Cómo organizar un simposio sin perder el control
Organizar un simposio exige coordinar contenido, ponentes, asistentes y medios técnicos en un orden concreto. Empieza por definir el tema y el programa provisional; después confirma a los ponentes y reserva el lugar, el catering y la técnica. Las inscripciones y la información dietética deben cerrarse antes de encargar las cantidades finales. En los últimos días, revisa las presentaciones, prueba el equipo y prepara el registro para que la llegada de los asistentes no retrase el inicio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Definir el programa y el tema
2 personas
- 2
Contactar con los ponentes
2 personas
- 3
Confirmar ponentes y temas
2 personas
- 4
Reservar el lugar
- 5
Reservar el catering
- 6
Reservar técnica
- 7
Diseñar invitaciones
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Enviar confirmaciones de inscripción
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Compartir la información de transporte
- 13
Solicitar presentaciones
- 14
Revisar las presentaciones
2 personas
- 15
Definir el programa final
2 personas
- 16
Preparar acreditaciones
2 personas
- 17
Imprimir la lista de participantes
- 18
Imprimir folletos
2 personas
- 19
Comprobar materiales y técnica
2 personas
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Recibir el catering
2 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 24
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 25
Colocar las sillas
4 personas
- 26
Montar mesas
3 personas
- 27
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
- 28
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
- 29
Montar el sistema de sonido
2 personas
- 30
Poner las presentaciones en la laptop
- 31
Probar los micrófonos
2 personas
- 32
Configurar la iluminación
- 33
Montar puntos de café
3 personas
- 34
Montar la zona del buffet
3 personas
- 35
Preparar los aperitivos
3 personas
- 36
Colocar las acreditaciones
2 personas
Evento
- 37
Recibir a los ponentes
2 personas
- 38
Informar técnicamente a los ponentes
2 personas
- 39
Registrar a los participantes
4 personas
- 40
Servir bebida de bienvenida
3 personas
- 41
Encargarse de la inauguración
2 personas
- 42
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 43
Vigilar el tiempo y el programa
- 44
Recoger preguntas del público
2 personas
- 45
Preparar la pausa para el café
3 personas
- 46
Servir café y té
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 49
Abrir el bufé de la cena
3 personas
- 50
Servir comidas especiales
2 personas
- 51
Reponer el bufé
2 personas
- 52
Servir café después de la cena
2 personas
- 53
Coordinar el programa de la noche
2 personas
- 54
Gestionar el cierre
- 55
Despedir a los ponentes
2 personas
Seguimiento
- 56
Recoger la basura
3 personas
- 57
Recoger la vajilla
3 personas
- 58
Desmontar el bufé
3 personas
- 59
Apagar la técnica
2 personas
- 60
Retirar la decoración
2 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Limpiar el lugar
3 personas
- 64
Devolver el material prestado
2 personas
- 65
Devolver el equipo técnico
2 personas
- 66
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
- 67
Archivar presentaciones
- 68
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 115
- Mesascant. 14
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
- Mesas de buffetcant. 6
- Taburetescant. 6
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Clic de presentacióncant. 2
- Pizarra de hojascant. 2
- Rotuladores para pizarracant. 12
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Juegos de cubiertos para cenacant. 120
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de buffetcant. 12
- Cucharonescant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejascant. 8
Decoración
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 10
- Sets de mantelescant. 14
- Arreglos floralescant. 8
- Pósteres del programacant. 6
- Portanombrescant. 120
- Carteles direccionalescant. 10
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Juego de fregonacant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa provisional antes de contactar con los ponentes: así pueden confirmar un tema y una duración concretos. Pide la presentación final al menos 5 días antes del simposio para revisarla y comprobar que funciona con el portátil, el proyector y la pantalla.
- Reserva el lugar, el catering y la técnica en cuanto tengas una fecha y un número estimado de asistentes. Deja un margen del 10 % en sillas, vasos y material de registro si las inscripciones siguen abiertas.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Ese plazo permite ajustar el catering, imprimir la lista de participantes y preparar acreditaciones sin trabajar con datos incompletos.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, cables HDMI, alargadores y regletas. No basta con comprobar que cada aparato enciende; prueba también el sonido desde la última fila.
- Prepara la mesa de registro al menos 60 minutos antes de abrir las puertas. Coloca las acreditaciones y la lista impresa en orden alfabético, revisa la disposición de las sillas y enfría las bebidas antes de que lleguen los primeros asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un simposio?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas reservar lugar, catering y técnica. Deja la última semana para cerrar inscripciones, revisar presentaciones y confirmar el programa final.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de asistentes de un simposio?
- Ciérrala entre 5 y 7 días antes del evento para poder ajustar el catering e imprimir acreditaciones y folletos. Guarda una copia actualizada y lleva algunas acreditaciones en blanco para cambios de última hora.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la técnica de un simposio?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela entre 60 y 90 minutos antes de empezar. Comprueba especialmente los micrófonos, el proyector, el sonido, los cables y el clic de presentación.
- ¿Cuándo pedir las presentaciones a los ponentes?
- Solicítalas entre 7 y 10 días antes y fija una fecha límite de al menos 5 días antes del simposio. Así tienes tiempo para revisarlas, unificarlas y resolver problemas de formato o vídeo.
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