Organiser une course d’obstacles en pleine nature

Commencez par verrouiller la date, le parcours et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Une course d’obstacles en nature demande ensuite une organisation précise des groupes, des bénévoles et de la sécurité sur chaque obstacle. Prévoyez aussi le balisage, les dossards, les bracelets et les moyens de communication bien avant le jour J. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, sans découvrir trop tard un risque, un manque de matériel ou une information essentielle à transmettre aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Enregistrer les informations d'assurance
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les groupes de départ
2 personnes
11
Envoyer les informations aux participants
12
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
13
Inspecter les obstacles et le parcours
3 personnes
14
Consigner les risques par obstacle
3 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Commander le balisage du parcours
17
Créer les dossards et les bracelets
3 personnes
18
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
19
Imprimer la liste des contacts médicaux
20
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier le matériel
3 personnes
23
Recharger les batteries
24
Remplir les glacières
2 personnes
25
Trier les kits de départ
4 personnes
26
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
27
Mettre en place le parcours
6 personnes
28
Vérifier les obstacles
4 personnes
29
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
30
Installer les tables d'inscription
3 personnes
31
Monter les tentes et le mobilier
6 personnes
32
Installer le système de sonorisation
2 personnes
33
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
34
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
35
Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité
4 personnes
36
Préparer les dossards
2 personnes
37
Accueillir les bénévoles
3 personnes
38
Briefing des bénévoles
3 personnes
39
Assurer les postes d'obstacles
12 personnes
40
Tenir les postes d’eau
6 personnes

Événement

41
Enregistrer les participants
5 personnes
42
Distribuer les kits de départ
4 personnes
43
Recevoir les bagages
3 personnes
44
Animer l'échauffement
2 personnes
45
Expliquer la procédure de départ
2 personnes
46
Faire partir les groupes de départ
4 personnes
47
Encadrer les obstacles
12 personnes
48
Accompagner les participants sur le parcours
4 personnes
49
Distribuer de l'eau
6 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
52
Cocher les arrivants
3 personnes
53
Gérer la remise des médailles
3 personnes
54
Encadrer la zone d’arrivée
4 personnes
55
Fournir des aliments de récupération aux finishers
4 personnes
56
Gérer les demandes de premiers secours
3 personnes
57
Vérifier les participants disparus
3 personnes
58
Faire entrer les derniers participants
4 personnes
59
Vérifier les résultats
2 personnes
60
Assurer la remise des prix
4 personnes
61
Informer les participants du départ
2 personnes
62
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

63
Retirer le matériel du parcours
6 personnes
64
Démontage sécurisé des obstacles
6 personnes
65
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
66
Rassembler les déchets
5 personnes
67
Nettoyer le lieu
5 personnes
68
Inventorier le matériel
3 personnes
69
Nettoyer la vaisselle et les glacières
3 personnes
70
Publier les résultats
71
Envoyer un message de remerciement aux participants
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Retourner les matériels de location
3 personnes
74
Ranger les restes
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables d’inscriptionqté 3
Barrières de sécuritéqté 30
Cônesqté 40

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Braceletsqté 180
Médailles de finisherqté 180
Ruban de balisageqté 20
Flèches de directionqté 40
Panneaux de directionqté 15
Panneaux d'obstaclesqté 20
Cordeqté 200
Filets d’escaladeqté 4
Poutres en boisqté 12
Palettes en boisqté 20
Planches en boisqté 20
Bacs à eauqté 4
Tapis de boueqté 12
Cordes d’ancrageqté 12
Piquetsqté 60
Tapis en caoutchoucqté 20
Ruban de départ
Arche d'arrivée

Équipement

Système de pointage
Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Glacièresqté 8
Mégaphones manuelsqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180

Catering

Carafes d’eauqté 12
Distributeurs de boissonsqté 6
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Pains de glaceqté 30
Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 25
Gants de travailqté 30
Lampes d’éclairage de secoursqté 8
Lampes de pocheqté 12
Extincteursqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 8
Boîtes à biscuitsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Conseils

Fixez le parcours et la date au moins 8 à 12 semaines avant la course. Vérifiez dès cette étape les autorisations nécessaires, les déclarations et les conditions d’assurance avant de réserver définitivement le départ et l’arrivée.
Inspectez chaque obstacle plusieurs jours avant l’épreuve et notez les risques séparément. Contrôlez notamment les cordes d’ancrage, les piquets, les surfaces glissantes et la stabilité des éléments en bois après la météo prévue.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les participants en groupes de départ. Envoyez ensuite les horaires, les consignes, les besoins alimentaires à signaler et les informations d’accès au moins 5 jours avant l’événement.
Attribuez les bénévoles par zone, plutôt que de leur donner une mission générale. Prévoyez un briefing de 30 minutes avec les rôles, les procédures d’urgence et l’utilisation des talkies-walkies avant l’ouverture du site.
Préparez les kits de départ, le balisage, les panneaux et les batteries la veille. Le matin même, gardez une heure pour remplir les glacières, installer les barrières et vérifier que chaque obstacle est clairement signalé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’obstacles en nature ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de régler les autorisations, l’assurance, le parcours, les inscriptions, les bénévoles et le matériel sans tout concentrer dans les derniers jours.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course d’obstacles ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la course, une fois le parcours, la date et les informations essentielles confirmés. Arrêtez les inscriptions au plus tard 5 à 7 jours avant le départ pour constituer les groupes et préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course d’obstacles ?: Comptez au minimum 1 bénévole par obstacle ou zone de surveillance, puis ajoutez une équipe pour l’accueil, le départ, l’arrivée et les urgences. Faites la répartition définitive 3 à 5 jours avant l’événement, selon le nombre d’inscrits.
Que faut-il vérifier la veille d’une course d’obstacles ?: Contrôlez le parcours, les obstacles, le balisage, les panneaux, les dossards, les bracelets, les chronomètres et les batteries. Vérifiez aussi les prévisions météo et prévoyez au moins 60 minutes le matin pour une dernière inspection de sécurité.

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