Zo organiseer je een Survivaldag zonder chaos

Begin niet met touwen, zagen of opdrachtkaarten, maar met de randvoorwaarden. Bevestig eerst de locatie en toestemming, verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten en deel deelnemers in groepen in. Daarna werk je per activiteit de route, risico’s en materialen uit. De laatste dagen draaien om weerscontrole, boodschappen, EHBO, communicatie en het klaarzetten van een veilige ontvangst. Zo weet je op de dag zelf waar elke groep heen moet en wat er gebeurt als het weer omslaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en toestemming bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Noodcontacten controleren
6
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
7
Route en parkeerinformatie versturen
8
Weersverwachting controleren
9
Activiteiten en risico's nalopen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Materialen verzamelen
2 personen
13
Gereedschap controleren
2 personen
14
EHBO-set aanvullen
15
Porties en dieetmaaltijden voorbereiden
3 personen
16
Telefoons en portofoons opladen
17
Programma en deelnemerslijst printen
18
Materialen per activiteit inpakken
3 personen
19
Terrein en weersrisico's controleren
2 personen
20
Terreinmarkeringen plaatsen
3 personen
21
Tafels en banken plaatsen
3 personen
22
Werkstations inrichten
4 personen
23
Kookplaats veilig inrichten
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Welkomstbriefing geven
2 personen
28
Teams en begeleiders indelen
3 personen
29
Schuilplaatsen bouwen
4 personen
30
Knopen en sjorren oefenen
3 personen
31
Navigatieopdracht begeleiden
4 personen
32
Waterfilter demonstreren
2 personen
33
Avondmaaltijd voorbereiden
4 personen
34
Dranken en snacks serveren
2 personen
35
Kampvuur veilig aansteken
2 personen
36
Avondmaaltijd serveren
4 personen
37
Dranken bijvullen
38
Kampvuurprogramma begeleiden
3 personen
39
Nachtelijke speurtocht begeleiden
5 personen
40
Laatste ronde en vertrek controleren
3 personen

Nazorg

41
Kampvuur volledig doven
2 personen
42
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
43
Servies en kookmateriaal afwassen
3 personen
44
Terrein schoonmaken
4 personen
45
Tafels en banken opruimen
3 personen
46
Materialen droog en compleet opbergen
3 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Zitbankenaantal 8
Partytentaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Dekzeilenaantal 12
Stevig touwaantal 8
Paracordaantal 6
Kompassenaantal 12
Kaarten van het terreinaantal 12
Markeerlintaantal 4
Pionnenaantal 20
Zaklampenaantal 16
Hoofdlampenaantal 12
Waterfiltersaantal 4
Jerrycansaantal 6
Werkhandschoenenaantal 20
Handzagenaantal 6
Snoeischarenaantal 4
Houten stokkenaantal 40
Touwtrektouw
Opdrachtkaartenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Blusdekensaantal 2
Fluitjesaantal 8
Portofoonsaantal 6
Nooddekensaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Kookpannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de groepsindeling uiterlijk 3 dagen vooraf en zet per groep een begeleider, route en startactiviteit op papier. Print ook een deelnemerslijst; alleen een bestand op een telefoon is onhandig bij slecht bereik of regen.
Loop elke activiteit minimaal 1 dag vooraf na op risico’s. Controleer bijvoorbeeld touw, handzagen, snoeischaren, markeringen en de ondergrond, en leg EHBO-koffers, fluitjes en nooddekens op vaste, bereikbare plekken.
Pak materialen per activiteit in afzonderlijke opbergkratten. Leg opdrachtkaarten, kompassen, terreinkaarten, pionnen en markeerlint niet op één grote hoop; zo verlies je bij de start geen 10 minuten met zoeken.
Richt de kookplaats pas in nadat je het terrein op brandgevaar hebt gecontroleerd. Zet brandblussers en blusdekens zichtbaar klaar, houd werkhandschoenen beschikbaar en regel water met jerrycans of waterfilters voordat de activiteiten beginnen.
Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 2 uur voor de start. Zet een partytent, dekzeilen en droge opbergruimte klaar voor een bui, en stuur route-, parkeer- en kledinginformatie uiterlijk 2 dagen vooraf naar alle deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Survivaldag organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met locatie, toestemming en uitnodigingen. Plan de definitieve groepsindeling, noodcontacten en dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de Survivaldag.
Hoe deel je deelnemers in voor een Survivaldag?: Maak groepen van een vergelijkbare grootte en koppel aan elke groep een begeleider. Leg de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf vast, inclusief startpunt, route en portofoon- of fluitsignaal.
Wat moet je doen bij slecht weer tijdens een Survivaldag?: Maak 24 uur vooraf een besluit over doorgaan, aanpassen of uitstellen en controleer het weer nogmaals 2 uur voor de start. Bescherm materiaal met dekzeilen, gebruik een partytent als schuilplek en stop activiteiten bij onweer, gevaarlijke wind of onveilige terreincondities.
Hoeveel EHBO-materiaal heb je nodig voor een Survivaldag?: Zorg minimaal voor één complete EHBO-koffer op de centrale ontvangstplek en een tweede koffer bij activiteiten die ver van die plek plaatsvinden. Controleer beide uiterlijk 1 dag vooraf en vul ontbrekende verbandmiddelen, handschoenen en nooddekens aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.