Survivalrun organisieren: von der Strecke bis zum Zieleinlauf

Bei einer Survivalrun-Organisation legst du zuerst Datum, Strecke und Start- sowie Zielort fest. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Anmeldung und die Einteilung von Teilnehmenden und Freiwilligen. Plane die Hindernisse nicht nur sportlich, sondern prüfe jedes davon auf konkrete Risiken und sichere Wege. In der letzten Woche geht es vor allem um Markierungen, Funkgeräte, Startpakete, Wetter und ein klares Briefing für alle Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Strecke festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
3
Start- und Zielort reservieren
4
Versicherungsdaten erfassen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Startgruppen einteilen
2 Personen
11
Teilnehmerinformationen versenden
12
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
13
Hindernisse und Strecke inspizieren
3 Personen
14
Risiken pro Hindernis festhalten
3 Personen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Streckenmarkierung bestellen
17
Startnummern und Armbänder erstellen
3 Personen
18
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
19
Medizinische Kontaktliste drucken
20
Volunteer-Briefing vorbereiten
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien prüfen
3 Personen
23
Batterien aufladen
24
Kühlboxen füllen
2 Personen
25
Startpakete sortieren
4 Personen
26
Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
27
Parcours aufbauen
6 Personen
28
Hindernisse prüfen
4 Personen
29
Wasserstationen aufbauen
4 Personen
30
Registrierungstische aufstellen
3 Personen
31
Zelte und Möbel aufbauen
6 Personen
32
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
33
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
34
Zielbogen aufstellen
3 Personen
35
Weg- und Sicherheitsschilder aufstellen
4 Personen
36
Startnummern bereitlegen
2 Personen
37
Freiwillige empfangen
3 Personen
38
Freiwillige einweisen
3 Personen
39
Posten an Hindernissen besetzen
12 Personen
40
Wasserstationen besetzen
6 Personen

Event

41
Teilnehmer registrieren
5 Personen
42
Startpakete verteilen
4 Personen
43
Gepäck annehmen
3 Personen
44
Aufwärmen betreuen
2 Personen
45
Startprozedur erklären
2 Personen
46
Startgruppen loslassen
4 Personen
47
Hindernisse betreuen
12 Personen
48
Teilnehmer entlang der Route begleiten
4 Personen
49
Wasser verteilen
6 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
52
Finisher abhaken
3 Personen
53
Medaillenausgabe organisieren
3 Personen
54
Zielbereich besetzen
4 Personen
55
Zieleinläufer mit Regenerationsverpflegung versorgen
4 Personen
56
Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten
3 Personen
57
Vermisste Teilnehmer prüfen
3 Personen
58
Letzte Teilnehmende aufnehmen
4 Personen
59
Ergebnisse prüfen
2 Personen
60
Preisverleihung durchführen
4 Personen
61
Teilnehmer über die Abreise informieren
2 Personen
62
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

63
Parcoursmaterialien entfernen
6 Personen
64
Hindernisse sicher abbauen
6 Personen
65
Zelte und Tische abbauen
6 Personen
66
Abfall sammeln
5 Personen
67
Location reinigen
5 Personen
68
Material inventarisieren
3 Personen
69
Geschirr und Kühlboxen reinigen
3 Personen
70
Ergebnisse veröffentlichen
71
Dankeschön an Teilnehmer versenden
72
Fundgegenstände registrieren
73
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
74
Reste aufräumen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappTischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
RegistrierungstischeAnz. 3
AbsperrgitterAnz. 30
KegelAnz. 40

Sportmaterial

StartnummernAnz. 180
ArmbänderAnz. 180
FinishermedaillenAnz. 180
AbsperrbandAnz. 20
WegweiserAnz. 40
WegweiserAnz. 15
HindernisschilderAnz. 20
SeilAnz. 200
KletternetzeAnz. 4
HolzbalkenAnz. 12
HolzpalettenAnz. 20
HolzbretterAnz. 20
WasserbehälterAnz. 4
SchlammmattenAnz. 12
SturmleinenAnz. 12
HeringeAnz. 60
GummimattenAnz. 20
Startband
Zielbogen

Ausstattung

Zeitmesssystem
StoppuhrenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 12
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
KühlboxenAnz. 8
HandmegafoneAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180

Catering

WasserkannenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 6
KühlelementeAnz. 30
Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 25
ArbeitshandschuheAnz. 30
NotbeleuchtungslampenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 3

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
KeksdosenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Tipps

Lege Strecke, Start und Ziel mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei auch, wo Registrierungstische, Absperrgitter, Lautsprecher und medizinische Anlaufstellen stehen können.
Kläre Genehmigungen und Versicherungsdaten, bevor du die Anmeldung öffnest. Für die Anmeldung brauchst du außerdem Angaben zu Ernährungswünschen und eine Möglichkeit, Teilnehmerinformationen gesammelt zu versenden.
Teile die Startgruppen erst nach dem Anmeldeschluss ein und verschicke die Startzeit mindestens 5 bis 7 Tage vorher. Sortiere Startnummern, Armbänder und Startpakete nach Gruppe, damit die Ausgabe vor Ort nicht ins Stocken gerät.
Begehe jedes Hindernis spätestens 7 Tage vor dem Lauf und halte pro Hindernis mindestens eine konkrete Gefahr und eine Gegenmaßnahme fest. Kontrolliere dabei Seile, Kletternetze, Holzbalken, Paletten, Matten, Heringe und Sturmleinen.
Bereite das Volunteer-Briefing auf einer Seite vor und plane 20 bis 30 Minuten für die Einweisung ein. Lade Batterien, prüfe Funkgeräte und Zeitmessung, fülle Kühlboxen und drucke die medizinische Kontaktliste am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Survivalrun-Strecke planen?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Strecke, Start, Ziel und Genehmigungen. Eine Woche vor dem Lauf sollte die vollständige Sicherheitsbegehung abgeschlossen sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Survivalrun?: Plane pro besetztem Hindernis mindestens 2 Helfer ein und ergänze Personal für Registrierung, Start, Ziel und Erste Hilfe. Die endgültige Zahl hängt von der Streckenlänge und der Anzahl der Hindernisse ab.
Wann sollte man die Startgruppen einteilen?: Teile die Gruppen nach dem Anmeldeschluss ein, idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Lauf. So kannst du Nachmeldungen, Ernährungswünsche und unterschiedliche Startzeiten noch berücksichtigen.
Was muss man am Tag vor einer Survivalrun kontrollieren?: Prüfe am Vortag Markierungen, Wegweiser, Absperrungen, Hindernisschilder, Funkgeräte, Batterien und Zeitmessung. Sortiere außerdem Startpakete und stelle Wasserbehälter, Kühlboxen und medizinische Kontaktdaten bereit.

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