
- Naambadgehoudersaantal 120
- Pijlbordenaantal 10
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilsetaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniek niet pas voor de laatste week. Test laptop, projector, projectiescherm, microfoons, geluidsmixer en HDMI-kabels vooraf samen in de zaal en leg per onderdeel een reservekabel klaar.
- Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen vooraf op en controleer ze op beeldverhouding, video en lettergrootte. Zo ontdek je vóór de opbouw of een bestand niet werkt op de laptop of projector.
- Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het symposium af. Druk daarna de deelnemerslijst en naambadges, en gebruik de definitieve aantallen voor catering, stoelen en hand-outs.
- Maak de registratie klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt: zet de registratietafel bij de ingang, leg de alfabetische deelnemerslijst en badges klaar en richt een aparte plek in voor garderobe en jassen.
- Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor locatie-inspectie en opbouw. Controleer stoelen, spreektafel, buffettafels, dranken, koffiezetapparaten, waterkokers en alle stroomaansluitingen voordat de ontvangst begint.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een symposium organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Sprekers, locatie, catering en techniek moeten eerst beschikbaar zijn; open de aanmeldingen daarna ongeveer 6 tot 8 weken voor de bijeenkomst.
- Wanneer moet je sprekers voor een symposium vastleggen?
- Benader sprekers zodra thema en gewenste datum bekend zijn, bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf. Bevestig uiterlijk 6 weken voor het symposium hun onderwerp, spreektijd en technische wensen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een symposium?
- Reken op minimaal 60 minuten voor een eenvoudige opbouw en 90 tot 120 minuten als je meerdere microfoons, een projector en catering gebruikt. Plan daarna nog 15 minuten voor een volledige techniekcheck.
- Wanneer verzamel je dieetwensen voor een symposium?
- Vraag dieetwensen uit tijdens de aanmelding en sluit die inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het symposium af. Geef het definitieve aantal en de specifieke wensen daarna direct door aan de cateraar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!