Zo organiseer je een survivalrun

Begin met het parcours, de datum en de start- en finishlocatie. Controleer daarna vergunningen, meldingen en verzekering voordat je deelnemers uitnodigt. Open de inschrijving pas als je de route, startgroepen, veiligheidsaanpak en vrijwilligersbezetting kunt uitleggen. In de laatste weken draait alles om inspectie, markering, materiaalcontrole en een duidelijke briefing. Zo voorkom je dat routepijlen ontbreken, een hindernis niet veilig blijkt of vrijwilligers op de wedstrijddag niet weten waar ze moeten staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Verzekeringsgegevens vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Inschrijfformulier openen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Startgroepen indelen
2 personen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
13
Obstakels en route inspecteren
3 personen
14
Risico's per hindernis vastleggen
3 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Parcoursmarkering bestellen
17
Startnummers en polsbandjes maken
3 personen
18
Routeborden voorbereiden
2 personen
19
Medische contactlijst printen
20
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen controleren
3 personen
23
Batterijen opladen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Startpakketten sorteren
4 personen
26
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
27
Parcours uitzetten
6 personen
28
Obstakels controleren
4 personen
29
Waterposten opbouwen
4 personen
30
Registratietafels opstellen
3 personen
31
Tenten en meubilair opbouwen
6 personen
32
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
33
EHBO-punt inrichten
2 personen
34
Finishboog plaatsen
3 personen
35
Route- en veiligheidsborden plaatsen
4 personen
36
Startnummers klaarleggen
2 personen
37
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
38
Vrijwilligers briefen
3 personen
39
Obstakelposten bemannen
12 personen
40
Waterposten bemannen
6 personen

Event

41
Deelnemers registreren
5 personen
42
Startpakketten uitdelen
4 personen
43
Bagage innemen
3 personen
44
Warming-up begeleiden
2 personen
45
Startprocedure uitleggen
2 personen
46
Startgroepen laten vertrekken
4 personen
47
Obstakels begeleiden
12 personen
48
Deelnemers op route begeleiden
4 personen
49
Water uitdelen
6 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Tussentijden registreren
3 personen
52
Finishers afvinken
3 personen
53
Medaille-uitgifte verzorgen
3 personen
54
Finishzone bemannen
4 personen
55
Finishers van herstelvoer voorzien
4 personen
56
EHBO-verzoeken afhandelen
3 personen
57
Vermiste deelnemers controleren
3 personen
58
Laatste deelnemers binnenhalen
4 personen
59
Uitslagen controleren
2 personen
60
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
61
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen
62
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

63
Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
64
Obstakels veilig afbreken
6 personen
65
Tenten en tafels afbreken
6 personen
66
Afval verzamelen
5 personen
67
Locatie schoonmaken
5 personen
68
Materiaal inventariseren
3 personen
69
Servies en koelboxen reinigen
3 personen
70
Uitslagen publiceren
71
Deelnemersbedankje versturen
72
Gevonden voorwerpen registreren
73
Huurmaterialen retourneren
3 personen
74
Restanten opruimen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Registratietafelsaantal 3
Afzethekkenaantal 30
Pionnenaantal 40

Sportmateriaal

Startnummersaantal 180
Polsbandjesaantal 180
Finishermedaillesaantal 180
Markeerlintaantal 20
Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 15
Hindernisbordenaantal 20
Touwaantal 200
Klimnettenaantal 4
Houten balkenaantal 12
Houten palletsaantal 20
Houten plankenaantal 20
Waterbakkenaantal 4
Moddermattenaantal 12
Stormlijnenaantal 12
Haringenaantal 60
Rubberen mattenaantal 20
Startlint
Finishboog

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 12
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Koelboxenaantal 8
Handmegafonenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Catering

Waterkannenaantal 12
Drankdispensersaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Koelelementenaantal 30
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 25
Werkhandschoenenaantal 30
Noodverlichtingslampenaantal 8
Zaklampenaantal 12
Brandblussersaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Koekjesblikkenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Tips

Leg per hindernis het risico en de maatregel vast en inspecteer het parcours uiterlijk één week voor de run opnieuw. Controleer daarna ook touw, klimnetten, houten onderdelen, waterbakken, moddermatten en rubberen matten.
Regel vergunningen, meldingen en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd minimaal twee weken ruimte over voor vragen of aanvullende voorwaarden van betrokken instanties.
Plan vrijwilligers per post en geef ze vóór de start een briefing van ongeveer 30 minuten. Zorg dat iedere post een portofoon of een afgesproken terugvalroute heeft en dat de medische contactlijst op papier beschikbaar is.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de survivalrun. Vermeld daarin startgroep, aankomsttijd, registratie, parcoursregels, kledingadvies en wat ze bij de start moeten meenemen.
Maak startpakketten per startgroep en laad tijdregistratiesysteem, portofoons, luidsprekers en stopwatches de avond ervoor op. Leg startnummers, polsbandjes, routeborden en markeerlint per locatie klaar, zodat de opbouw niet op registratie en briefing wacht.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een survivalrun organiseren en het parcours vastleggen?: Leg datum, parcours en start- en finishlocatie bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over voor vergunningen, verzekering, vrijwilligers en een volledige veiligheidsinspectie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een survivalrun?: Tel minimaal 1 vrijwilliger per bemande hindernis of controlepost, plus 2 tot 4 mensen voor registratie, start, finish en materiaal. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week voor de run en plan een briefing van 30 minuten.
Wanneer open ik de inschrijving voor een survivalrun?: Open de inschrijving pas nadat parcours, veiligheidsmaatregelen en start- en finishlocatie zijn bevestigd. Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de run, zodat je startgroepen, polsbandjes en startpakketten kunt maken.
Wanneer controleer ik het parcours voor een survivalrun?: Doe een eerste inspectie zodra de hindernissen zijn opgebouwd en een tweede controle uiterlijk 24 uur voor de start. Controleer na zware regen of harde wind opnieuw de ondergrond, afzetting, markering en stormlijnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.