Cómo organizar un concierto sorpresa sin arruinar la sorpresa

Un concierto sorpresa necesita dos planes paralelos: uno visible para los invitados y otro secreto para el artista y el equipo. Empieza por cerrar la lista de asistentes, el recinto y la reserva del artista; después coordina sonido, catering, accesos y personal. La entrada secreta y la hora exacta de la sorpresa suelen causar los problemas de última hora. Este orden te permite confirmar cada dependencia antes de comunicar los detalles.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Enviar la información de aparcamiento
6
Informar en secreto al artista
2 personas
7
Ajustar el repertorio
2 personas
8
Confirmar la reserva del recinto
9
Comprobar los derechos de música
10
Reservar equipo de sonido
11
Reservar el catering
12
Reservar mobiliario
13
Desarrollar el programa
2 personas
14
Determinar la entrada secreta
2 personas
15
Acordar una hora de sorpresa
2 personas
16
Compartir la lista de contacto del artista
17
Volver a revisar las inscripciones
18
Comunicar necesidades dietéticas
19
Determinar las cantidades del catering
2 personas
20
Desarrollar el plano
2 personas
21
Hacer la distribución de tareas de los voluntarios
2 personas
22
Enviar el programa al personal
23
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
24
Hacer un plan de limpieza del lugar
25
Hacer la compra
3 personas
26
Recoger el equipo
2 personas
27
Recoger el mobiliario
2 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Preparar decoración duradera
2 personas
30
Preparar el catering
4 personas
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Recibir entregas
2 personas
33
Despejar la zona del escenario
4 personas
34
Montar mesas
4 personas
35
Colocar las sillas
4 personas
36
Montar el sistema de sonido
3 personas
37
Conectar los micrófonos
2 personas
38
Instalar la iluminación
2 personas
39
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
40
Preparar los instrumentos
2 personas
41
Hacer la prueba de sonido
4 personas
42
Probar el programa musical
2 personas
43
Montar el buffet
4 personas
44
Montar los puntos de bebidas
3 personas
45
Preparar la vajilla
2 personas
46
Colgar la decoración
3 personas
47
Decoración de la entrada
2 personas
48
Delimitar la ruta sorpresa
2 personas
49
Configurar el registro de invitados
2 personas
50
Recibir artista secreto
3 personas
51
Acompañar al artista backstage
2 personas

Evento

52
Recibir a los invitados
4 personas
53
Marcar las inscripciones
2 personas
54
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Guiar a los invitados a la zona de conciertos
2 personas
58
Anunciar la sorpresa
59
Acompañar el concierto
2 personas
60
Comprobar el nivel de sonido
61
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
62
Servir el bufé
4 personas
63
Recoger la vajilla
2 personas
64
Coordinar el segundo set del concierto
2 personas
65
Servir la última ronda
2 personas
66
Repartir los obsequios de despedida
2 personas
67
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas

Seguimiento

68
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
69
Empacar instrumentos
2 personas
70
Recoger el buffet
4 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Recoger mesas y sillas
4 personas
74
Retirar la decoración
3 personas
75
Limpiar el lugar
4 personas
76
Limpiar los baños
2 personas
77
Vaciar neveras portátiles
2 personas
78
Recoger objetos perdidos
79
Devolver el equipo
2 personas
80
Devolver el mobiliario
2 personas
81
Guardar la catering sobrante
2 personas
82
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 90
Taburetes de barcant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Cajas D Icant. 3
Atrilescant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Portátil
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Pasarelas LEDcant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focoscant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Lámparas de emergenciacant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Cucharonescant. 8
Sartenescant. 2

Decoración

Globoscant. 120
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldas festivascant. 8
Mantelescant. 8
Porta-servilletascant. 8
Photowall
Cañones de confeticant. 4
Pancartas con nombrescant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Toallascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la lista de invitados y recoge las preferencias dietéticas antes de calcular el catering. Revisa las inscripciones al menos dos veces: una al confirmar y otra entre 48 y 72 horas antes.
Confirma el recinto, los derechos de música y el equipo de sonido antes de anunciar la fecha definitiva. Pide por escrito qué incluye la reserva: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, monitores, cables y alimentación eléctrica.
Informa al artista por un canal separado y acuerda una hora de llegada que no coincida con la entrada de los invitados. Comparte una lista de contactos con una persona responsable, pero no distribuyas esos datos a todo el grupo.
Define la entrada secreta y la hora de la sorpresa en un programa con minutos concretos. Envía a los invitados solo la información necesaria, como aparcamiento y hora de llegada, y entrega el programa completo únicamente al personal.
Dibuja el plano antes de repartir mesas, sillas, buffet, iluminación y zonas técnicas. Comprueba las salidas de emergencia y asigna la limpieza a personas concretas; dejar estas tareas para el final suele bloquear el montaje y el desmontaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto sorpresa?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, el artista, el catering y el equipo de sonido. Deja las confirmaciones finales, las necesidades dietéticas y el programa cerrado para las últimas 48-72 horas.
¿Cómo se mantiene en secreto un concierto sorpresa?: Usa una entrada independiente para el artista y limita la información a las personas que necesitan conocerla. Acuerda una hora de sorpresa concreta y designa a un único coordinador para resolver cambios durante las 2 horas previas.
¿Cuánto equipo de sonido necesito para un concierto sorpresa?: La cantidad depende del aforo y del recinto, pero como mínimo debes comprobar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, monitores, soportes, cables y regletas. Haz una prueba de sonido entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los invitados.
¿Cuándo debo confirmar el número de invitados y el catering?: Solicita las inscripciones hasta 7 días antes y vuelve a revisarlas entre 48 y 72 horas antes. Comunica entonces las cantidades definitivas y las dietas al catering, incluyendo un pequeño margen para cambios de última hora.

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