Zo organiseer je een SUP-marathon

Begin niet met de hapjes of startnummers, maar met de waterlocatie, route en veiligheid. Reserveer de locatie, controleer of een vergunning nodig is en leg een veiligheidsboot, reddingsmiddelen en communicatie vast. Daarna open je de inschrijving en verzamel je gegevens zoals dieetwensen en ervaring. In de laatste week draait alles om de weersverwachting, materiaalcontrole en duidelijke deelnemersinformatie. Op de dag zelf werk je met een vaste volgorde: terrein opbouwen, registratie openen, route markeren en pas daarna starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenement aankondigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Waterlocatie reserveren
5
Veiligheidsboot regelen
6
Vergunning controleren
7
Route uitstippelen
2 personen
8
Route op water controleren
2 personen
9
Deelnemerslijst bijhouden
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
12
Startnummers toewijzen
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materiaal controleren
3 personen
17
Startnummers voorbereiden
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Weersbesluit nemen
2 personen
21
Terrein inspecteren
3 personen
22
Tenten opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Registratiebalie inrichten
2 personen
25
Route markeren
4 personen
26
Waterpost inrichten
3 personen
27
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
3 personen
28
Tijdregistratie testen
2 personen

Event

29
Deelnemers registreren
4 personen
30
SUP-materiaal uitgeven
3 personen
31
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
32
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
33
Startvak begeleiden
4 personen
34
Marathon starten
4 personen
35
Routepost bemannen
4 personen
36
Veiligheidsboot bemannen
2 personen
37
Deelnemers bij waterpost helpen
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Aankomsten registreren
3 personen
40
Finishers ontvangen
3 personen
41
Finishdrank en hapjes serveren
3 personen
42
Uitslagen controleren
2 personen
43
Prijzen uitreiken
2 personen
44
Deelnemers uitchecken
3 personen

Nazorg

45
Routeboeien verwijderen
4 personen
46
SUP-materiaal innemen
3 personen
47
Tenten en meubilair afbouwen
5 personen
48
Afval verzamelen
3 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Terrein schoonmaken
4 personen
51
Tijdregistratie archiveren
52
Uitslagen publiceren
53
Gevonden voorwerpen verwerken
54
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 20
Afzethekkenaantal 12
Kleedmattenaantal 20

Sportmateriaal

SUP-boardsaantal 55
SUP-peddelsaantal 55
Enkelbandenaantal 55
Reddingsvestenaantal 60
Routeboeienaantal 12
Peddelrekkenaantal 4
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Startnummersaantal 60
Watervaste stiftenaantal 12
Polsbandjesaantal 70
Medaillelintenaantal 60
Finishmedaillesaantal 60
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Handmegafonenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Tabletsaantal 3
Powerbanksaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterdichte telefoonhoezenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 40

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst op papier vast en controleer hem daarna op het water. Noteer bochten, keerpunten, lastige passages en plekken waar routeboeien zichtbaar moeten liggen; deelnemers mogen niet afhankelijk zijn van mondelinge uitleg.
Regel veiligheid vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer hoeveel SUP-boards, peddels, enkelbanden en reddingsvesten beschikbaar zijn en spreek met de bemanning van de veiligheidsboot af wie via portofoon of handmegafonen contact houdt.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de marathon. Zet daarin de starttijd, registratieplek, route, verplichte uitrusting, weersbesluit en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Plan de registratie op minstens 60 minuten voor de start. Leg startnummers, tablets, waterdichte telefoonhoezen en powerbanks klaar; zo voorkom je dat ontbrekende gegevens of lege batterijen de start ophouden.
Maak het weerbesluit uiterlijk 24 uur vooraf en controleer de verwachting opnieuw op de ochtend zelf. Zet tenten, tafels, stoelen, kleedmatten en koelboxen pas op basis van dat besluit definitief neer, zodat je niet te laat hoeft om te bouwen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een SUP-marathon organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de waterlocatie en veiligheidsboot eerst; open daarna de inschrijving en houd de laatste 7 dagen vrij voor routecontrole, materiaal en deelnemersinformatie.
Heb ik een vergunning nodig voor een SUP-marathon?: Dat hangt af van de waterlocatie, groepsgrootte en lokale regels. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de beheerder of gemeente, omdat een vergunning of melding soms meerdere weken verwerking vraagt.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor registratie?: Plan minimaal 60 minuten tussen de opening van de registratiebalie en de start. Reken bij grotere groepen op ongeveer 2 minuten per deelnemer voor controle, startnummer en eventuele ontbrekende gegevens.
Wanneer neem ik een besluit over doorgaan bij slecht weer?: Neem een eerste besluit 24 uur voor de start en controleer de weersverwachting nogmaals 2 tot 3 uur vóór aankomst van de deelnemers. Communiceer annulering of wijziging direct via het kanaal dat je voor de inschrijving hebt gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.