Organiser un symposium, étape par étape

Un symposium se prépare dans un ordre précis : d’abord le thème et le programme, puis les intervenants, le lieu et les prestataires. Les inscriptions viennent ensuite, avec la collecte des besoins alimentaires et l’envoi des informations pratiques. La dernière phase sert à verrouiller les présentations, les badges, la technique et l’installation de la salle. Ce sont surtout les confirmations tardives et les tests incomplets qui créent des problèmes le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et le thème
2 personnes
2
Contacter les intervenants
2 personnes
3
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
4
Réserver le lieu
5
Réserver le catering
6
Réserver la technique
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Envoyer les confirmations d'inscription
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Partager les informations de transport
13
Demander les présentations
14
Vérifier les présentations
2 personnes
15
Finaliser le programme
2 personnes
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer la liste des participants
18
Imprimer les documents
2 personnes
19
Vérifier le matériel et la technique
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Réception du catering
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Inspecter le lieu
2 personnes
24
Préparer la table d'inscription
2 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
28
Installer l’écran de projection
2 personnes
29
Installer le système son
2 personnes
30
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Régler l’éclairage
33
Aménager les points café
3 personnes
34
Aménager l’espace buffet
3 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Préparer les badges nominatifs
2 personnes

Événement

37
Accueillir les intervenants
2 personnes
38
Briefer techniquement les intervenants
2 personnes
39
Enregistrer les participants
4 personnes
40
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
41
Assurer l’ouverture
2 personnes
42
Accompagner les intervenants
2 personnes
43
Superviser le timing et le programme
44
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
45
Préparer la pause café
3 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
49
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
50
Servir les repas diététiques
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Servir le café après le dîner
2 personnes
53
Encadrer le programme du soir
2 personnes
54
Assurer la clôture
55
Dire au revoir aux intervenants
2 personnes

Suivi

56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Démonter le buffet
3 personnes
59
Éteindre la technique
2 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
3 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Retourner le matériel technique
2 personnes
66
Stocker le matériel restant
2 personnes
67
Archiver les présentations
68
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 115
Tablesqté 14
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Sets de couverts pour le dînerqté 120
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de buffetqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateauxqté 8

Décoration

Présentoirs pour cartes nominativesqté 10
Sets de nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Affiches du programmeqté 6
Supports de badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Kit de lavageqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer le thème, le format et les horaires avant de contacter les intervenants. Demande à chacun son sujet confirmé et sa présentation au plus tard 7 jours avant le symposium.
Réserve le lieu, la restauration et la technique dès que la date est arrêtée. Prévois une table d’inscription, une table pour les intervenants et suffisamment d’espace pour les chaises, le buffet et les portants.
Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin d’imprimer la liste des participants et les badges nominatifs. Utilise ce délai pour relancer les personnes inscrites sans confirmation.
Teste chaque élément technique sur place au moins 2 heures avant l’accueil : ordinateur, projecteur, écran, microphones, haut-parleurs, câbles HDMI, rallonges et multiprises.
Ne laisse pas les boissons et le café au dernier moment. Refroidis les boissons avant l’arrivée des participants, vérifie la livraison du catering et installe les tasses, verres, assiettes et couverts avant l’ouverture de la table d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un symposium ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour un symposium avec plusieurs intervenants. Ce délai permet de réserver le lieu et les prestataires, d’ouvrir les inscriptions et de récupérer les présentations au moins 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il confirmer les intervenants d’un symposium ?: Confirme les intervenants et leurs sujets dès que le programme provisoire est établi, idéalement 6 semaines avant le symposium. Demande ensuite les présentations et fixe une date limite située 7 jours avant le jour J.
Quand envoyer les invitations à un symposium ?: Envoie les invitations environ 4 semaines avant l’événement, avec le programme provisoire, le lieu et les modalités d’inscription. Prévois une relance 10 à 14 jours plus tard si les inscriptions sont faibles.
Que faut-il vérifier le matin d’un symposium ?: Arrive au moins 2 heures avant l’accueil pour inspecter la salle, installer les chaises et la table d’inscription, tester la projection et les microphones, puis contrôler la livraison du catering. Garde ensuite 30 minutes sans autre tâche pour gérer les imprévus.

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