Ein Überraschungskonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Überraschungskonzert entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über den Überraschungsmoment. Zuerst klärst du Gästeliste, Location und Künstler, danach Technik, Catering und den geheimen Zugang. In den letzten Tagen werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, Parkinformationen und der Ablaufplan erneut geprüft. Plane außerdem eine kleine Helfergruppe ein: Sie hält den Künstler geheim, koordiniert den Einlass und reagiert, wenn Gäste zu früh am Veranstaltungsort eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Parkinformationen versenden
6
Künstler geheim briefen
2 Personen
7
Repertoire abstimmen
2 Personen
8
Reservierung der Location bestätigen
9
Musikrechte prüfen
10
Tonanlage reservieren
11
Catering reservieren
12
Möbel reservieren
13
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
14
Geheime Eingang festlegen
2 Personen
15
Überraschungszeit abstimmen
2 Personen
16
Künstlerkontaktliste teilen
17
Anmeldungen erneut prüfen
18
Diätwünsche weitergeben
19
Cateringmengen festlegen
2 Personen
20
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
21
Aufgabenverteilung für Freiwillige erstellen
2 Personen
22
Programm an die Mitarbeiter senden
23
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
24
Reinigungsplan für den Veranstaltungsort erstellen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Equipment abholen
2 Personen
27
Möbel abholen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Haltbare Dekoration aufstellen
2 Personen
30
Catering vorbereiten
4 Personen
31
Location öffnen
2 Personen
32
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
33
Bühnenbereich freimachen
4 Personen
34
Tische aufstellen
4 Personen
35
Stühle aufstellen
4 Personen
36
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
37
Mikrofone anschließen
2 Personen
38
Beleuchtung installieren
2 Personen
39
Kabel sicher abkleben
2 Personen
40
Instrumente bereitstellen
2 Personen
41
Soundcheck durchführen
4 Personen
42
Musikprogramm testen
2 Personen
43
Buffet aufbauen
4 Personen
44
Getränkepunkte einrichten
3 Personen
45
Geschirr bereitstellen
2 Personen
46
Dekoration aufhängen
3 Personen
47
Eingang dekorieren
2 Personen
48
Überraschungsroute absperren
2 Personen
49
Gästeregistrierung einrichten
2 Personen
50
Künstler geheim empfangen
3 Personen
51
Künstler backstage begleiten
2 Personen

Event

52
Gäste empfangen
4 Personen
53
Anmeldungen abhaken
2 Personen
54
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Gäste zur Konzertzone begleiten
2 Personen
58
Überraschung ankündigen
59
Konzert begleiten
2 Personen
60
Lautstärke kontrollieren
61
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
62
Buffet servieren
4 Personen
63
Geschirr abholen
2 Personen
64
Die zweite Konzert-Session betreuen
2 Personen
65
Letzte Runde servieren
2 Personen
66
Abschiedsgeschenke ausgeben
2 Personen
67
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

68
Tonanlage abbauen
3 Personen
69
Instrumente einpacken
2 Personen
70
Buffet aufräumen
4 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
74
Dekoration entfernen
3 Personen
75
Location reinigen
4 Personen
76
Toiletten reinigen
2 Personen
77
Kühlboxen leeren
2 Personen
78
Fundsachen sammeln
79
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
80
Möbel zurückgeben
2 Personen
81
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
82
Abfall entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 90
BarhockerAnz. 6
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
D I-BoxenAnz. 3
NotenständerAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 3
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-BühnenbödenAnz. 4
LED-LichterkettenAnz. 6
ScheinwerferAnz. 4
LichtstativeAnz. 2
NotlampenAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8
PfannenAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 120
BallonbandAnz. 2
PartygirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
Fotowand
KonfettikanonenAnz. 4
NamensschilderAnz. 100

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandtücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den geheimen Eingang und den Zeitpunkt des Auftritts fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Gästen konkrete Anweisungen geben, ohne den Künstler zu verraten.
Bestätige die Reservierung der Location spätestens 14 Tage vor dem Termin und prüfe dabei Notausgänge, Lageplan und Reinigungsplan. Diese Punkte werden bei der Dekoration und beim Aufbau häufig zu spät berücksichtigt.
Brief den Künstler separat und teile die Kontaktliste nur mit den Personen, die sie wirklich brauchen. Stimme Repertoire, Überraschungszeit und einen Plan B für verspätete Gäste mindestens 7 Tage vorher ab.
Reserviere Tonanlage, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker und Kabel gemeinsam. Plane für den Soundcheck mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein und lege Ersatzbatterien bereit.
Schließe die Gästeliste 3 Tage vorher und übergib die Zahl der bestätigten Personen samt Diätwünschen an das Catering. Rechne außerdem Gläser, Tassen und Teller nicht nur für den Sitzbereich, sondern auch für Empfang und Buffet ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Überraschungskonzert organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Künstler. Technik, Catering und Möbel sollten spätestens 14 Tage vor dem Termin reserviert sein.
Wie hält man ein Überraschungskonzert geheim?: Nutze einen geheimen Eingang und gib Künstlerdetails nur an eine kleine Kontaktgruppe weiter. Verschicke die finalen Anweisungen spätestens 3 Tage vorher, aber formuliere sie so, dass der eigentliche Auftritt nicht erkennbar ist.
Wann sollte der Soundcheck stattfinden?: Plane den Soundcheck mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Für Aufbau, Kabelwege, Mikrofone, Monitorspeaker und Licht brauchst du zusätzlich meist 60 bis 90 Minuten.
Wann muss man das Catering für ein Überraschungskonzert bestätigen?: Bestätige die Cateringmenge mindestens 7 Tage vorher und aktualisiere sie nach dem letzten Anmeldestand 3 Tage vor der Veranstaltung. Ernährungswünsche sollten zusammen mit dieser finalen Personenzahl weitergegeben werden.

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