Zo organiseer je een surpriseconcert zonder de verrassing te verklappen

Een surpriseconcert valt of staat met een kleine groep mensen die precies weet wat er wanneer gebeurt. Begin met de gastenlijst en de locatie, leg daarna de artiest, repertoirekeuze en geheime entree vast. Regel geluid, catering en meubilair vroeg genoeg en houd communicatie over de verrassing apart van gewone uitnodigingen. In de laatste week draait alles om bevestigen: aanmeldingen, dieetwensen, techniek, vrijwilligers en het moment waarop de artiest opkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Parkeerinformatie versturen
6
Artiest geheim briefen
2 personen
7
Repertoire afstemmen
2 personen
8
Reservering locatie bevestigen
9
Muziekrechten controleren
10
Geluidsapparatuur reserveren
11
Catering reserveren
12
Meubilair reserveren
13
Draaiboek uitwerken
2 personen
14
Geheime entree bepalen
2 personen
15
Verrassingstijd afspreken
2 personen
16
Contactlijst artiest delen
17
Aanmeldingen opnieuw controleren
18
Dieetwensen doorgeven
19
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
20
Plattegrond uitwerken
2 personen
21
Taakverdeling vrijwilligers maken
2 personen
22
Programma naar medewerkers sturen
23
Nooduitgangen controleren
2 personen
24
Locatie schoonmaakplan maken
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Apparatuur ophalen
2 personen
27
Meubilair ophalen
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Houdbare decoratie klaarzetten
2 personen
30
Catering voorbereiden
4 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Leveringen ontvangen
2 personen
33
Podiumzone vrijmaken
4 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen plaatsen
4 personen
36
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
37
Microfoons aansluiten
2 personen
38
Verlichting installeren
2 personen
39
Kabels veilig afplakken
2 personen
40
Instrumenten klaarzetten
2 personen
41
Soundcheck uitvoeren
4 personen
42
Muziekprogramma testen
2 personen
43
Buffet opbouwen
4 personen
44
Drankpunten inrichten
3 personen
45
Servies klaarzetten
2 personen
46
Decoratie ophangen
3 personen
47
Entree versieren
2 personen
48
Verrassingsroute afzetten
2 personen
49
Gastenregistratie inrichten
2 personen
50
Artiest geheim ontvangen
3 personen
51
Artiest backstage begeleiden
2 personen

Event

52
Gasten ontvangen
4 personen
53
Aanmeldingen afvinken
2 personen
54
Welkomstdrank serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Gasten naar concertzone begeleiden
2 personen
58
Surprise aankondigen
59
Concert begeleiden
2 personen
60
Geluidsniveau controleren
61
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
62
Buffet serveren
4 personen
63
Servies ophalen
2 personen
64
Tweede concertset begeleiden
2 personen
65
Laatste ronde serveren
2 personen
66
Afscheidsgiften uitdelen
2 personen
67
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

68
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
69
Instrumenten inpakken
2 personen
70
Buffet opruimen
4 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
74
Decoratie verwijderen
3 personen
75
Locatie schoonmaken
4 personen
76
Toiletten schoonmaken
2 personen
77
Koelboxen legen
2 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
79
Apparatuur retourneren
2 personen
80
Meubilair retourneren
2 personen
81
Overgebleven catering opslaan
2 personen
82
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
D I-boxenaantal 3
Muziekstandaardsaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Laptop
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-podiaalsaantal 4
LED-lichtslingersaantal 6
Schijnwerpersaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Noodlampenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Koekenpannenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 120
Ballonlintaantal 2
Feestslingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Fotowand
Confettikanonnenaantal 4
Naambordjesaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur parkeerinformatie niet samen met opvallende informatie over de artiest. Deel die praktische details op een neutrale manier, zodat gasten niet gaan raden waarom ze ergens anders moeten parkeren.
Brief de artiest uiterlijk één week vooraf over de geheime entree, de verrassingstijd, het repertoire en één direct bereikbaar contactpersoon. Spreek ook af wie het signaal geeft om te beginnen.
Plan de geluidscheck vóór de gasten binnenkomen en reserveer daarvoor minimaal 90 minuten. Controleer actieve speakers, subwoofers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, kabels en reservebatterijen als één geheel.
Maak de plattegrond op basis van publieksstromen: zet buffettafels niet voor de geheime entree en houd nooduitgangen vrij. Gebruik afzetpalen waar gasten niet mogen komen en wijs minimaal twee vrijwilligers een vaste plek toe.
Controleer 24 uur vooraf de definitieve aanmeldingen en dieetwensen tegen de cateringhoeveelheden. Zet waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes en borden klaar vóór de opbouw, zodat vrijwilligers tijdens de verrassing niet meer hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een surpriseconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en artiest. Reserveer geluid, catering en meubilair zodra datum en aantal gasten redelijk vaststaan; bevestig alles opnieuw in de laatste week.
Hoe houd je een surpriseconcert geheim voor de gasten?: Gebruik één neutraal aanspreekpunt voor de artiest en vrijwilligers en stuur geen programmanaam of artiesteninformatie in gewone groepsmails. Leg de geheime entree en het startsignaal uiterlijk 7 dagen vooraf vast en deel die alleen met betrokken medewerkers.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een surpriseconcert?: Reken op minimaal 90 minuten voor opbouw en geluidscheck, plus 30 minuten reserve voor kabels, stroom of wijzigingen in de opstelling. Controleer speakers, mengpaneel, microfoons, monitoren en verlichting vóór de deuren opengaan.
Wanneer moet je de catering voor een surpriseconcert definitief maken?: Maak de hoeveelheden 5 tot 7 dagen vooraf definitief op basis van de opnieuw gecontroleerde aanmeldingen en dieetwensen. Controleer op de dag zelf of servies, buffettafels en dranken klaarstaan voordat de gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.